Инструкция как создать: Как правильно написать инструкцию или руководство

Как правильно написать инструкцию или руководство

Содержание

Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.

Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.

Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.

3 основных вида инструкций

Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.

Пошаговая инструкция

Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.

Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:

1. Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
2. Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
3. Вытащите тонер-картридж
4. Поставьте на его место новый
5. Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
6. Установите фотобарабан обратно в принтер
7. Закройте крышку
8. Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает – обратитесь к системному администратору

Инструкция по использованию

Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.

В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:

• В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic – 160-180°C.
• Максимальное время работы ламинатора – 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
• Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его. 
• Внимание! Не ламинируйте влажные образцы – жидкость может повредить электронные компоненты!
• После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством. 
• Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию! 

Должностная инструкция

Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.

Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:

1. Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
2. При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
3. Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы. 
4. Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
5. Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада – уборке, контролю за въездом транспорта и пр.

Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.

Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».

Общие правила при подготовке инструкций

Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:

• Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
• Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
• Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
• Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
  Как структурировать много данных →
• Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта

Алгоритм разработки руководства: 9 шагов

Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:

1. Собрать информацию
2. Сгруппировать ее по отдельным этапам
3. Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя

В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.

Шаг 1. Изучить ситуацию

Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали. 

Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы

Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:

1. Запустить программу Microsoft Word
2. Создать новый документ
3. Набрать необходимый текст
4. Отформатировать его 
5. Сохранить файл
6. Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено 

Шаг 3.

Описать каждый этап

Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.

Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:

2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 

Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.

Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов. 

Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации

Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:

3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры 

Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры

Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.

Шаг 6. Придумать заголовок

Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:

• «Как написать инструкцию по подготовке заявления»
• «6 шагов для подготовки электронного документа»
• «Простой способ написать заявление на компьютере»
• «Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»

Шаг 7. Оценить промежуточный вариант

В результате должен получиться подобный текст:

Как написать простую инструкцию (образец): 

1. Запустите программу Microsoft Word
2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 
3. Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
4. Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
   • Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
   • Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
   • Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список» 

5. Сохраните файл. Для этого:
   • Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
   • Выберите путь сохранения файла
   • В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
   • Нажмите кнопку «Сохранить»
6. Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено. 

Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:

Шаг 8.

Тестирование

Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.

Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:

• Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
• Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
• Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
• Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица

Шаг 9.

Обучить сотрудников по инструкции

Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс. 

Особенности такого обучения:

• Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
• В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
• В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)

Примеры готовых инструкций

Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.

Создание и удаление курсов на платформе

Назначение студентов на курс

Проверка ответов на задания и экзамены

Вывод

Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:

• Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
• Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
  по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов
• Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
• Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
• Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
• Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
• В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями

Как создать электронную почту — Пошаговая инструкция

Если вы ищите, как правильно создать свою личную электронную почту, то вы попали по адресу. С помощью данной пошаговой инструкции Вы сможете за 5 минут зарегистрировать свой E-mail бесплатно на компьютере или мобильном телефоне!

• Создать почту на Яндексе
• Создать почту на Gmail
• Создать почту на Mail.ru
• Ответы на частые вопросы

Неважно, где вы создаете свой электронный ящик (на Ядексе, Gmail или Mail.ru), главное, чтобы вам было удобно им пользоваться! Наличие личного E-mail позволит переписываться и обмениваться информацией с другими пользователями и регистрироваться на любых сайтах и сервисах в интернете.

Важно! Часто люди забывают, что уже когда-то создавали свой почтовый ящик или не могут вспомнить пароль от уже имеющегося E-mail. Поэтому, когда будете создавать новую электронную почту сохраните её название и пароль, а еще лучше запишите дома на бумаге.

Не переживайте, если всё-таки не удалось найти доступы от своей электронной почты. В любой момент вы можете создать любое количество почтовых ящиков, например для личных целей или для работы.

Создать электронную почту на Яндексе @yandex.ru

Почтой на Яндексе пользуются большинство российских пользователей интернета. Всё что вам необходимо это перейти по ссылке и зарегистрироваться:

https://passport.yandex.ru/registration/mail

Рис.1 Яндекс.Почта

Далее заполняем несколько обязательных полей для регистрации и после Вы можете использовать свою почту с любого устройства: ПК, телефона или планшета:

1. Имя и фамилия.
2. Логин (вводим латиницей) — это и будет название для вашей электронной почты, например Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
3. Придумываем пароль.
4. И номер мобильного телефона. Это позволит Вам восстановить пароль, в случае если вы его забудете.
5. Если у вас нет номера мобильного телефона, то необходимо придумать контрольный вопрос и ответ на него.
6. Всё готово! Нажимаем «Зарегистироваться»

Создать электронную почту на Google @gmail.

com

Электронную почту на Google часто регистрирует при использовании телефонов на Android. Чтобы устанавливать и пользоваться приложениями из Google Play Market необходим почтовый ящик Gmail. В остальном всё тоже самое кроме внешнего отличия интерфейса. Переходим по ссылке:

https://www.google.ru/intl/ru/gmail/about

Заполняем обязательные поля:

Рис.2 Google почта

1. Имя и фамилия.
2. Имя пользователя (вводим латиницей) — будет названием для вашей почты, например Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
3. Придумываем пароль.
4. Нажимаем «Далее»
5. Вводим дату рождения.
6. Выбираем пол.
7. Нажимаем «Далее»
8. Готово! Принимаем «Политику конфиденциальности»

Создать электронную почту на Mail @mail.ru

Ещё один бесплатный почтовый сервис от отечественного разработчика Mail Group. Кроме внешнего отличия от почты Яндекс или Google, особо ничего нового Вы здесь не увидите. Но как запасной вариант можно смело рассматривать:

https://account.mail.ru/signup

Рис.3 Mail почта

1. Имя и фамилия.
2. Дата рождения.
3. Выбираем пол.
4. Желаемый почтовый адрес — название вашего почтового ящика (также заполняем латиницей), например Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..
5. Придумываем надёжный пароль.
6. Номер мобильного телефона, для восстановления, в случае утери.
7. Нажимаем «Зарегистрироваться»

Ответы на частые вопросы

Нужно ли создавать новую почту для телефона?

Не важно на каком устройстве вы создали электронную почту. Вы можете использовать один и тот же ящик с компьютера, ноутбука, планшета, телефона и т.д.

Можно ли создать почту на одном компе, а зайти с другого?

Да, можно.

Как создать пошаговые инструкции?

В современной быстро меняющейся бизнес-среде предоставление сотрудникам и конечным пользователям четких и кратких инструкций о том, как выполнять задачу или использовать продукт, жизненно важно для коммуникационной стратегии каждой организации.

Один из лучших способов дать кристально четкие инструкции — это пошаговые документы, которые обеспечивают контекстное руководство, а также предлагают ясность в деталях процесса. Пошаговые инструкции часто являются самым простым способом помочь человеку успешно выполнить конкретную задачу, особенно если рассматриваемая задача является сложной или включает несколько шагов.

С помощью пошаговых руководств команды могут эффективно сотрудничать и достигать повторяющихся успехов. Эти руководства также пригодятся для обучения новых сотрудников, повышения квалификации и помощи в документировании и обмене знаниями внутри организации.

В этой статье мы рассмотрим некоторые из лучших способов, с помощью которых предприятия могут внедрить и создать пошаговые инструкции для внутренних и внешних коммуникаций. Если вы хотите оптимизировать свои бизнес-процессы или повысить производительность, эта статья предоставит вам все необходимое для создания эффективных пошаговых руководств с использованием визуальных средств.

Начнем!

Для чего можно использовать пошаговые инструкции?

Прелесть пошаговых инструкций в том, что нет ограничений на способы их использования, поскольку их основная цель — разбить процесс на краткие направления. Их можно даже использовать в качестве дополнительного материала для дополнительного контекста обучающих видеороликов.

Неважно, какой процесс вы пытаетесь объяснить. Будь то краткое руководство о том, как сделать снимок экрана, или более подробное о том, как сделать отличное обучающее видео, пошаговые инструкции могут быть очень полезны для обмена знаниями с вашими коллегами, сотрудниками и вашими клиентами.

Давайте рассмотрим некоторые из наиболее популярных и практичных способов использования пошаговых инструкций:

Создавайте потрясающие пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Адаптация сотрудников

Как бы человек ни был рад начать новую работу, всегда есть чем заняться, когда вы переходите в новую компанию. Знакомство с новыми коллегами, адаптация к новой рабочей среде и знакомство с новыми процессами могут оказаться непосильными даже для самых опытных сотрудников.

Более того, когда кто-то присоединяется к организации, ему необходимо как можно быстрее научиться выполнять различные задачи. Предоставляя пошаговые инструкции, организации могут сделать процесс адаптации новых сотрудников более плавным и эффективным, что поможет им, их коллегам и бизнесу в целом.

Благодаря ряду четких указаний, содержащихся в пошаговых инструкциях, сотрудникам будет легче ориентироваться в инструментах и ​​выполнять задачи. Такие инструкции также полезны для обеспечения ясности, обеспечения согласованности и облегчения обучения правильному выполнению стандартных рабочих задач.

Поскольку пошаговые инструкции могут помочь новому сотруднику освоиться в организации, вы также можете обнаружить, что такие руководства могут помочь им быстро обрести уверенность в своей новой роли.

Адаптация клиента

Первое впечатление — это все, поэтому важно, чтобы первое взаимодействие клиента с продуктом было настолько хорошим, насколько это возможно. Для этого вам нужно убедиться, что клиенты знают, как использовать ваш продукт с самого начала.

Здесь пригодятся пошаговые инструкции, которые особенно полезны при работе с программным обеспечением. Предоставление четких инструкций по настройке и использованию продукта или услуги, будь то сборная мебель или программное обеспечение для записи экрана, может помочь клиентам быстро и легко начать работу.

Лучшие пошаговые инструкции могут даже помочь снизить нагрузку на службу поддержки клиентов, поскольку они смогут увести клиентов от потенциальных проблем и ответить на наиболее распространенные вопросы. Это позволяет персоналу службы поддержки сосредоточиться на оказании помощи клиентам в решении более сложных проблем и поможет клиентам получать более быструю и эффективную поддержку.

Таким образом, хотя пошаговые инструкции для конечных пользователей могут кому-то показаться «хорошими», они могут оказать большое влияние на повышение удовлетворенности и лояльности клиентов.

Содействие внедрению программного обеспечения

Не всем нравятся изменения, поэтому бывает сложно поощрять и обучать всю рабочую силу использованию нового программного обеспечения. Однако, сокращая кривую обучения, пошаговые руководства помогают персоналу полностью понять функциональные возможности нового программного обеспечения и преимущества, которые они получат от его использования.

Если вы знакомите своих сотрудников с новым программным обеспечением или помогаете в этом своему клиенту, пошаговые инструкции помогут вашей команде быстрее и эффективнее адаптироваться к новым процессам.

Несколько простых пошаговых инструкций или даже скриншоты помогут выделить основные функции и возможности программы. Демонстрируя эти функции в понятной и понятной форме, организации могут помочь пользователям получить максимальную отдачу от программного обеспечения, чтобы полностью реализовать его потенциал.

Создавайте потрясающие пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

https://www.techsmith.com/download/snagit/

Улучшение обмена знаниями

Обмен знаниями необходим для бесперебойной работы и успеха всех организаций, поскольку он помогает улучшить сотрудничество, эффективность и общий успех. Несмотря на то, что компания может делиться знаниями несколькими способами, пошаговые руководства подходят для всех уровней понимания и понимания.

Независимо от того, представлены ли пошаговые инструкции в виде текстового документа, видеоурока или даже серии снимков экрана, которые особенно легко сделать и поделиться ими, эти инструкции играют жизненно важную роль в обмене знаниями между командами и коллегами. .

Создавая четкие и подробные инструкции о том, как выполнять определенные задачи, организации могут документировать свои процессы и процедуры стандартизированным способом, структурированным и понятным для всех. Это может помочь обеспечить последовательность в выполнении работы, уменьшить количество ошибок и повысить общее качество и эффективность работы команды.

Как пошаговые инструкции влияют на ваш бизнес

Существует множество различных способов преобразования бизнеса путем простого внедрения более эффективного обмена знаниями с помощью пошаговых инструкций — и все они хороши!

Независимо от того, хотите ли вы сократить расходы, повысить производительность или улучшить сотрудничество между командами и отдельными лицами, создание пошаговых инструкций может стать ответом.

Итак, давайте рассмотрим, как четкие и лаконичные указания могут оптимизировать ваши бизнес-операции:

Экономия времени

Исследования показывают, что сотрудники тратят «почти 20 % [рабочей недели] на поиск внутренней информации или поиск коллег, которые могут помочь с конкретными задачами». Однако, имея под рукой четкие и краткие инструкции, сотрудники могут сэкономить время себе и своим коллегам, самостоятельно решая проблемы.

Экономия средств

Как говорится в старой поговорке, «время — деньги», что означает, что любое время, потраченное на решение проблем, которые можно решить с помощью хорошего обмена знаниями, — это потраченные впустую деньги!

На самом деле, по оценкам International Data Corporation, среднее предприятие тратит впустую от 2,5 до 3,5 миллионов долларов в год из-за неэффективных систем знаний. Это много времени (и денег!), которые можно было бы потратить с большей пользой, если компании найдут более эффективные способы обмена знаниями между командами, например, с помощью пошаговых инструкций.

Более эффективное сотрудничество

Наличие конкретных инструкций по завершению проекта также может способствовать более эффективному сотрудничеству между командами. Без четкого направления люди могут слишком легко потерять представление о том, кто отвечает за какую задачу и конечную цель проекта. Такая путаница может привести к падению производительности, срыву сроков и снижению качества работы.

Вот почему очень важно убедиться, что все члены команды четко понимают цели и то, что от них ожидается на протяжении всего процесса. Один из самых простых и эффективных способов добиться этого — создать четкие пошаговые руководства, в которых описаны и делегированы все этапы процесса.

Такая документация поможет устранить любую двусмысленность, связанную с проектом, и будет действовать как руководство, к которому сотрудники могут обращаться, если они когда-нибудь упустят из виду свои обязанности по проекту.

Лучшее документирование процессов

Согласно отчету Panapto, сотрудники теряют в среднем пять часов в неделю, «ожидая возможности связаться с людьми, обладающими уникальными знаниями, в которых они нуждаются».

Вот почему при управлении большой или растущей командой в интересах бизнеса предоставить персоналу наилучшую возможную документацию для выполнения стандартных процессов и операций. Это означает включение четких, кратких и простых инструкций.

Эта ключевая документация, которую часто называют стандартными операционными процедурами (или СОП), имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы каждый сотрудник точно знал, как выполнять задачу.

Имея легкодоступную и понятную документацию по выполнению стандартных процессов, сотрудники могут тратить меньше времени на поиск необходимой информации и выполнять поставленную задачу.

Улучшение контроля качества

В свою очередь, наличие четких и хорошо продуманных СОП поможет гарантировать постоянный уровень качества и производительности среди сотрудников. Без таких инструкций каждый член команды теоретически мог бы выбрать другой маршрут для выполнения одной и той же задачи, но с неоднозначными результатами.

Благодаря пошаговым инструкциям каждый сотрудник будет знать стандартный способ выполнения задачи и, что более важно, будет точно знать, как должен выглядеть конечный результат.

Создавайте удивительные пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Как создать пошаговую инструкцию?

Итак, теперь, когда вы знаете, как можно использовать пошаговые инструкции, и понимаете преимущества их использования, пришло время более подробно рассмотреть процесс их создания.

Хотя создание пошаговых руководств довольно простое и прямолинейное, следует помнить о некоторых рекомендациях при составлении собственных инструкций для сотрудников и конечных пользователей.

Итак, без лишних слов (и не желая быть слишком мета), вот несколько пошаговых инструкций по созданию пошаговых инструкций:

Назовите процесс или задачу

Первый шаг — четко обозначьте процесс или задачу, к которой относятся ваши пошаговые инструкции. Это облегчит сотрудникам поиск и обращение к ним, как при первом использовании ваших инструкций, так и снова, если им когда-либо потребуется освежить память в стандартном процессе.

Определите лиц, ответственных за процесс

Для проектов, которые будут продолжаться только в течение определенного периода времени, всегда стоит четко делегировать задачи определенным сотрудникам. Это поможет обеспечить согласованность обязанностей друг друга.

Однако даже для более сложных и длительных процессов, таких как подача заявления на отгул, все же может быть полезно указать имена и контактные данные соответствующих людей. Хотя становится все более важным поддерживать документацию в актуальном состоянии, чтобы гарантировать, что человек, использующий инструкции, не тратит время впустую, связываясь с неправильными людьми.

Определите идеальные шаги

Далее вам нужно определить идеальные шаги, необходимые для выполнения задачи, процесса или проекта. На этом этапе может потребоваться некоторый вклад со стороны сотрудников, которые могут быть лучше знакомы с определенными задачами и лучше подготовлены для их выполнения.

Вы также можете воспользоваться этой возможностью, чтобы проконсультироваться с менеджерами и решить, какие шаги следует упоминать, а какие нет. Хотя важно давать подробные инструкции, не менее важно быть краткими.

Задокументируйте шаги со всеми необходимыми подробностями.

Теперь пришло время записать каждую инструкцию и объяснить детали каждой из них. Это дает прекрасную возможность использовать визуальные элементы, такие как диаграммы, блок-схемы, видео, скриншоты и даже GIF-файлы, которые могут помочь улучшить понимание.

С помощью таких инструментов, как Snagit, вы можете превращать видеоклипы в анимированные GIF-файлы, что является отличным способом разделить видео на более мелкие и более удобоваримые фрагменты. GIF также можно использовать для передачи информации, когда скриншота недостаточно, а видео будет излишним.

Однако, если снимок экрана — это все, что вам нужно, чтобы сделать ваши инструкции более четкими, то пошаговый инструмент Snagit позволяет добавлять номера шагов к снимку экрана одним щелчком мыши.

Создавайте удивительные пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Определите, уместно ли вообще отклоняться от процесса

Помимо описания подробных шагов для завершения процесса, не менее важно определить, нужно ли сотруднику отклоняться от ваших пошаговых инструкций, и дать четкие указания, что делать в такой ситуации.

Хотя вы не можете предусмотреть каждый потенциальный сценарий, вы можете иметь план на случай непредвиденных обстоятельств. Вот почему стоит иметь запасные инструкции для ситуаций, когда что-то идет не по плану. Даже если инструкция так же проста, как консультация с менеджером, сотрудник не будет тратить время на поиски наилучшего плана действий.

Сделав это, вы убедитесь, что ваши сотрудники знают о возможных ситуациях, когда что-то идет не совсем по плану, и готовы принимать обоснованные решения о том, как двигаться дальше.

Примените процесс на практике 

После того, как вы завершили настоящие пошаговые инструкции, пришло время применить их на практике! Теперь у вас есть возможность протестировать свои инструкции с людьми или группами, ответственными за контроль или завершение процесса.

После внедрения нового процесса важно оценить эффективность и успешность как самого процесса, так и инструкций, использованных для его выполнения. Вы также должны приветствовать и прислушиваться к отзывам сотрудников, так как это поможет определить проблемы, с которыми они столкнулись при завершении процесса или следовании вашим инструкциям.

Как и в большинстве других вещей, всегда есть возможности для улучшения, поэтому обязательно обновляйте и уточняйте как процессы, так и пошаговые инструкции, чтобы с течением времени максимизировать эффективность и производительность вашей команды.

Советы по созданию замечательных пошаговых инструкций

Теперь, когда вы знаете основы создания четких и кратких пошаговых инструкций, следует помнить еще о нескольких вещах, которые обеспечат наилучшие результаты. направления для вашей команды.

Помните, чем лучше будут ваши инструкции, тем легче сотрудникам будет успешно и эффективно выполнять процессы и проекты.

Следуя этим советам, вы сможете создавать пошаговые инструкции, адаптированные к конкретным потребностям вашей организации, которые будут способствовать долгосрочному росту и успеху.

Быть суперорганизованным

Как мы уже говорили, нет предела разнообразию тем, процессов и задач, которые можно объяснить и упростить с помощью пошаговых инструкций. Скорее всего, если вы создадите руководство для одного процесса, вы сделаете его для всех своих процессов, что оставит вам целую библиотеку инструкций, охватывающую широкий спектр задач.

Хотя наличие большого банка знаний отлично подходит для совместной работы и повышения производительности, вам необходимо быть невероятно организованным, чтобы каждый набор инструкций был доступен каждому сотруднику.

Это означает хранение всех руководств на одной платформе и наличие логических категорий с рядом подразделов. Вы также должны убедиться, что каждый набор инструкций хорошо помечен, чтобы ваши сотрудники могли просто искать отдельные руководства по мере необходимости.

Сделайте ваши инструкции легко читаемыми

Само собой разумеется, но важно, чтобы все ваши инструкции были легко читаемы и понятны. Хотя это обычно не проблема для более коротких практических руководств, в более длинных и сложных наборах инструкций может быть легко заблудиться.

Хотя структура ваших инструкций является ключом к тому, чтобы им было легко следовать, использование визуальных материалов также может помочь передать сложные идеи.

Чтобы сделать еще один шаг вперед, вы можете даже упростить изображения и скриншоты. С помощью инструмента упрощения Snagit вы можете заменить текст и отвлекающие визуальные элементы на изображении упрощенными объектами. Это идеально подходит, когда вы хотите, чтобы читатель сосредоточился только на части изображения, когда обрезка невозможна.

Дайте вашему читателю некоторый контекст

Люди лучше учатся, когда им показывают (а не рассказывают), как что-то делать, поэтому контекстное руководство может быть намного эффективнее, чем просто описание функций инструмента или части программного обеспечения. .

Например, попробуйте создать инструкции, которые помогут читателю решить конкретную проблему или достичь цели. Поэтому вместо того, чтобы рассказывать кому-то, как что-то делать, попробуйте продемонстрировать это с помощью своих инструкций и побудите читателя следовать за ними в режиме реального времени.

Такой подход сделает инструкции намного более увлекательными и поможет конечным пользователям ориентироваться в функциях инструмента для легкого выполнения сложных задач.

Используйте качественные материалы

Если вы решите использовать визуальные материалы, такие как изображения и видео, в своих пошаговых инструкциях, вы должны убедиться, что они хорошего качества.

Хотя это не означает, что вам нужно нанимать съемочную группу для создания обучающего видео для сотрудников, вы должны, по крайней мере, убедиться, что качество изображения и звука не отвлекает вашу аудиторию.

Вам также не нужно дополнительное оборудование, так как встроенной веб-камеры и микрофона на вашем компьютере, вероятно, достаточно для создания видео, скринкастов и других визуальных эффектов.

Сделайте так, чтобы вашими инструкциями было легко поделиться

Важно помнить, насколько заняты люди, и когда дело доходит до выяснения того, как что-то сделать, не у всех есть время для загрузки и чтения большого PDF-документа или презентации.

По этой причине важно убедиться, что вы представляете свои инструкции в визуальном формате, которым легко поделиться и получить доступ за короткий промежуток времени.

Если вы используете Snagit, вы можете мгновенно создать ссылку на скринкаст для вашего контента, где зрители могут оставлять комментарии или задавать вопросы. Screencast также позволяет легко организовать ваши изображения и видео в коллекции для быстрого доступа.

Средство создания пошаговых инструкций (бесплатный шаблон)

{{#каждый элемент}} {{#каждый элемент}} {{#iff path ‘===’ ‘SystemExtension.shippingcalculation’}}

Доставка:

{{this.total}}

{{/iff}} {{/каждый}} {{/каждый}} {{#каждый заказ}} {{#iff taxValue «!==» 0}}

 

{{#taxLabel taxType ‘Налог:’ ‘НДС:’ ‘Налог на потребление:’}}{{/taxLabel}}

{{tax}}

{{/iff}}

{{itemCount this}} {{#isPlural this }} items{{else}} Item{{/isPlural}}

Всего:

{{всего}}

{{/каждый}}

Быстро создайте шаблон пошаговой инструкции с картинками.

Snagit

5

«Новые шаблоны с высокой степенью профессионализма»

HearForm • Декабрь 2019 г.

Я могу быстро создавать ответы в своей службе технической поддержки и предлагать изображения, которые легко понять и которые выглядят потрясающе.

Снагит

5

«Потрясающие шаблоны»

dmd18 • март 2020 г.

Мне особенно нравятся шаблоны для создания ваших собственных профессионально выглядящих пошаговых инструкций. Шаблоны являются несомненным плюсом, и их можно сохранять во многих различных форматах. Гораздо лучше, чем начинать с нуля.

Снагит

5

«Отличный продукт для тренировок»

Spenceyll • май 2020 г.

Этот инструмент лучший! Раньше я использовал стандартный инструмент для обрезки Windows, но после того, как я сделал снимок экрана, я понял, как доставить изображение. Теперь я использую Snagit для создания руководств по обучению на основе встроенных шаблонов.

Создавайте простые инструкции за считанные минуты

 

Экономьте время и давайте подробные инструкции всего за несколько минут.

Выполнение задачи упрощается, если вы создаете документ с пошаговой инструкцией. Шаблоны учебных пособий TechSmith придадут вам простой и профессиональный вид, не будучи дизайнером.

Ваши письменные инструкции можно легко совместить с пользовательским снимком экрана.

И самое главное, вы получаете десятки профессионально разработанных шаблонов, которые можно настроить за считанные минуты. С помощью нескольких простых щелчков вы можете изменить скриншоты, цвета, шрифты и макет в соответствии с тем, какую задачу вы пытаетесь показать.

 

Скачать Snagit

Как сделать пошаговые инструкции

Узнайте, как создать из шаблона, шаг за шагом.

1. Выберите изображения для использования в руководстве

Чтобы использовать шаблон, нажмите кнопку Создать и выберите Изображение из шаблона или выберите изображения на панели «Последние снимки», затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите Объединить в шаблоне .

2. Выберите шаблон

В зависимости от того, что покажет ваше руководство, вы можете выбрать шаблон с пронумерованными шагами, временной шкалой или даже сравнением, чтобы показать разницу между двумя изображениями.

Примечание:  Snagit поставляется с бесплатными базовыми шаблонами, а с годовой подпиской на TechSmith Assets for Snagit доступно больше шаблонов.

3. Расположите изображения, добавьте заголовок и подписи

Если ваши изображения расположены не в том порядке, в котором вы хотите, перетащите их, чтобы изменить их порядок. Чтобы вашим инструкциям было легко следовать, добавьте текст заголовка и краткие подписи в текстовые поля. Когда все настроено, нажмите Объединить .

4. Настройте изображения

Изображения масштабируются для заполнения каждого пространства. Чтобы настроить масштаб и положение изображения, дважды щелкните область перетаскивания, измените размер и переместите изображение по мере необходимости.