Подтверждение email обязательно для продолжения работы: Как подтвердить электронный адрес для своего аккаунта — Справка Dropbox

Письмо-подтверждение. Образцы написания подтвердительных писем

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

• получение заказа / оплаты;
• принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
• согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

• Хочу подтвердить…
• Данное письмо подтверждает…
• Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• Спасибо,
• и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно».

Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)

Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Как создать сообщение-подтверждение — Stripo.email

Многие компании рассматривают сообщения-подтверждения как транзакционные. Но это совершенно неправильный подход. Не позволяйте своим разработчикам делать такие сообщения! Дело в том, что емейлы-подтверждения являются неотъемлемым элементом всех емейл-маркетинговых кампаний. И они могут принести существенную пользу вашему бизнесу. В этой статье вы найдете краткую классификацию писем-подтверждений, а также рекомендации и советы, какие виды использовать, когда их отправлять и как выбирать шаблоны, подходящие для разных целей и событий.

Поэтому давайте рассмотрим все виды емейлов-подтверждений по отдельности, чтобы обеспечить вас наилучшими образцами таких сообщений.

Что такое емейлы-подтверждения и для чего они используются?

Емейлы-подтверждения очень полезны и важны для маркетинговых кампаний. Они предназначены для подтверждения каких-либо действий, чтобы у ваших клиентов не оставалось ни тени сомнений.

Для чего вам нужны письма-подтверждения:

1. чтобы среди подписчиков ваших рассылок были только те люди, которых действительно интересует ваша компания;
2. чтобы иметь подтверждение для почтовика о том, что получатель действительно подписался на рассылку по своему желанию, если он вдруг отметит вас как спамера;
3. чтобы убедить пользователей, что вы “увидели” заказ и он в процессе обработки;
4. чтобы дать людям возможность финальной проверки заказов до их отправки. Это помогает уменьшить количество возвратов;
5. это хороший повод для уточнения даты;
6. чтобы ваши подписчики/клиенты знали, что вы в курсе всего происходящего и держите все под контролем.

Как видим, емейлы-подтверждения могут иметь разное предназначение; соответственно, они должны быть и написаны по-разному. Но все они имеют две общие черты:

• они подтверждают статус действий/заказов получателя;
• все они имеют продолжение.

Существует множество разновидностей емейлов-подтверждений, но мы разделили их на четыре основные группы: подтверждение подписки, подтверждение регистрации, подтверждение бронирования и подтверждение заказа. В этой статье мы подробно рассмотрим каждую группу, научимся правильно создавать сообщения и работать над их дизайном.

Подтверждение подписки

Подтверждения подписки предназначены для вашей защиты от жалоб на спам. Подтверждение адреса электронной почты обычно означает, что человек действительно заинтересован в получении ваших рассылок. Иногда некоторые подписчики отмечают ваши рассылки как спам, и в таких ситуациях емейл-подтверждение — “железное” доказательство действительной подписки по желанию.

Поэтому не забудьте также добавить галочку “Я согласен”.

Посмотрите, как это делает Coca-Cola.

Еще один отличный пример Double opt-in регистрации:

Как только человек заполнит все необходимые поля для подписки на ваши рассылки, отправьте на его адрес еще один емейл со ссылкой подтверждения подписки, или же вот такое сообщение:

Совет: в строке темы укажите название компании. Сделайте это немедленно.

Еще совет: если вы отправляете ссылку потенциальному подписчику, сообщите ему/ей об этом.

Те, кого не интересует ваша компания или же просто ленивые, вряд ли нажмут “Подтвердить”.

После этой процедуры нужно отправить новым подписчикам емейл-подтверждение в течение 5 секунд. Регистрируясь, люди рассчитывают немедленно начать шоппинг.

Мне понравилось, как сделала компания Pepsi:

Они использовали фирменные цвета и упомянули название компании. Было приятно читать “Спасибо за подписку”. Я почувствовала, что мне действительно рады.

Это может быть просто емейл-подтверждение, но вы также можете предложить подписчику сотрудничество с вами. Например, Adidas в своем подтверждении подписки предложили мне 15% скидку. Вообще-то я тогда не планировала совершать покупки, но теперь ношу их кроссовки. Хороший трюк, ребята. Я купилась на него!

Стоит также добавить контактную информацию, например “Присоединяйтесь к нам на…”

Примечание: обязательно добавьте кнопку “Отписаться”.

Stripo предлагает широкий выбор готовых шаблонов. Вот ссылка на них: шаблоны емейлов-подтверждений.

Подтверждение отписки

Хотелось бы добавить несколько слов о подтверждениях отписки. Так вот, в подобных случаях не надо отправлять никаких подтверждений.

Подписчики уже недовольны вашими рассылками. Не стоит раздражать их еще больше. Если хотите, после отмены подписки перенаправьте их на страницу, где они могут изменить свое решение.

Как вариант — придумайте что-нибудь забавное, как например сделали Groupon. Но здесь все зависит от вашей целевой аудитории.

Хотя я лично за то, чтоб просто “отпустить” клиента, если он того желает.

Более подробно об отписках и их оформлении читайте в нашей статье.

Подтверждение регистрации

Емейлы этой группы не похожи на подтверждения подписки. Речь идет о регистрации на вашем сайте или мероприятии. Соответственно, здесь больше правил и тонкостей, о которых следует поговорить.

Совет: емейлы-подтверждения регистрации должны отправляться немедленно, без задержек. Не заставляйте подписчиков беспокоиться. Особенно, если они должны были заплатить за участие в вашем мероприятии.

Регистрация на сайте

Здесь вам понадобится Double opt-in форма регистрации.

Вы также можете спросить у подписчика пол, дату рождения, личные предпочтения. Сделав это, вы сможете лучше сегментировать получателей. И ваши клиенты будут получать только нужную им информацию.

Почему мы не запрашиваем эту информацию, когда люди подписываются на наши рассылки? Потому что он — еще новичок, и пока что только проявляет к нам интерес. И мы боимся спугнуть подписчика, задавая слишком много вопросов. Но регистрация на веб-сайте обычно означает, что человек уже намерен делать у нас покупки.

Также попросите пользователей принять вашу “Политику конфиденциальности”. Это очень важно сделать, чтобы в будущем избежать возможных жалоб и юридических проблем.

Обе компании применили хорошо заметную кнопку призыва к действию, говоря подписчикам, что пора начинать пользоваться сайтом.

Совет: применяйте корпоративные цвета и логотипы.

Что мне ещё понравилось в последнем емейле — в нем есть полезные ссылки и видеоурок. Хороший способ заинтересовать меня, равно как и любого другого читателя.

Они показали, как использовать их продукцию. Я оценила заботу.

Примечание: некоторые веб-сайты генерируют пароли для своих клиентов. Не делайте этого. Во-первых, создавая собственный пароль, пользователь чувствует себя в безопасности. Во-вторых, вы защитите себя от серьезных проблем, так как клиент может хранить на сайте секретные данные своей кредитной карты. В-третьих, придумывая собственные пароли, люди забывают их намного реже.

Уведомьте клиентов, что вы не сохраняете их учетные данные. Конечно, если вы действительно этого не делаете.

Регистрация на мероприятие

Независимо от вида события, конференция, концерт или просто встреча, — люди должны получить подтверждение. Кроме того, они также хотели бы получить полную информацию о событии:

• дата, время;
• место;
• цена;
• формат.

И вся эта информация должна присутствовать в сообщении-подтверждении. Вслед за подтверждением регистрации на мероприятие также необходимо отправить сообщении-напоминание.

Подтверждение бронирования

Это недооцененный тип сообщений. Большинство компаний просто отправляют чистый текст “Ваш столик зарезервирован” или “Ваш номер в отеле забронирован”. И всё. Нет ни даты, ни изображений, ни дополнительной информации. Как-то страшновато останавливаться в таком отеле: мы не получили ни подтверждений даты, …вообще ничего.

Отели

Пожалуйста, взгляните на этот замечательный пример:

Компания Airbnb подтвердила:

• название отеля;
• сроки прибытия и отъезда;
• количество гостей;
• адрес;
• карта.

Посетителям будет очень приятно, если вы предоставите следующую информацию: достопримечательности вашего города, близлежащие или колоритные кафе, общественный транспорт. Также сообщите гостям, есть ли в вашем отеле ресторан, в этом случае нужно уточнить и график работы, СПА, бассейн и т.д.

Рестораны

Здесь будет уместно показать самые популярные блюда. Добавьте аппетитные снимки блюд. Фотографию шеф-повара тоже можно. И обязательно упомяните о наградах ресторана, если таковые имеются.

Подтверждение заказа

Сделать емейл-подтверждение — этого недостаточно. Время тоже имеет значение. Отправляйте подтверждения немедленно. Во-первых, клиентам нужно сообщить, что вы знаете о их заказе, а также проинформировать их о сроках выполнении. Во-вторых, вы даете им возможность передумать или даже заказать что-то вдогонку.

Компоненты емейлов-подтверждений заказа:

• список заказанных товаров;
• фото товаров;
• цена;
• общая сумма;
• дата доставки;
• способ доставки.

Добавьте сюда вашу контактную информацию.

Совет: отправляйте емейлы “Обновление статуса заказа”, чтобы информировать клиентов о местонахождении их заказа — находится ли он еще на складе производителя, отправлен клиенту или уже прибыл в почтовое отделение.

Люди должны быть в курсе.

Вывод

Дизайн

Дизайн сообщения — первое, что увидят клиенты. Поэтому очень важно уделить этому время, чтобы он соответствовал теме сообщения и отражал название вашей компании. Вот почему вам нужно:

а) использовать цвета бренда;
б) выбирать контрастные цвета для кнопок призыва к действию;
в) всегда добавлять логотип;
г) размещать на баннере всю необходимую информацию.

Время

Как мы уже говорили, все автоматические сообщения должны отправляться немедленно, в течение нескольких секунд. Тем не менее для каждого типа емейлов есть свой дедлайн:

а) отправляйте емейлы-подтверждения подписки в течение максимум 10 минут, в противном случае абоненты забудут о вашей компании и рассылках;
б) емейлы с подтверждением бронирования должны быть отправлены не позже чем через 10 минут. Люди должны быть уверены, что они могут рассчитывать на ваш сервис, отель и т.д.;
в) дедлайн для сообщений с подтверждением заказа — 30 минут.

Последовательность

Каждое сообщение-подтверждение является началом последовательной цепочки сообщений. Ваши дальнейшие действия зависят от поведения клиента:

а) создайте сценарий для своих подтверждающих сообщений, чтобы получить подтверждение/ответ;
б) емейлы-подтверждения бронирования и регистрации на вебинары должны сопровождаться цепочкой писем-напоминаний;
в) емейлы-подтверждения заказов должны сопровождаться “Обновлениями статуса заказа” и емейлом для отзыва после доставки заказа.

Начиная емейл-маркетинговые кампании, обязательно отправляйте уведомления, будь то напоминания или подтверждения. Общайтесь с подписчиками. Это привлекает целевую аудиторию к вашей компании. И когда они будут искать место для следующего шоппинга — они, скорее всего, снова выберут вас.

Оцените наши шаблоны емейлов-подтверждений.

Искренне желаю вам удачи!

22 Заявления «Не могли бы вы подтвердить…» для чата и электронной почты

Содержание

• Распространенные ситуации «Не могли бы вы подтвердить»
• Советы по использованию фразы «Дай мне минутку»
• 15 шаблонов чата «Не могли бы вы подтвердить?»
• 7 шаблонов электронной почты «Не могли бы вы подтвердить?»

Независимо от того, являетесь ли вы агентом службы поддержки, торговым представителем или другим специалистом, вы будете использовать подтверждения в большинстве своих сообщений электронной почты и чатов.

Заявления о подтверждении помогут вам проверить или уточнить важную информацию. Крайне важно, чтобы вы знали, как и когда их использовать, поскольку они помогут вам во многих распространенных сценариях, с которыми вы сталкиваетесь на работе каждый день.

Например, подтверждающая информация позволяет вам просматривать данные учетной записи клиента; предохраняет вас и других от ошибок, основанных на ложной или неправильно понятой информации; и напоминает вам о важных календарных датах, таких как день и время вашей следующей деловой встречи.

Вы можете подумать, что просьба подтвердить информацию излишняя, особенно если у вас уже есть информация перед вами или сохраненная в предыдущем разговоре.

Но правда в том, что всегда полезно проверить правильность имеющейся у вас или собеседника информации. Это экономит много времени и энергии, а также гарантирует, что все находятся на одной странице.

Чтобы помочь вам реализовать эту экономящую время и повышающую эффективность коммуникационную стратегию, мы создали это руководство по использованию утверждений типа «не могли бы вы подтвердить».

В этом руководстве мы рассмотрим распространенные ситуации, когда вам нужно будет использовать фразу «не могли бы вы подтвердить», и как составить свою собственную фразу. В конце вы увидите примеры подтверждений в чате и шаблоны писем, которые вы можете скопировать и вставить в свою переписку.

Быстрее отвечайте на чаты

Если вы работаете в какой-либо команде, работающей с клиентами, помощь в чате Sapling поможет вам сэкономить время. Вместо того, чтобы вводить ответы или искать нужный шаблон в своем банке контента, Sapling просто отображает наиболее рекомендуемые ответы. Вы можете ответить клиенту одним щелчком мыши.

Помимо помощи в чате, Sapling также предлагает проверку грамматики и орфографии, фрагменты/макросы и автозаполнение. Вы можете попробовать все это бесплатно .

Установить Sapling

Распространенные ситуации «Не могли бы вы подтвердить?»

Заявления о подтверждении полезны в любом чате или электронной почте в любом месте вашего бизнеса, в том числе в отделе поддержки клиентов и отделе продаж.

Тем не менее, вот некоторые из наиболее распространенных ситуаций, в которых вы обнаружите, что вам нужно использовать заявление «не могли бы вы подтвердить».

1. Поиск информации о клиенте

Для поддержки клиентов, если вам нужно найти информацию о клиенте, такую ​​как его учетная запись или прошлый заказ, вам необходимо подтвердить некоторые детали. В этой ситуации вы можете попросить их подтвердить свое имя и фамилию или номер заказа. Затем вы можете использовать эти данные, чтобы просмотреть их историю, чтобы помочь им с их проблемой.

2. Проверка личности клиента

Проверка личности клиента — чрезвычайно важный шаг, который должны предпринять все агенты службы поддержки при взаимодействии с клиентом.

Почему этот шаг так важен? Во-первых, вам нужно убедиться, что вы ищете правильную учетную запись, чтобы у вас была точная информация для справки. Во-вторых, вам нужно точно знать, что клиент — это тот, за кого он себя выдает. Последнее, что вы хотите сделать, это не предпринимать шаги для подтверждения своей личности, а только для того, чтобы предоставить конфиденциальную информацию мошеннику или мошеннику.

Спросив клиента: «Не могли бы вы подтвердить свое имя и фамилию?» или «Вы можете подтвердить последние четыре цифры вашего номера социального страхования?» вы вежливо просите их подтвердить свою личность. Выполнив этот шаг, вы можете двигаться дальше и продолжать помогать клиенту решить его проблему.

3. Подтверждение контактной информации

Подтверждение чужой контактной информации — это сценарий, с которым вы сталкиваетесь каждый день, независимо от того, в каком отделе вы работаете.

Возможно, вы разговариваете с клиентом в чате службы поддержки и вам нужно отправить счет на их электронную почту. Или вы можете общаться со своим начальником по электронной почте, и вам нужно поговорить с ним по телефону, чтобы обсудить продвижение по службе или другие деликатные вопросы.

Это всего лишь пара распространенных примеров. Каждый раз, когда вы считаете, что вам может понадобиться связаться с другим человеком с помощью другого метода, чем тот, который вы используете в настоящее время, вы должны попросить его подтвердить свою контактную информацию.

Даже если у вас есть номер телефона и адрес электронной почты другого человека, вы все равно должны их подтвердить. Что, если они изменили его недавно? Или что, если они больше не используют эту учетную запись электронной почты для профессиональной переписки? Это риск, на который вы не должны идти. Неподтверждение контактных данных может привести к потере будущих продаж или разрыву важной связи, которая могла бы привести вас к новым карьерным возможностям.

Вы избавите себя от многих разочарований и пропущенных сообщений, если просто попросите собеседника подтвердить свои контактные данные.

4. Подтверждение предстоящей встречи или мероприятия

Подтвердить предстоящую встречу или мероприятие — отличная идея, особенно если вы не уверены в дате или времени.

Все мы люди, а это значит, что все мы иногда забываем важную информацию. Мы теряем или удаляем важные электронные письма, которые, как мы не осознавали, нам понадобятся позже. Мы не записывали встречу или событие в наш календарь.

В некоторых случаях вы, возможно, не забыли. Вы можете просто захотеть убедиться, что другой человек (или люди), участвующие в собрании или мероприятии, ничего не забыл. Вы хотите подтвердить, что они все еще могут присутствовать, что определенная дата и время все еще подходят для их расписания.

В любом из этих сценариев заявление «не могли бы вы подтвердить» уместно и эффективно.

Советы по написанию заявления «Не могли бы вы подтвердить» в чате или по электронной почте

Когда вы пишете заявление о подтверждении в чате или по электронной почте, помните о следующих 4 советах, чтобы ваши запросы всегда были профессиональными, вежливыми и уместными.

1. Объясните, зачем вам нужна информация, которую они подтверждают

Иногда человек, с которым вы разговариваете в чате или по электронной почте, может задаться вопросом, почему вы просите его подтвердить определенную информацию. Это особенно верно, если информация является личной или конфиденциальной.

Один из простых способов успокоить другого человека — просто объяснить ему, зачем вам нужна эта конкретная информация.

Например, вы можете спросить клиента: «Не могли бы вы подтвердить номер вашего заказа, чтобы я мог найти его в нашей системе?» Или вы можете спросить своего коллегу-профессионала: «Вы можете подтвердить дату и время встречи? Кажется, я потерял первое электронное письмо, в котором сообщалась эта информация».

Предлагая простое и честное объяснение с запросом на подтверждение, вы поможете разговору пройти гладко в нужном вам направлении.

Правильно определите время запроса на подтверждение

Когда вы запрашиваете подтверждение в связи с срочным событием, таким как крайний срок отчета или собрание, вы должны правильно указать время вашего запроса.

Почему это так важно? Причина в том, что вы не хотите отправлять запрос на подтверждение в последнюю минуту. Откладывание на последний день может указывать собеседнику на одно из двух: 1) вы забыли о событии или 2) вы к нему не готовы. Оба эти предположения могут повредить вашей профессиональной репутации, а также вашему авторитету.

Чтобы избежать этого неловкого сценария, вы должны рассчитать время запроса подтверждения для события, зависящего от времени, за 3-4 дня до того, как событие должно произойти. Таким образом, вы покажете другому человеку, что вы в курсе своей работы, а также даст вам время подготовиться в случае изменения даты и/или времени мероприятия.

3. Не забудьте сохранить информацию, которую вы запросили у другого человека для подтверждения

Когда вы запрашиваете подтверждение, не забудьте сохранить информацию, которую подтверждает другой человек. Этот шаг избавит вас от необходимости переспрашивать, что может раздражать собеседника и выставлять вас в дурном свете.

4. Не запрашивайте слишком много личной информации

Этот совет имеет решающее значение для агентов, которые взаимодействуют с клиентами, будь то служба поддержки или отдел продаж.

Чаты и электронная почта — не самые безопасные формы общения. Всегда существует вероятность того, что хакер сможет просмотреть информацию, которую вы или другой человек отправляете по этим каналам.

Имея это в виду, важно, чтобы вы не просили клиента подтвердить слишком много личной информации в чате или по электронной почте, если в этом нет крайней необходимости.

Какой объем личной информации считается «слишком большим»? Одним из примеров является полный номер социального страхования клиента. Другим является полный номер дебетовой или кредитной карты, включая платежный адрес и трехзначный код на обратной стороне карты.

Причина, по которой клиент не просит подтвердить этот тип информации, заключается в том, что если хакер завладеет такой информацией, он может нанести серьезный вред клиенту.

Поэтому, если вам нужно больше, чем просто основная личная информация (т. е. дата рождения, последние четыре цифры номера карты, почтовый адрес и т. д.), вы должны переместить разговор из чата или электронной почты в телефон. Таким образом, ваш разговор будет более безопасным.

15 шаблонов чата «Не могли бы вы подтвердить?»

Следующие 15 шаблонов «не могли бы вы подтвердить» предназначены для общения в чате. Они будут наиболее полезны для агентов поддержки и продаж, которые общаются с клиентами в Интернете, а также для деловых партнеров, которые переписываются через Slack, Teams или аналогичные платформы.

• Не могли бы вы подтвердить свой адрес электронной почты, чтобы я мог проверить статус вашей учетной записи?
• Мне нужно будет подтвердить номер вашего заказа, чтобы найти нужную информацию. Не могли бы вы указать последние 8 цифр?
• Не могли бы вы подтвердить последние 4 цифры номера вашей кредитной карты?
• Вы можете подтвердить дату своего рождения?
• Не могли бы вы подтвердить дату совершения покупки, чтобы я мог просмотреть наши записи?
• Можете ли вы подтвердить дату получения заказа, чтобы я мог проверить, имеете ли вы право на возмещение?
• Не могли бы вы подтвердить свой контактный номер, чтобы мы могли продолжить этот разговор по телефону?
• Мне нужно отправить вам по электронной почте некоторые инструкции. Можете ли вы подтвердить свой адрес электронной почты для меня?
• Мне нужно отправить вам код для подтверждения вашей личности. Не могли бы вы подтвердить последние 4 цифры вашего номера мобильного телефона?
• Вы можете подтвердить, что хотите, чтобы я выполнил заказ?
• Вы можете подтвердить, что наша встреча на {{datetime}} все еще работает для вас?
• Не могли бы вы подтвердить свой контактный номер, чтобы я мог позвонить вам в день нашей телефонной встречи?
• Можете ли вы подтвердить дату, когда должен быть представлен этот отчет?
• Не могли бы вы подтвердить место встречи? Я, кажется, потерял эту информацию.
• Не могли бы вы подтвердить, получили ли вы мое сообщение?

Ниже приведены 7 шаблонов электронных писем «не могли бы вы подтвердить», которые вы можете скопировать и вставить в свою переписку по электронной почте с клиентами и специалистами.

Электронная почта №1

Привет Сара,

К сожалению, нам нужно перенести вас на следующую неделю.

Не могли бы вы подтвердить свою доступность на 18-е число в 15:00 для 30-минутного звонка?

Спасибо,

{{имя}}

Электронная почта #2

Привет Джо,

Мне сказали, что крайний срок – следующий понедельник, но я думал, что у нас есть время до следующей среды. Не могли бы вы подтвердить правильную дату?

{{имя}}

Электронная почта #3

Здравствуйте, мистер Скотт,

Я хотел бы продолжить наш разговор об этой распродаже по телефону, если вы не возражаете. Не могли бы вы подтвердить хороший контактный номер?

С уважением,

{{имя}}

Электронная почта #4

Здравствуйте, январь

Прилагаются инструкции, которым необходимо следовать, чтобы решить проблему с поддержкой. Можете ли вы подтвердить, что вы их получили, и дайте мне знать, поможет ли это?

С уважением,

{{имя}}

Электронная почта № 5

Привет, Энди,

Я отправляю вам электронное письмо, чтобы подтвердить, что вы получили отчет, который я отправил вам на прошлой неделе. Пожалуйста, дайте мне знать при первой возможности.

Спасибо,

{{имя}}

Электронная почта #6

Привет Пэм,

Нам необходимо подтвердить вашу платежную информацию, чтобы завершить продажу. Вы можете позвонить нам по {{номеру телефона}} при первой возможности?

С уважением,

{{имя}}

Электронная почта #7

Уважаемый мистер Уоллес,

Я с нетерпением жду нашей встречи. Я просто подтверждаю, что {{datetime}} все еще работает для вас. Пожалуйста, дайте мне знать, если нам нужно измениться. Если нет, тогда я поговорю с тобой!

С уважением,

{{имя}}

Установить саженец

Связанные шаблоны предложений

Подождите/подождите

Что такое подтверждение заказа? (Получить идеальный шаблон)

Электронные письма с подтверждением — это одно из первых официальных сообщений, которое ваши пользователи или клиенты получат при регистрации для получения вашего продукта или услуги. Электронное письмо с подтверждением должно быть заманчивым и побуждать клиента продолжать использовать ваш продукт.

Создание идеального электронного письма с подтверждением требует времени и усилий. Первая серьезная ошибка, которую вы можете совершить, — отправить предопределенное, полностью автоматизированное подтверждающее сообщение.

Важно строить отношения с пользователем через персонализированные электронные письма, чтобы он чувствовал, что находится в надежных руках. Когда вы создаете связь с пользователем, он становится более заинтересованным и лояльным к вашему бизнесу.

Подтверждающее сообщение — важная часть вашей коммуникационной стратегии, но что это такое?

Электронное письмо с подтверждением — это короткое информативное электронное письмо, которое инициируется определенными действиями клиента. Он направлен на то, чтобы убедить пользователя, что он выполнил все необходимые шаги в процессе. Например, вы можете отправить электронное письмо с подтверждением заказа, сообщение, информирующее клиента об успешном платеже или регистрации.

Что касается клиентских порталов, это электронное письмо с подтверждением должно указывать на то, что учетная запись клиента была успешно создана и что он может начать использовать платформу для участия в обмене знаниями.

Создайте несколько клиентских порталов с помощью LiveAgent

• Подтверждение: ваша учетная запись создана
• Добро пожаловать на борт
• Ваша учетная запись запущена и работает!
• Ваша учетная запись [имя клиентского портала] готова
• Теперь вы можете начать использовать свою учетную запись [портал для клиентов]
• Получите доступ к своей учетной записи через [портал для клиентов]
• Аккаунт для [имя] активирован
• Спасибо за регистрацию, доступ к вашей учетной записи
• Ваша регистрация завершена
• Электронное письмо с подтверждением учетной записи

Шаблон письма с кратким подтверждением

Привет [имя],

Спасибо, что присоединились к [порталу клиентов].

Мы хотели бы подтвердить, что ваша учетная запись была успешно создана. Чтобы получить доступ к [порталу для клиентов], нажмите на ссылку ниже.

[Ссылка/кнопка]

Если у вас возникнут проблемы со входом в вашу учетную запись, свяжитесь с нами по адресу [адрес электронной почты].

Лучший,
Команда [портал для клиентов]

---

Спасибо за заполнение шаблона электронного письма с подтверждением регистрации

Дорогой [имя]

Благодарим вас за регистрацию на [портале клиентов].

Это электронное письмо служит подтверждением того, что ваша учетная запись активирована и что вы официально являетесь частью семьи [портал для клиентов].
Наслаждайтесь!

С уважением,
Коллектив [компании]

---

Шаблон электронного письма с подтверждением «Мы с нетерпением ждем…»

Привет [имя],

Благодарим вас за создание учетной записи [портал для клиентов].

Мы с нетерпением ждем ваших сообщений и надеемся, что вам понравится пространство, которое мы создали для наших клиентов.

Команда [портала клиентов]

---

Шаблон электронного письма с подтверждением со ссылками на ресурсы

Привет [имя],

Мы рады, что еще один замечательный человек присоединился к нашему сообществу [продукт/услуга].

Начнем с основ!

Для начала выполните три простых задания, которые помогут вам понять нашу платформу:

Задача 1 [вход]
Задача 2 [создать запись]
Задача 3 [использовать базовую функцию]

Не забудьте проверить изучите наши руководства [ссылка] и запишитесь на первые 10 вводных уроков, чтобы получить максимальную отдачу от [портал для клиентов].

Спасибо за участие, давайте делать великие дела вместе!

С уважением,
Коллектив [компании]

---

Шаблон электронного письма с подтверждением «Если вы не отправили свою электронную почту»

Всем привет!
Благодарим вас за регистрацию на нашем [портале для клиентов]

Чтобы начать работу, нажмите кнопку ниже, чтобы войти в свою учетную запись в первый раз.

Если вы не указали свой адрес электронной почты, чтобы присоединиться к нашему списку подписчиков, проигнорируйте это сообщение.

С уважением,
Служба поддержки [компании]

Готовы использовать наши шаблоны писем с подтверждением?

LiveAgent — это самое популярное и высоко оцененное программное обеспечение службы поддержки для малого и среднего бизнеса. Попробуйте создать свой собственный клиентский портал уже сегодня, воспользовавшись нашей бесплатной 14-дневной пробной версией. Кредитная карта не требуется.

Бесплатная пробная версия Запланировать демонстрацию

Часто задаваемые вопросы

Требуется ли отправка электронного письма с подтверждением для каждого процесса создания учетной записи?

Да, вы должны отправлять электронное письмо с подтверждением каждый раз, когда новый пользователь успешно создает и подтверждает свою учетную запись. Без такого сообщения ваш клиент может подумать, что что-то пошло не так и что его учетная запись не была создана.

Когда я должен отправить электронное письмо с подтверждением?

Лучше всего отправлять электронные письма с подтверждением сразу после того, как пользователь успешно подтвердит свою учетную запись на клиентском портале. Например: пользователь создает учетную запись, используя свой адрес электронной почты, получает сообщение с подтверждением, а затем подтверждает свои данные, щелкнув ссылку или введя код подтверждения. В этом случае пользователи должны получить электронное письмо с подтверждением сразу после проверки, чтобы они были проинформированы о том, что весь процесс прошел успешно.

Должно ли электронное письмо с подтверждением содержать CTA?

Лучше всего включить CTA в нижнюю часть электронного письма с подтверждением, чтобы клиенты начали использовать ваш клиентский портал.

Этот CTA должен направлять пользователя на клиентский портал без запроса повторного входа в систему.

Вернуться к шаблонам Создать учетную запись БЕСПЛАТНО

Электронная коммерция Доставка и возврат Шаблоны электронной почты |LiveAgent

В статье обсуждается важность электронного маркетинга для предприятий электронной коммерции со статистикой, показывающей его эффективность. Он предоставляет шаблоны для уведомлений о доставке и подтверждений возврата, которые могут включать такие элементы, как запрос обратной связи, предложения по продукту и благодарность. Шаблоны также содержат важную информацию и инструкции для клиентов, такие как даты доставки и процедуры возврата. Статья завершается часто задаваемыми вопросами о доставке и возврате электронных писем.

Готовые к использованию шаблоны приветственных писем (копирование и вставка)

Приветственные письма имеют решающее значение для построения отношений с новыми или потенциальными клиентами, однако их отправляют только 57,7% брендов. Приветственное электронное письмо/вводное электронное письмо — это первое сообщение, которое получает подписчик, и оно может служить таким целям, как представление бренда, поощрение следующих шагов и успокоение клиента.