Что такое электронный счет: как его создать и для чего использовать

Содержание

Электронный банк, электронный счет в банке документов, электронные платежи и банк клиент, услуги и расчеты банка, электронные деньги

Электронный банк – это высокотехнологичная многофункциональная оболочка, позволяющая дистанционно и безопасно управлять банковскими счетами, электронными кошелькам, осуществлять операции с денежными средствами, не прибегая к услугам банковского служащего.

Содержание

Скрыть

Электронный банк документов

Электронный счет в банке

Электронные платежи в банке

Электронный банк клиент

Электронные услуги банка

Электронные деньги в банке

Электронные расчеты банков

Электронный банк для частных клиентов

Пакет услуг у электронного банка, примерно такой же, как и в традиционном банке, с небольшими ограничениями. Электронные банки набирают популярность благодаря удобному и оперативному управлению своими деньгами, быстрым платежам, размещению вкладов, круглосуточному доступу к счетам, наличию банкоматов и пластиковых кредитных карт.

Электронный банк документов

Электронный банк документов – это порядок содержания и хранения оцифрованной в электронный формат документации. Тематика архивов может быть самой разнообразной, от каталога антиквариата «Оружейной Палаты» до судебных решений Верховного Суда России. В большинстве случаев электронное хранилище содержит техническую, бухгалтерскую, кадровую, финансовую, юридическую и другую документацию.

Электронный банк документов надежно защищен и удобен в использовании. Авторизованные лица имеют доступ к хранилищу через криптозащиту или посредством электронной цифровой подписи.

Электронный счет в банке

Современные электронные платежные системы – это быстрый, надежный и безопасный вид самостоятельного банкинга. Открыть электронный счет в банке, в сети Интернет, очень просто, удобно и эффективно.

Существуют независимые финансовые системы электронного банкинга или аффилированных организаций, предоставляющих полный пакет услуг. В это понятие входит открытие е-счета или е-кошелька, хранение средств, осуществление транзакций, оплата товаров и услуг. Но также, есть электронные приложения банков-партнеров, позволяющие самостоятельно дистанционно управлять своими деньгами.

Электронные платежи в банке

На текущий момент ни один банк не обходится без электронного обмена данными, куда входят и счета-фактуры, и платежные квитанции, и другие финансовые документы, как, впрочем, и сами платежи.

Электронные платежи в банке – это специализированный комплекс программных продуктов, обеспечивающий оперативные транзакции между контрагентами, либо денежные переводы от потребителей на счета поставщиков услуг и товаров. Для осуществления этих операций требуется Интернет-соединение, наличие программы и электронного счета или кошелька. Такое взаимодействие безопасно, оперативно и удобно.

Электронный банк клиент

Программное обеспечение, который позволяет управлять своими счетами в банке дистанционно и самостоятельно называется «Банк-Клиент». Эта операционная оболочка есть, практически, у всех более или менее серьезных финансовых структур и признано удобным, быстрым и безопасным каналом обмена финансовой и информационной документацией между банком и его клиентом.

Электронный «банк — клиент» устанавливает на компьютер клиента сотрудник банка и обеспечивает соответствующими средствами безопасного использования и защитой от несанкционированного проникновения в систему.

Электронные услуги банка

IT технологии нашли максимальную эффективность в финансовой сфере. Речь идет об обслуживании клиентов банков в электронном формате. Электронные услуги банков делятся на три уровня:

автоматические расчетные палаты
«розничные» электронные услуги
оптовые электронные услуги

Вкратце, это подразумевает выпуск пластиковых карт, обеспечение банкоматами, терминалами и электронными устройствами для расчетов в торговых точках, кафе. Также, к электронным услугам относится обеспечение дистанционного банковского самообслуживания и сервис с электронными деньгами и кошельками.

Электронные деньги в банке

Единого и универсального определения электронным деньгам в финансовой сфере не существует. Некоторые платежные системы называют их титульными знаками, другие – е-money. Но безусловно, что электронные деньги в банке обеспечены предоплаченными реальными средствами и эквивалентны им в материальном выражении.

Обращение электронных денег предусмотрено в платежных системах в Сети. В остальном, операции аналогичны с реальными денежными средствами. Ими оплачивают товары и услуги, переводят на счета контрагентов, хранят, инвестируют, а также выводят из системы в реальную наличность.

Электронные расчеты банков

Электронные расчеты банков – это финансовые взаимоотношения в межбанковской среде на уровне «банк-банк». Принципом такого сотрудничества является электронный документооборот, передача информации и осуществление безналичных платежей по каналам электронного обмена данными.

Преимущество электронного формата взаиморасчетов заключается в безопасности, оперативности, экономичности всего процесса. Операции проводятся в сети: файл с информацией передается от исходного участка производства расчета к другому. Защиту обеспечивает внутрисистемный комплекс авторизованного доступа.

Электронный банк для частных клиентов

Электронный банк для частных клиентов представляет собой комплекс услуг, предоставляемых в электронном формате. Клиент имеет возможность в любое время осведомиться о состоянии своих счетов, просмотреть историю транзакций и операций с денежными средствами. Также доступна информация по пластиковым дебетовым картам и по новым продуктам, разработанных банком для клиентов.

Электронный банк предоставляет частным клиентам возможность самостоятельно осуществлять денежные переводы, платежи поставщикам товаров и услуг напрямую, инвестировать средства в привлекательные программы, подавать заявки на кредит.

Электронный счет-фактура. Инструкция по применению. Synerdocs

Полезно сегодня:

Счет-фактура – документ, дающий право покупателю принять НДС к вычету. Правила оформления и порядок работы с ним закреплены в Налоговом кодексе РФ (далее — Кодекс). Согласно п. 1 ст. 169 части второй Кодекса счет-фактуру можно составить и выставить в электронном виде.

Оригинал счета-фактуры в электронной форме, согласно требованиям действующего законодательства России, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым документом.

Составление электронного счета-фактуры

Составление счетов-фактур в электронном виде осуществляется по взаимному согласию сторон сделки при наличии у них совместимых технических средств. Утвержденный Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ xml-формат является обязательным.

Счет-фактуру (далее – счет-ф, фактура) вправе подписывать руководитель компании или иное уполномоченное на это лицо исключительно квалифицированной электронной подписью.

Создание в Synerdocs:

Обмен электронными счетами-фактурами

Порядок обмена регламентирован законодательством и утвержден Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее — Порядок).

Обмен счетами-фактурами возможен только через доверенного оператора ФНС России, другими словами, оператора ЭДО на основании п. 1.3 Порядка.

Оператор ЭДО – организация, оказывающая услуги по обмену электронными документами между компаниями.

Перечень операторов, включенных в Сеть доверия ФНС РФ, размещен на официальном сайте службы. Порядок присоединения к Сети определен Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.

Даты выставления и получения

Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления электронного счета-ф считается дата поступления файла фактуры от продавца к оператору, указанная в служебном документе оператора.

В соответствии с п. 1.11 Порядка датой получения признается дата направления покупателю файла счета-ф, также указанная в специальном служебном документе оператора ЭДО.

Оператор фиксирует все даты в обязательном порядке. При возникновении разногласий между контрагентами оператор может выступить третьей независимой стороной и всегда подтвердить факт и время передачи документа.

Просмотр даты выставления фактуры в Synerdocs:

Просмотр даты отправки через функциональность «Цепочка документооборота»:

Исправление электронных счетов-фактур

Исправить счет-ф можно с помощью корректировок и исправлений

Корректировочный счет-ф является дополнением к ранее выставленному документу. В нем указывают номер и дату корректируемого счета-фактуры, а также все числовые показатели и новые данные. Выставление корректировки происходит в случае, если изменились стоимость, цена или количество отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) в соответствии с абз. 3 п. 3 ст. 168 Кодекса.

Исправленный счет-фактура оформляется в ситуациях, когда обнаружена техническая ошибка, в результате которой произошло искажение суммы, а также при допущении неточностей в адресе, наименовании сторон и любой другой опечатке. Исправленный счет-ф полностью заменяет документ с ошибками.

Нумерация электронных счетов-фактур

Существующие правила нумерации бумажных счетов-ф распространяются и на электронные документы. Нумеровать фактуры в том числе корректировочные следует в хронологическом порядке на основании пп. а п. 1 раздела 2 приложения 2 Постановления Правительства от 26.12.2011 N 1137. Например, после выставлении счат-ф под номером 1, компания отправила другим контрагентам счета-фактуры под номерами 2,3,4, выставляя корректировку к счету-фактуре под номером 1, документу следует присвоить номер 5.

Вместе с этим Постановление 1137 не оговаривает случаи прерывания нумерации. На практике компании начинают нумерацию ежеквартально, ежемесячно и даже ежедневно. Если долго не прерывать нумерацию, то спустя некоторое время числа станут большими и работа с такими документами усложнится. Несмотря на это, специалисты Минфина в письме от 11.10.2013 N 03-07-09/42466 поясняют, что ежедневная нумерация счетов-фактур законодательством РФ не предусмотрена.

Напоминаем, согласно п. 2 ст. 169 Налогового кодекса номер счета-ф не может повлечь отказ в вычете НДС.

Учет электронных счетов-фактур

Учет электронных фактур не имеет отличий от правил работы с бумагой. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 утверждены формы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал), а также книг покупок и продаж.

В соответствии с Приложением 3 Постановления 1137 журнал счетов-ф необходимо вести за каждый налоговый период.

Возможность ведения книг покупок и продаж в электронном виде, а также правила к их оформлению закреплены в Приложениях 4 и 5 Постановления 1137. Руководитель организации подписывает данные документы ЭП при передаче их в контролирующие органы.

Хранение электронных счетов-фактур

Счет-фактура подлежит обязательному хранению в течение четырех лет на основании ст. 368 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

Организовать хранение можно двумя способами. Первый – локально. В этом случае файлы с документами хранятся на локальных дисках/серверах любых других подходящих носителях информации компании. Второй вариант – хранение в облаке – все вопросы по хранению берет на себя организация, специализирующаяся на создании архива электронных документов. В этом случае документы хранятся на серверах компании, с которой будет заключен договор на оказание соответствующих услуг. Все нюансы хранения закрепляются в договоре.

Услуги электронного архивирования также предлагают операторы ЭДО.

Представление электронных счетов-фактур в госорганы

На основании п. 2 ст. 93 Кодекса электронные счета-фактуры можно представить в налоговые органы.

Налоговой службой РФ регламентирован порядок истребования документов в электронном виде и порядок их представления, утвержденные Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@. Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.

Данный механизм представления счетов-ф в государственные органы происходит через специализированных операторов связи обязательно в утвержденных законодательством форматах. Несоблюдение требований влечет за собой обязанность представлять соответствующие документы на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью(Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03?03?06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03?03?06/1/521).

Согласно Приказу ФНС от 12.09.2012 N ММВ-7-6/619@ специализированный оператор связи – организация, оказывающая услуги по обмену информацией посредством сети интернет в рамках электронного взаимодействия налоговых органов и налогоплательщиков.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

В России вступил в силу запрет на пополнение наличными анонимных электронных кошельков — Экономика и бизнес

МОСКВА, 1 апреля. /ТАСС/. Запрет на пополнение наличными анонимных электронных кошельков с 1 апреля вступил в силу. Теперь пополнять такие кошельки можно будет только с привязанного банковского счета.

В августе 2020 года в силу вступили поправки в законодательство, ограничивающие пополнение наличными анонимных кошельков. Позже Банк России на фоне пандемии коронавируса принял решение отсрочить данный запрет до 1 апреля 2021 года.

Ранее участники платежного рынка высказывали опасения, что данное ограничение затронет ряд транспортных карт, которые классифицируются регулятором как анонимный электронный кошелек. Так, по данным Ассоциации банков России, например в Липецкой области кредитными организациями выпущено более 500 тыс. транспортных карт, обслуживающих 80% транспортного оборота. При этом в АБР отмечают, что около 68% таких карт пополняется при помощи наличных.

Однако в конце прошлого года президент России Владимир Путин подписал закон, закрепляющий возможность пополнения наличными транспортных и школьных карт, которые реализованы как анонимные электронные средства платежа. По мнению законодателей, пополнение таких карт не несет в себе существенных рисков, а, наоборот, повышает прозрачность денежного обращения и позволяет гражданам получать удобные платежные сервисы.

Влияние на платежный рынок

Глава Ассоциации участников рынка электронных денег и денежных переводов Виктор Достов считает, что новый запрет может негативно отразиться на рынке, а также замедлить процесс обезличивания платежей.

«Скорее всего, это мина замедленного действия, которая может сильно затормозить обезличивание российских платежей. Анонимный кошелек всегда был входным инструментом. Человек открывал анонимный кошелек, им пользовался, дальше понимал, что это удобно, и проходил упрощенную идентификацию. То есть, анонимный кошелек важен не сам по себе. Важно, что это хороший и удобный инструмент входа в безналичный и высокотехнологичный платежный рынок», — сообщил ТАСС эксперт.

По словам Достова, количество электронных кошельков в России исчисляется десятками миллионов. Традиционно, анонимные кошельки можно было пополнять наличными. Теперь этот канал закрывается, что также негативно отразится на прибыли операторов платежных терминалов.

«Прибыль упадет, как за счет прямых пополнений, так и за счет оплаты ряда услуг, которая технологически проводилась через электронные кошельки», — отмечает он.

Помимо этого, несмотря на принятый в прошлом году закон, который сохраняет возможность пополнения наличными транспортных и школьных карт, все равно могут остаться какие-либо важные сервисы, которые в свою очередь подпадут по запрет.

«На электронных кошельках сделан ряд сервисов, и пользователь может даже не подозревать, что это электронный кошелек. Например, целый ряд транспортных карт. Закон вывел из-под данного ограничения ряд инструментов, но я уверен, что все равно будут какие-то «дырки», — добавил эксперт.

Электронный счет-фактура — что это? Правила заполнения электронной счет-фактуры, образец документа и пошаговая инструкция по оформлению

Автор tettВремя чтения 16 мин.Просмотры 126Обновлено 17.02.2021

Что такое электронный счет-фактура

Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).

Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.

Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):

есть взаимное согласие на это сторон сделки;
счета-фактуры составляются по установленному формату;
счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

О переходе на электронные счета-фактуры

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.

ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2021 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174 н).

Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) — их перечень размещен на сайте ФНС.

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Применение электронного счета-фактуры

Кроме того, заполнение электронной формы способно свести на нет вероятность технических ошибок, зачастую являющихся причиной отказа по вычету со стороны органов налогового контроля.

Налоговый кодекс Российской Федерации в пункте 1 статьи 169 определяет сферу применения предоставления счета-фактуры в электронном виде.

В частности, непременными условиями для использования электронной формы документа является достигнутая между субъектами взаимоотношений договоренность о его использовании и техническая возможность по созданию и просмотру документа.

Эти же условия предусмотрены постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011г. № 1137.

Согласие оформляется по форме согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 1 августа 2011г. №03-07-09/26.

Особенности заверения электронной формы счетов-фактур

Пункт 6 статьи 19 Налогового кодекса Российской Федерации определяет необходимость заверения электронного счета-фактуры усиленной квалифицированной подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом или выписанной доверенности.

Федеральный закон от 6 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись в качестве идентифицирующей информации в электронной форме, которая может быть простой или усиленной, квалифицированной и неквалифицированной.

При заверении электронных счетов-фактур должна быть применена усиленная квалифицированная подпись. Она должна отвечать ряду требований, а именно:

быть создана и проверена посредством средств электронной подписи;
быть полученной как результат криптографического преобразования при использовании ключа электронной подписи;
быть способной к идентификации лица-подписанта;
быть защищенной от внесения изменений и дополнений после факта заверения;
быть способной к проверке посредством указанного в квалифицированном сертификате ключа.

Сведения, отражаемые в документе

Счет-фактура содержит следующие данные:

наименование организации и юридический адрес сторон, которые являются участниками договора;
дату;
место;
подпись уполномоченного лица.

Ответственные лица

Лица, отвечающие за налогообложение (исключения: физические лица; иностранные организации, не состоящие на учете налоговых органов РФ).
ИП и организации, состоящие на учете в налоговых органах РФ.
Плательщики, которые в силу своих полномочий обязаны предоставлять информацию ЭСФ.

Инструкция по заполнению

В соответствии со статьей 169 Налогового Кодекса Российской Федерации с изменениями от 1.01.2021 г при товарообороте либо передаче имущественных прав другим лицам, необходимо указать следующие данные:

Номер и дату составления.
Наименование, адрес и идентификационные номера сторон.
Номер расчетно-платежного документа, если имеется такой.
Перечень товаров для поставки и единица измерения, если имеется возможность указать.
Объем поставляемых товаров, исходя из принятых по нему единиц измерения, если есть возможность указать и наименование валюты.
Цена либо тариф за единицу измерения, указанных в договоре без учета налога, если есть возможность предоставить эту информацию.
Стоимость товаров, которые передают имущественные права без налогообложения за весь объем предоставляемых товаров.
Сумма акцизов.
Ставка налога.
Сумма налога.
Стоимость общего количества товаров, указанных в счет-фактуры, переданных прав на имущество с учетом суммы налога.
Страна, которая произвела товар.
Номер декларации таможенного органа.
Код разновидности товара в соответствии с .

Сведения, которые отображены в пунктах 13 и 14, указываются если страна-производитель предмета продажи не Россия. За указание недостоверной информации в ЭСФ и сопроводительных документах налогоплательщик несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Электронный счет-фактура подписывается электронной подписью, установленного образца Министерства финансов Российской Федерации. Только уполномоченные лица имеют права подписи: руководитель организации и лица, которым доверено это право.

Подробно о том, что такое электронный счет-фактура и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте тут, а из этой статьи узнайте, как выписать документ .

Правила оформления

Обязательным условием для зачета НДС – материальные блага, которые приобретены. Для того чтобы счет-фактура был принят, он должен быть оформлен в соответствии с нормами п. 5 и 6 ст. 169 Налогового Кодекса Российской Федерации. Поводом для отказа налогоплательщику в принятии к возмещению общей суммы налога, служит отсутствии реквизитов.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

Согласно порядку, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н, выставление и получение электронных счетов-фактур происходит посредством ОЭД (оператор электронного документооборота).

К ним относятся специализированные организации, которые обеспечивают обмен как открытой, так и конфиденциальной информации по телекоммуникационным каналам связи.

Полный перечень ОЭД представлен на сайте Федеральной налоговой службы Российской Федерации.

Форматы электронных счетов-фактур определены приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138.

В то же время в соответствии с письмом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769 разрешено вносить дополнения в строчную и табличную части счетов-фактур.

Предоставление документов при выставлении получении электронных версий счетов-фактур определяется приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36.

Среди них:

информационные сообщения об участниках электронного документооборота;
извещение о получении;
подтверждение даты отправки;
уведомление об уточнении.

Электронная подпись

Для принятия покупателем суммы налога на добавочную стоимость к вычету электронная форма счета-фактуры должен, во-первых, соответствовать установленному полномочными органами образцу, а во-вторых, быть подписанным электронной подписью в соответствии с требованием пункта 1.2. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н. Требования к наличию квалифицированной электронной подписи актуально, в том числе для налоговых агентов и посредников.

Выставление и получение электронных форм счетов-фактур в отношении каждого документа производится отдельно в соответствии с пунктом 1.9. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Совершение операций разрешается и в зашифрованном виде, и без шифрования. Что касается даты выставления и даты получения, они регулируются подпунктами 1.10. и 1.11. пункта 1 соответствующего порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Дата выставления счета-фактуры в электронном виде – дата поступления файла продавцу, указанная в форме подтверждения от оператора. Наличия этого подтверждение – также обязательное условие выставленного счета-фактуры, полученного посредством ОЭД (оператор электронного доступа).

Дата же получения в таком случае – день направления соответствующего счета-фактуры оператором покупателю, также указанная в подтверждении оператора электронного доступа.

В соответствии с подпунктом 1.13. пункта 1 порядка, утвержденного приказом Минфина от 25 апреля 2011г. № 50н., электронная версия документа должна храниться в течение 4 лет – аналогичном для бумажного носителя сроке.

Электронная подпись по доверенности

По мнению Минфина, электронный счет-фактуру может подписать не только руководитель фирмы или уполномоченный сотрудник, но и любой человек, которому выдана доверенность (письмо от 8 ноября 2017 г. № 03-07-11/73385). Связано это с тем, что в формат электронного счета-фактуры введены элементы, которые несут информацию о подписантах – лицах, подписывающих счет-фактуру. Эти элементы формируются в зависимости от полномочий подписантов.

И если доверенность на подписанта оформлена правильно, не имеет значения, является он работником фирмы или нет. В любом случае, при подписании электронного счета-фактуры он выступает как уполномоченное лицо. И вносить сведения о его работодателе в элемент «Подписант» не нужно.

Поэтому электронный счет-фактуру может подписать любой человек, которому выдана доверенность от имени организации. Причем этот человек не обязательно должен быть работником фирмы.

Читайте также «Электронные счета-фактуры может подписать не только работник фирмы»

Где взять бланк для заполнения?

Актуальный бланк можно взять на сайте Федеральной налоговой службы.

Документооборот благодаря техническому прогрессу делает работу более оперативной. Сейчас допускается заполнение документов электронно и на это уйдет минимум времени. Читайте материалы наших экспертов о правилах заполнения электронной счет-фактуры, в том числе и на аванс.

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

Оператор электронного документооборота

Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).

Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.

Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).

Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.

В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).

Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.

Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.

Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).

Согласие сторон сделки

Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).

Действия продавца

Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:

составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать его электронной подписью;
отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.

Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.

Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. 2.7 Порядка). Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательном порядке этого не требуется.

Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137), письмо ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769).

Действия покупателя

Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения.

Делать это нужно только в том случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. 2.9, 2.12 Порядка).

В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).

Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.

Создание электронного счета-фактуры на сайте ЭСФ

Первое, что вам нужно сделать — нажать на кнопку сверху слева «Создание Счета-фактуры».

После нажатия, перед вами откроется непосредственно форма для составления счета. Разберем пошагово заполнение всех полей.

Раздел А — общий раздел

Здесь нужно заполнить только номер и дату документа т.е. самого счета-фактура.

Дата заполнена уже автоматически. Дата выписки и дата совершения оборота, как правило, одинаковые, но если это не так, можете ввести разные.

Номер учетной системы — это номер документа по счету, как идет у вас в бухгалтерском учете.

ИС ЭСФ — Раздел А — общий раздел

Раздел B — реквизиты поставщика

В данном разделе часть данных заполняется автоматически, подгружаясь по данным из Вашего ЭЦП и ИИН.

Остальные поля самостоятельно заполнять не надо, кроме реквизитов в самом низу раздела, в подразделе B1.

Банковские реквизиты поставщика

КБе вы обычно ставите на оффлайн документах, включая счет на оплату — можете посмотреть там, что у вас указано.

На практике обычно для ИП КБе — 19, а для ТОО — 17

Остальные данные — ИИК, БИК и наименования банка найдете в собственных реквизитах.

Раздел C — реквизиты получателя

В данном разделе, если вы уже работаете с конкретной организацией на сайте госзакупок, то достаточно ввести в первое поле БИН организации и все необходимые данные заполнятся автоматически.

Если же этого не происходит по какой-либо причине, заполните вручную.

Раздел C — реквизиты получателя

Раздел C1 обычно пустой и его пропускаем.

Раздел D — реквизиты грузоотправителя и грузополучателя

В данном разделе все также просто. Достаточно ввести ИИН или БИН в соответствующие поля и все данные автоматически заполнятся.

Раздел D — реквизиты грузоотправителя и грузополучателя

Грузоотправителем в данном случае являетесь вы, как поставщик, а грузополучателем, компания клиента или государственный орган.

Раздел Е — договор (контракт)

В данном разделе вам нужно заполнить номер и дату договора и способ расчета с вами, как с поставщиком.

Если договор заключался несколько месяцев назад и уже не помните точно, номер и дату договора, можно зайти на сайт госзакупа и посмотреть все данные там в разделе про сам договор.

Условия оплаты по договору указываете точно такие как в договоре. Обычно, на практике это безналичный расчет.

Раздел F — реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг

Здесь заполняете номер и дату выписанного акта выполненных работ на сайте государственных закупок.

По факту там не указывается никакой номер, но у вас в учетной системе по-любому документ имеет какой-то порядковый номер и дату — вот эти данные и заполняете.

На практике, обычно номер и дата выписываемого счета-фактуры и акта выполненных работ совпадают, но если разные, указываете как есть.

Как исправить электронный счет-фактуру

Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры.

Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка).

Порядок дальнейших действий сторон аналогичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.

Кстати, по мнению Минфина, если оформлен электронный счет-фактура, корректировочный к нему можно составить на бумаге (письмо от 7 февраля 2021 г. № 03-07-09/7269).

Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры

Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке.

При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (письмо ФНС России от 7 мая 2014 г. № ГД-4-3/8815).

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Заключение

Электронный счет-фактура – это документ в цифровом формате, который ничуть не уступает своему бумажному аналогу. Более того, он является более современным и удобным в использовании. Плюсов пользования электронной версией гораздо больше, поэтому можно сказать, что предприятиям будет выгоднее работать именно с цифровым вариантом.

Источники

https://www.buhgalteria.ru/article/elektronnyy-schet-faktura
https://nalog-nalog.ru/nds/schetfaktura/osobennosti_elektronnyh_schetov-faktur/
https://zakonguru.com/nalogi-2/nds/schet-faktura/v-elektronnom-vide.html
https://101million.com/buhuchet/otchetnost/deklaratsii/nds/schet-faktura/elektronnyj/pravilnoe-zapolnenie.html
https://101million.com/buhuchet/otchetnost/deklaratsii/nds/schet-faktura/elektronnyj/otlichie-ot-bumazhnogo-varianta.html
https://cabinethelp.kz/esf-gov-kz.html

формат и порядок выставления — СКБ Контур

Выставление счета-фактуры в электронном виде стало возможным с 23 мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утверждающий формат такого документа. Порядок его составления регламентирован Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137. В отличие от бумажного документа, требующего две подписи — бухгалтера и руководителя, электронному счету-фактуре достаточно квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (ст. 169 НК РФ).

Ст. 169 НК РФ накладывает два обязательных условия на электронный счет-фактуру: документ должен быть выставлен по утвержденному формату и порядку.

Формат электронных счетов-фактур

Как уже говорилось выше, юридическую силу имеет только тот электронный счет-фактура, формат которого соответствует формату, разработанному ФНС и утвержденному Приказом ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@. Изменять формат электронных счетов-фактур, в отличие от формата первичных документов, нельзя. Если организация хочет внести дополнительную информацию в файл, то она может использовать Информационные поля (в общем поле к документу, например, клиенты могут указать номера договоров или реквизиты заказа, в поля к каждому наименованию товара внести сведения о своих единицах измерения или каким-то расчетам).

Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Электронный счет-фактура должен выставляться через оператора электронного документооборота. Этот порядок довольно сложный, состоящий из нескольких этапов, на каждом из которых формируется свой технологический документ.

Остановимся на нескольких важных моментах:

Электронные счета-фактуры передаются только через операторов электронного документооборота. Их нельзя выставить по электронной почте или принести на дискете, та как это не соответствует требованиям НК РФ и, следовательно, лишает электронный счет-фактуру юридической силы.
В момент, когда файл счета-фактуры передается оператору, оператор фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в технологическом документе — Подтверждении оператора, подписанном электронной подписью оператора.
После того, как оператор передал файл электронного счета-фактуры покупателю, фиксируется дата получения в Подтверждении оператора. Это Подтверждение подписывается электронной подписью оператора и передается покупателю. Согласно регламенту, на передачу электронного счета-фактуры выделяется двое суток: сутки на передачу оператору и сутки на передачу файла от оператора до покупателя. Но часто, благодаря технологиям, весь процесс выставления документа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) происходит за считанные секунды.

Таким образом, дата выставления электронного счета-фактуры — это дата, когда файл счета-фактуры был передан оператору; дата получения электронного счета-фактуры — дата, когда файл счета-фактуры был передан от оператора покупателю. Эти даты фиксируются оператором независимо.

Покупатель, получив счет-фактуру по ТКС, должен сформировать и подписать своей электронной подписью извещение о получении счета-фактуры. Процесс подобен ситуации с почтовым уведомлением о вручении: когда адресат получает письмо, он расписывается в уведомлении о вручении, до того как вскроет письмо; отправитель знает, что письмо дошло до адресата и дублировать его не надо. То же самое и с электронным счетом-фактурой. Получив извещение от покупателя, продавец знает, что счет-фактура выставлен в электронном виде, поэтому дублировать на бумаге его не нужно. Данное извещение не накладывает на покупателя никаких обязательств: сформировав извещение, покупатель не обязан учитывать счет-фактуру или принимать таким как есть, без возможности отказаться или попросить исправить документ.

Как вносить исправления в электронный счет-фактуру

Исправление в электронном счете-фактуре фактически ничем не отличается от исправления бумажного документа (Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137) и производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Стоит отметить, что исправленный счет-фактуру тоже необходимо выставить через оператора ЭДО по утвержденному порядку.

Иногда компании просто переделывают документы, выставляют новый файл, аннулируя при этом старый.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Электронный счет Ростелеком — подключение, преимущества

С 2013 года компания Ростелеком перешла на новый уровень доставки счетов за услуги, переведя их в электронный формат. Теперь счёт можно получить на свой электронный почтовый ящик до 5-го числа месяца, следующего за расчётным. Эта услуга доступна большинству регионов ЦФО. Итак, поговорим о преимуществах этого способа, а также о том, как подключить услугу.

Очевидные плюсы

Короче говоря, вся эта услуга является большим плюсом как для компании, так и для абонентов, по ряду причин. Узнаем о них немного подробнее:

Удобство.
Счёт в электронном формате всегда под рукой. Он приходит на электронную почту, значит, уже не потеряется среди других бумаг в почтовом ящике, не намокнет в непогоду и т. д. Кроме того, он экономит время и не содействует сбору бумаг в квартире.
Безопасно. Так как счёт приходит на электронный адрес, это гарантирует конфиденциальность личных данных.
Быстро. Электронный счёт приходит раньше, чем бумажный. Оплатить его можно в любом терминале, личном кабинете или сервисном центре.
Экологично. Выбирая электронный формат, вы спасаете леса от вырубания – подсчитано, что ежегодно вырубается примерно 60 га леса, чтобы обеспечить Ростелеком бумагой для печатных вариантов счетов.
Экономично. Благодаря экономии средств, за счёт перехода с бумажного на электронный формат, компания может направить их на улучшение качества связи и другие отрасли развития.
Бесплатно. И подключение услуги, и доставка счёта на электронную почту осуществляется бесплатно.

Как подключить

Подключить данную услугу можно двумя основными способами: в личном кабинете Ростелекома и перейдя по специальной ссылке.

Личный кабинет

Чтобы подключить услугу «Электронный счёт», нужно подписаться на рассылку от Ростелекома. Для этого войдите в свой личный кабинет и найдите в меню пункт «Подписка на рассылку». Нажав на него, вы попадёте в меню, где вам будет предложено отметить галочкой, какую информацию от компании вы хотите получать. Поставьте галочку напротив пункта «Ежемесячная рассылка счетов на оплату для физ. Лиц» и нажмите «Сохранить». Всё, теперь счёт будет приходить только в электронном формате.

Переход по ссылке

Если активировать подписку в личном кабинете по каким-то причинам не удалось, то есть ещё один способ. Скопируйте в строку браузера следующую ссылку www.gold.volga.rt.ru/sp. Вы попадёте в меню экспресс-подписки на электронный счёт. В появившейся форме выберите свой филиал обслуживания, введите номер лицевого счёта, email, код подписки (искать в бумажном счёте за предыдущие месяцы), введите код с картинки и нажмите «Подписаться». Теперь осталось только перейти в свой почтовый ящик и подтвердить подписку по ссылке, присланной вам в письме от кампании.

Как видно, в том, чтобы подписаться на электронный счёт нет ничего сложного, тогда как эта услуга экономит время и упрощает процесс оплаты. Если же вдруг вы столкнулись с какими-либо трудностями, то вы всегда можете обратиться в службу технической поддержки или позвонить оператору Ростелеком, где вам будут рады помочь в решении возникших сложностей.

выставление, получение, инструкция по заполнению

К выставлению счета-фактуры предъявляют особенные требования, поскольку он необходим для учета НДС. Это значит, что с ним будут «иметь дело» не только продавец товаров, работ или услуг с их покупателем, но также и контролирующие органы.

Счет-фактуру оформляет продавец в течение 5 дней с момента передачи предмета договора покупателю. Он может сделать это как в бумажном, так и в электронном виде. В бумажном виде все просто – документ формируют в 2-х экземплярах, первый остается у продавца, а второй уходит покупателю, например, по почте или с курьером. С электронными вариантами все несколько сложнее, но именно в этих «сложностях» кроются основные преимущества ЭСФ.

Особенности работы с электронными счетами-фактурами

Главная особенность работы со счетами-фактурами в электронной форме обусловлена тем, что они составляются по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Данное условие, а также формат счетов-фактур и процедур обмена по телекоммуникационным каналам связи – через оператора электронного документооборота, устанавливают соответствующие нормативные документы ИФНС.

Внедрим в кратчайшие сроки юридически значимый ЭДО для обмена счетами-фактурами и УПД

Отметим, что для удобства сторон сделки и контролирующих органов предусмотрен обмен не просто счетами-фактурами, а пакетом документов, именуемым УПД – универсальным передаточным документом. В него входит СФ и акт/накладная, что упрощает понимание информации по сделке и позволяет обмениваться сразу несколькими документами за одну сессию.

Рис.1 Вывод на печать УПД Рис.2 Печатная форма УПД

Обязательные для заполнения реквизиты

Список обязательных к заполнению реквизитов в счете-фактуре, опять же, обусловлен требованиями законодательства: данные считаются правильными, если не содержат ошибок и не мешают налоговой верно определить – кто продавец, а кто покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их количество, стоимость одной единицы и всей партии, налоговую ставку, сумму НДС, предъявленную покупателю.

То есть счет-фактура в электронном виде содержит те же реквизиты и данные, что и его бумажный аналог, но приобретает юридическую значимость после добавления особого реквизита – электронной подписи руководителя организации продавца или его доверенного лица с соответствующим уровнем защиты, то есть с усиленным квалифицированным сертификатом.

Так же как и в бумажном варианте, если вывести печатный образец электронного счета-фактуры на экран цифрового устройства, мы увидим реквизиты в шапке документа, фактурную (табличную) часть со всеми расчетами, но визуализация электронной подписи в самом документе при его открытии не отобразится, потому что является реквизитом. Для удобства пользователей реализована возможность получения «синей печати» на документе, как факта его подписания. На «штампе» содержится полная информация о статусе сертификата, подписанта и результат проверки подписи.

Как выписать электронную счет-фактуру?

Что подразумевается под выставлением электронных счетов-фактур? Продавец формирует документ реализации, создает к нему СФ, который загружает в систему ЭДО (или отдельно, или в составе УПД). Оператор автоматически фиксирует дату выставления счета-фактуры. Именно она будет указана в подтверждении оператора ЭДО о том, что документ поступил к нему на сервер. Когда документ отправляется покупателю, оператор фиксирует дату отправки, известив об этом обе стороны, счет-фактура считается выставленным. Отметим, что служебные сообщения оператора, сопровождающие отправки/получения счетов-фактур, будут сохранены вместе с ними и переданы налоговикам при запросе.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталья Севорина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Получение счетов фактур

Получивший файл счета-фактуры должен не позднее следующего рабочего дня, если с документом все в порядке, подписать (сохранить с реквизитом подписи) счет-фактуру со своей стороны и оповестить через оператора контрагента о получении и принятии документа. На этом отдельно взятый процесс ЭДО будет считаться завершенным.

Следует помнить, что подписание извещений входит в перечень обязательных действий при обмене счетами фактурами, так как они прилагаются к счетам-фактурам при запросе ИФНС.

Рис.3 Счета-фактуры полученные

Если покупатель нашел в документе несоответствия или ошибки, он отклоняет документ и через оператора посылает продавцу запрос корректировки.

Можно ли исправить электронный счет-фактуру?

Если в выставленный счет-фактуру закралась ошибка, то в соответствии с №245-ФЗ, чтобы ее исправить, нужно создать новый документ – исправленный или корректировочный счет-фактуру, в зависимости от типа ошибки.

Обнаруженная ошибка в реквизитах или описка в цифрах в табличной части, потребуют ИСФ. При обнаружении ошибки покупатель должен отправить продавцу через оператора ЭДО уведомление об исправлении документа, получив которое, продавец корректирует документ и отправляет его как первоначальный электронный документ.

КСФ нужен, когда после завершения хозоперации произошло изменение стоимости, а значит и суммы НДС. Основанием для его выставления является новый первичный документ.

Оператор ЭДО также выставляет служебные документы с датами обмена ИСФ и КСФ, которые также подписывают обе стороны. В остальном процессы работы с электронными и бумажными корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны.

Отметим, что именно первичная дата выставления счета-фактуры, пусть и ошибочного, считается датой выставления документа, которую будут учитывать контролирующие органы.

Рис.4 Корректировка документа Рис.5 Скорректированные данные

Как перейти на электронные счета-фактуры?

Государство, показывая в последние годы свою заинтересованность в переводе первичных документов в электронный вид, активно создавало полноценную нормативную базу по работе с ними, согласно которой выставить документ можно исключительно через одного из официально зарегистрированных операторов, которые перечислены на сайте ФНС.

Оператор подтверждает подлинность подписи, обеспечивает контроль формата электронного документа, гарантирует доставку счета-фактуры до адресата, формирует все служебные документы, подтверждающие дату и факты выставления, а также обеспечивает их хранение в течение установленного законом периода (4 года). Чтобы пользоваться этими преимуществами, нужно сделать три простых шага:

Первый шаг в переходе на ЭДО вообще, и на электронные счета-фактуры в частности – получение сертификата заверенной квалифицированной электронной подписи и регистрация у одного из аккредитованных государством операторов.

Внедрим ЭДО с быстрой настройкой роуминга с различными операторами

После подключения к сервису оператора, разослать приглашения к обмену своим контрагентам, которые уже используют ЭДО.
Получив подтверждение от контрагентов, начать обмен.

Рис.6 Сервис ЭДО в главном меню программы учета

Для учета сумм НДС по ЭСФ в учетной системе ведут журнал учета, книгу покупок или книгу продаж. При этом оператор хранит все счета-фактуры – первичные, ИСФ и КСФ, вместе со всеми реквизитами, в том числе и ЭП, а также сопровождающими техническими документами оператора и извещениями. Это делает доступ к полному пакету документов простым и удобным: пользователь всегда может скачать электронный оригинал мгновенно, что невозможно себе представить при потере бумажного аналога.

Преимущества и недостатки ЭСФ

Первое и самое понятное преимущество ЭСФ – отказ от бумажных документов;
Не нужно собирать, распечатывать и передавать документы поставщикам, а потом заботится об их возвращении;
На сегодня стоимость передачи документов через оператора настолько мала, что просто несопоставима с затратами на бумагу, картриджи, курьеров и прочими расходами, неминуемо сопровождавшими бумажный документооборот.

Конечно, задним числом выставить документ не получится, но моментальная, гарантированная доставка, с официальным подтверждением о получении и подписании все же важнее такой возможности, особенно, в интересах покупателя. Это может послужить подтверждением сроков для налоговой или независимым мнением в суде при спорах с контрагентами.

Как еще больше сэкономить на обмене электронными документами?

Не смотря на то, что уход от бумажного документооборота уже позволяет существенно экономить на расходных материалах и курьерской доставке, существуют технологии, которые делают ЭДО еще дешевле. В процессе электронного документооборота вы платите только за исходящие документы, все входящие — бесплатно у любого оператора ЭДО. Однако тарифы на исходящие у разных операторов могут отличаться.

Эксперты компании WiseAdvice разработали технологию, которая помогает выбрать наиболее дешевый маршрут исходящих документов, минимизируя расходы на отправку документов. Технология обеспечивает поддержку различных операторов в едином интерфейсе, интегрирована с 1С, поддерживает различные сценарии согласования, а работать с документами можно в личном кабинете, в 1С или в привычной электронной почте.

Технология доступна и для проектного внедрения на территории компании. Внедрение WA:ЭДО КОРП позволяет реализовать самые сложные кастомизированные сценарии электронного документооборота в средних и крупных компаниях с большим объемом документооборота и разветвленной организационной структурой. Позволяет экономить на:

самостоятельной доработке систем ЭДО;
покупке обработок для интеграции и модулей для маршрутов согласования;
отправке документов, подписанных простой ЭП.

Хранение счетов-фактур и прочих документов, связанных с ними, в электронном виде поможет в кратчайшие сроки предоставить документы в налоговую для проверки в случае возникновения такого требования, а ведь чтобы составить опись документов и отправить весь пакет в ИФНС в бумажном виде, может потребоваться круглосуточная работа всей бухгалтерии. Оперативно исправить ошибки и получить подтверждение приема на проверку в режиме реального времени – все это также преимущества электронных коммуникаций и безбумажного делопроизводства.

Автоматизация выставления счетов, выставление счетов с соблюдением требований, выставление счетов без соблюдения требований

Под термином «электронное выставление счетов» часто возникает путаница между различными типами автоматизации выставления счетов. Автоматизация счетов-фактур с помощью сканирования и оптического распознавания символов (OCR) — это оцифровка бумажных счетов-фактур по их получении покупателем. Выдача счетов-фактур в формате PDF по электронной почте — еще одна форма автоматизации, но, несмотря на то, что она удаляет бумагу из процесса, она не обеспечивает полной интеграции. Оба эти метода часто называют электронным выставлением счетов, но на самом деле они не считаются «истинным» электронным выставлением счетов.

True eInvoicing полностью автоматизирует процесс регистрации и получения счетов, поэтому покупателю не нужно вводить какие-либо данные — это связано с тем, что информация о счетах передается напрямую от поставщика в бэк-офисную систему покупателя, не требуя ручного вмешательства покупателя. Покупатель получает счета от своих поставщиков в заранее согласованных форматах. Счета-фактуры могут включать механизмы, такие как цифровые подписи и EDI, которые обеспечивают их подлинность и целостность.Они будут доставлены покупателю в формате, который можно интегрировать в их ERP, а затем заархивировать на требуемый законом период без каких-либо изменений.

На диаграмме ниже показано выставление электронных счетов в соответствии с требованиями.

По сути, существует два типа действительного электронного выставления счетов, которые вам необходимо понять. Электронное выставление счетов с соблюдением или без соблюдения. Давайте кратко рассмотрим каждый по очереди ниже.

Электронный счет-фактура без соответствия

Процесс электронного выставления счетов без соблюдения требований выглядит следующим образом:

Покупатель и поставщик согласовывают формат электронного счета и данные, которые должны быть включены
Данные будут правильно структурированы (X12, Edifact, XML) с использованием таких технологий, как EDI или простые веб-формы для выставления счетов через Интернет.
Поставщик создает и отправляет электронный счет либо непосредственно из своей системы счетов к получению (AR), либо через веб-форму.
Покупатель получает электронный счет в формате, готовом для обработки системой расчетов с поставщиками (AP).

В этом случае электронный счет-фактура соответствует только форматам данных, установленным торговыми партнерами. Он не соответствует нормативным обязательствам стран, в которых электронный счет выставлен или получен. В некоторых случаях это происходит из-за того, что в некоторых странах мало или совсем нет правил выставления электронных счетов, а в других — потому, что компании предпочитают фиксировать эффективность B2B, выполняя налоговый процесс оформления документов.

Электронное выставление счетов в соответствии с

Процесс электронного выставления счетов с соблюдением требований очень похож на описанный выше процесс, за исключением:

Формат данных электронного счета определяется законодательством и нормативными актами территорий, на которых обе стороны торгуют
Электронные счета соответствуют установленным правительством руководящим принципам в отношении проверки содержимого электронных счетов, безопасности, неотказуемости и архивирования.
Счета-фактуры легко доступны для аудита и НДС.
Бумага полностью удалена из процесса

Для организации имеет смысл принять этот подход, поскольку он облегчит выполнение их обязательств по НДС. Однако стандартных правил выставления электронных счетов нет. Вместо этого существуют самые разные подходы, учитывающие специфику страны — от полного запрета до почти полного отсутствия ограничений, — которые любая компания, ведущая международную торговлю, должна будет понимать и учитывать.

Примечание об автоматизации счетов-фактур с помощью сканирования и OCR

Хотя сканирование бумажных счетов-фактур не считается электронным выставлением счетов, для многих организаций это естественный первый шаг.С помощью программного обеспечения OCR данные могут быть перемещены из бумажного формата в цифровой, который может быть введен в систему AP.

OCR не является безошибочным решением, и проблемы с разборчивостью исходного счета потребуют ручного ввода данных для решения любых проблем. В большинстве случаев потребуется ввод данных вручную. После внедрения инициативы OCR ваша организация сможет сэкономить время и средства на маршрутизации, утверждении и оплате счетов.Однако такой подход следует рассматривать только как краткосрочную меру.

Примечание об отправке счетов в формате PDF по электронной почте

Выдача счета в формате PDF по электронной почте, независимо от того, соответствует ли он требованиям, удаляет бумагу из вашего процесса, но создает новые проблемы для ваших клиентов. Отдел AP клиента по-прежнему должен собирать данные из PDF-файла, и это может быть достигнуто только с помощью отдельных технологий оптического распознавания текста (иногда распечатывая счет-фактуру в формате PDF) или путем ввода данных непосредственно из изображения PDF. Хотя счета-фактуры в формате PDF могут быть хорошим первым шагом на пути к настоящему электронному выставлению счетов, они не обеспечивают сквозной интеграции.

Нужна помощь?

Один из наших экспертов по электронному выставлению счетов будет рад ответить на любые ваши вопросы. Просто спросите эксперта по электронным счетам »

Предпосылки внедрения электронного выставления счетов

Идея электронного выставления счетов не нова. Первые электронные счета были отправлены более 30 лет назад с использованием электронного обмена данными (EDI). С тех пор использование электронных счетов-фактур продолжало развиваться медленными, но стабильными темпами. В последние несколько лет возникла новая волна интереса среди корпоративных бухгалтерских организаций и крупных финансовых учреждений.

Исторически сложилось так, что основным недостатком усыновления была стоимость. Вначале внедрение EDI было относительно дорогим и ресурсоемким. Это была прерогатива крупных организаций, которые могли позволить себе инвестировать в технологию и разрешить ее использование торговыми партнерами. Кроме того, электронные счета-фактуры часто имеют формат, уникальный для крупной организации.

Такие факторы, как повсеместное внедрение EDI, рост Интернета и ряд доступных сейчас опций для обмена данными, означают, что электронное выставление счетов стало доступным для всех — от самых маленьких до средних и крупных организаций.Интернет позволил создавать веб-формы и веб-счета-фактуры, так что данные электронных счетов-фактур можно даже вводить в режиме онлайн. Все это привело к более широкому внедрению электронного выставления счетов — и других транзакций электронной коммерции B2B — в компаниях разного размера, в разных отраслях промышленности и в разных географических регионах.

Правительства управляют выставлением электронных счетов

Тем не менее, основной новый драйвер внедрения электронного выставления счетов исходит от правительственного уровня. В Европе — наиболее активном регионе для выставления электронных счетов — был принят ряд законодательных актов, способствующих распространению электронного выставления счетов во всем Европейском Союзе.Кроме того, многие организации государственного сектора в Европе, включая Швецию, Норвегию, Испанию и Данию, объявили об обязательных программах электронного выставления счетов. В результате все государственные поставщики должны вкладывать средства в технологии электронного выставления счетов для выставления счетов.

В других странах мира правительства не спешили внедрять электронные счета-фактуры, но каждая страна разработала свой собственный набор правил, регулирующих выставление счетов и выставление электронных счетов. Это создало самую сложную область для любой организации, ведущей международную торговлю и желающую внедрить электронное выставление счетов, — соблюдение нормативных требований.

Нужна помощь?

Соблюдение правил выставления счетов | Основы электронного выставления счетов

Правительства получают до 30% своего валового внутреннего продукта (ВВП) от НДС и налогов с продаж, и неудивительно, что сбор налогов — серьезная проблема. От систем, контролируемых государством в Латинской Америке, до четких руководящих принципов в Европе, любая компания, желающая внедрить электронное выставление счетов, должна понимать, что каждая страна имеет свой уникальный набор правил, и поддержание нормативного соответствия на постоянной основе является одной из ключевых задач при выставлении счетов.

Несмотря на то, что эффективность B2B может быть зафиксирована с помощью EDI, компании, стремящиеся использовать систему электронного выставления счетов в соответствии с налоговыми требованиями, должны знать о государственных требованиях, которые необходимо соблюдать во всех странах, в которых их компания ведет бизнес. Требования по НДС значительны и значительно различаются. В зависимости от местонахождения покупателя или поставщика, правила могут требовать одно или все из следующего:

Подтвержденный правительством счет-фактура №
Средство гарантии подлинности и целостности счета-фактуры

Электронный обмен данными (EDI)
Цифровые подписи
Системы, утвержденные государством
Прочие средства

Поля данных минимального счета

И НДС, и коммерческие поля

Долгосрочное архивирование накладной

В пределах подходящего географического местоположения
Согласно соответствующим законам о защите данных

Различные правила электронного выставления счетов

Для любой компании, ведущей международную торговлю, это означает работу с широким спектром различных законодательных и нормативных актов.Например:

В США действуют довольно либеральные правила в отношении выставления электронных счетов без каких-либо конкретных юридических директив.
стран Европейского Союза уже ввели правила выставления электронных счетов с 2001 года.
Последняя директива ЕС гарантирует, что как электронные, так и бумажные счета обрабатываются одинаково. Никакая конкретная технология электронного выставления счетов не может быть применена, но требование подлинности и целостности остается. Это было реализовано во всех странах ЕС 1 января 2013 г.
Страны Латинской Америки ввели в действие системы электронного выставления счетов, контролируемые государством, которые ориентированы на сбор налогов
Раньше (и до этого момента) в Японии, Индии и Китае не разрешалось выставление счетов в электронном виде

Если ваша компания не выполняет различные требования конкретной страны, это может привести к санкциям, включая штрафы и выплаты.Вы должны знать, что санкции могут быть очень суровыми, например, может потребоваться возмещение всей удержанной суммы НДС за несколько лет. Когда НДС и налог с продаж могут составлять до 25% от цены продукта или услуги, это может нанести большой ущерб любому бизнесу.

Не позволяйте соблюдению требований к электронным счетам останавливать вас

Несмотря на то, что соблюдение нормативных требований может показаться сложным, запутанным и постоянно меняющимся, важно не упускать из виду преимущества и не допустить, чтобы эта сложность помешала вам перенести бумажные счета-фактуры в электронные счета.Этот первый шаг по замене бумаги электронными счетами сэкономит вам деньги и даст вам дополнительное преимущество, так как вы еще на шаг приблизитесь к соблюдению нормативных требований.

Однако в то же время не следует недооценивать время, необходимое для перехода к электронному выставлению счетов. Для крупного проекта электронного выставления счетов с участием нескольких стран, если половина ваших счетов-фактур выполняется в электронном виде в течение двух лет, это следует считать успешным.

Нужна помощь?

Один из наших экспертов по электронному выставлению счетов будет рад ответить на любые ваши вопросы.Просто спросите эксперта по электронным счетам »

Форматы данных для выставления счетов в ЕС

Согласно последней директиве ЕС по НДС, все счета-фактуры должны содержать минимальный набор данных. Это также верно для других режимов НДС за пределами Европы, таких как, например, Бразилия или Мексика, и требуемые поля различаются в зависимости от страны.

По сути, электронный счет-фактура должен содержать ту же информацию, что и его бумажный эквивалент. ЕС допускает два типа счетов-фактур — полный счет-фактуру и упрощенный счет-фактуру.Ниже приведена таблица с минимальным набором данных, который должен включать каждый.

Полный электронный счет	Упрощенный электронный счет
Порядковый номер счета-фактуры	Дата выставления счета
Дата / дата создания счета-фактуры	Ваше имя и адрес
Ваше имя и адрес	Количество и вид продукции
Имя и адрес вашего клиента	Валюта
Ваш номер плательщика НДС	Общая сумма к выплате
Номер плательщика НДС вашего клиента	Сумма к уплате или вычету НДС
Дата поставки товаров или услуг	Любые скидки или скидки
Количество и тип предоставленного продукта / услуги
Валюта
Цена за единицу без НДС
Любые скидки или скидки, если они не включены в цену за единицу
Применяемая ставка НДС
Сумма НДС к уплате, если не освобожден от налога
Если освобождение, ссылка на применимую директиву, или любую другую ссылку, указывающую, что поставка освобождена или подлежит обратному начислению
При оплате (если аванс)
Номер IBAN / SEPA (для международных отправлений)
Код BIC / SWIFT (для международных отправлений)

Упрощенный счет-фактура был разработан, чтобы упростить для организаций, таких как МСП, снижение административного бремени выставления счетов-фактур ниже 100 евро.

Национальные форматы

Хотя директивы ЕС предусматривают минимальные наборы данных как для полных, так и для упрощенных счетов-фактур, эта директива затем интерпретируется отдельными государствами-членами, которые могут применять свои собственные критерии. Важно понимать, что минимальные данные для счетов-фактур варьируются от страны к стране.

Нужна помощь?

счетов-фактур | Что такое электронное выставление счетов, плюсы и минусы и процесс

Ваш процесс выставления счетов выглядит примерно так? Распечатайте, сложите, приклейте бумагу в конверт, запечатайте, добавьте штамп, добавьте адреса, отправьте письмо и повторите.Если вас пугает мысль о том, что вам придется отправлять клиентам еще один счет по почте, вы можете рассмотреть возможность выставления счетов по электронной почте.

Что такое электронное выставление счетов?

Электронное выставление счетов, также называемое электронным выставлением счетов или электронным выставлением счетов, представляет собой процесс выставления счетов клиенту онлайн, а не по почте. Клиент получает свой счет по электронной почте или через защищенный портал (например, онлайн-аккаунт). Как правило, компании, использующие электронные счета-фактуры, также дают клиентам возможность оплачивать свои счета онлайн.

Если вы думаете о выставлении электронных счетов клиентам, помните, что вам нужно включить ту же информацию, что и в бумажный счет. Как и традиционные бумажные счета-фактуры, электронные счета-фактуры содержат ключевую информацию о покупке клиента, в том числе:

Дата
Информация о покупателе и продавце
Приобретенные товары или услуги
Сумма к уплате
Срок оплаты
Допустимые способы оплаты
Скидка за досрочное погашение (если применимо)
Номер счета

Вы можете попросить клиентов выбрать электронное выставление счетов, зарегистрировавшись или подтвердив свое согласие на выставление электронных счетов.Вы даже можете добавить поощрение для подписавшихся клиентов (например, скидка X долларов на их следующий счет). Перед отправкой цифровых счетов клиентам убедитесь, что у них есть доступ к адресу электронной почты или безопасному порталу, чтобы избежать задержек.

Электронное выставление счетов: плюсы и минусы

Итак, следует ли вам перейти на электронное выставление счетов или включить его в процесс выставления счетов? Прежде чем принять это решение, подумайте о плюсах и минусах электронного выставления счетов.

Вот некоторые из преимуществ электронного выставления счетов:

Удобство: Вам не нужно беспокоиться о чернилах, бумаге, конвертах или марках при выставлении счетов клиентам.Вместо этого просто сгенерируйте и отправьте счет в электронном виде.
Автоматизация: В зависимости от того, как вы проводите выставление электронных счетов (например, программное обеспечение для бухгалтерского учета), вы можете автоматизировать процесс для клиентов, у которых есть повторяющиеся счета. Таким образом, вам не нужно беспокоиться о создании и отправке счета.
Экономия времени: Весь процесс печати, почты, повторения? Прошло. Электронное выставление счетов может сэкономить вам время, необходимое для отправки счетов по почте, особенно если вы используете автоматизацию.
Более быстрые платежи: Вы можете ускорить платежи клиентов (и, таким образом, получить более здоровый денежный поток) с помощью электронного выставления счетов. Клиенты могут быть более склонны платить сразу же после получения цифрового счета, особенно если они могут платить онлайн.
Цифровой бумажный след: Отправка клиентам электронных счетов-фактур обеспечивает встроенный (безбумажный) бумажный след, чтобы вы могли лучше отслеживать записи.
Бесконтактная доставка: Ваши клиенты получают свои счета без необходимости взаимодействия с людьми или бумагами.

Прежде чем вы начнете отправлять клиентам электронные счета-фактуры, примите во внимание следующее:

Проблемы безопасности: Некоторые клиенты могут не иметь защищенных адресов электронной почты, что может привести к проблемам с безопасностью.
Фильтры спама: В зависимости от настроек электронной почты ваших клиентов ваш электронный счет может попасть прямо в их папку для спама.
Предпочтения клиентов: Не все ваши клиенты захотят получать электронные счета.Некоторые могут предпочесть бумажные копии. Опять же, свяжитесь с клиентами, прежде чем выставлять им счета в электронном виде.

Как создавать и отправлять электронные счета

Считаете ли вы, что отправка клиентам их счетов в электронном виде — это лучший способ развития вашего бизнеса? Если да, узнайте, как создавать и отправлять клиентам электронные счета.

Вы можете создавать электронные счета-фактуры, используя:

Шаблоны
Бухгалтерское программное обеспечение

Создав счет в Интернете, вы можете отправить его клиентам по электронной почте или через безопасный портал, например через их учетную запись в Интернете.

Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, вы можете еще больше упростить процесс:

Настройка повторяющихся счетов
Автоматическая отправка напоминаний об оплате
Выбор из шаблонов счетов
Отслеживание неоплаченных счетов (и оплаченных счетов) в программном обеспечении

Хотите упростить процесс электронного выставления счетов? Бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса Patriot упрощает отправку настраиваемых электронных счетов клиентам, прием платежей по кредитным картам и многое другое.Начните бесплатную пробную версию прямо сейчас!

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Узнайте, как электронное выставление счетов может повысить эффективность

Наши самые ценные ресурсы для малого бизнеса — это время и усилия. И еще одна вещь, которая помогает мне работать более эффективно, — это возможность быстро создавать, отправлять и сохранять электронные счета. Это простой, но мощный инструмент.

Что такое электронное выставление счетов?
Практически все компании должны выставлять кому-либо счета за что-то.Итак, что такое счет-фактура? Счет-фактура — это способ подтверждения нашим клиентам, что мы оказали услугу или отправили товар, и теперь они должны нам деньги. Но всего за последние несколько лет все больше владельцев бизнеса начали отказываться от скромных бумажных счетов в пользу цифровых счетов. ¹

Электронный счет-фактура, или электронный счет-фактура, представляет собой цифровой счет, который может быть отправлен один раз или автоматически для постоянных клиентов. Электронное выставление счетов может значительно сэкономить время для предприятий, которые полагаются на него при обработке кредиторской задолженности — многие считают, что электронное выставление счетов может даже помочь в таких вещах, как соблюдение требований.

Электронное выставление счетов и бумажное выставление счетов.
Сегодняшний электронный счет ничем не отличается от традиционного бумажного. Он включает в себя всю ту же информацию — от выставленного клиентом счета-фактуры и адреса доставки / обслуживания до таких деталей, как выполненные услуги (или проданные продукты), цены, количество, описания, номер счета-фактуры, номера заказов на покупку, идентификатор поставщика или продавца и даты. Это все есть. За исключением того, что это не в физической форме. Он онлайн или даже в облаке. И мы можем извлечь выгоду из простого в использовании цифрового решения для выставления счетов.

Четыре способа электронного выставления счетов преобразовали мой бизнес.

1. Теперь мы вводим данные практически из любого места.
Благодаря мобильным инновациям владельцы бизнеса, такие как я, увидели, как наша жизнь и наши компании изменились. Теперь мы можем общаться, сотрудничать, автоматизировать, администрировать и управлять нашим бизнесом, где бы мы ни находились и когда захотим. У своих лучших клиентов я научился использовать свои мобильные устройства — телефон, планшет, ноутбук — для получения предупреждений, обновлений, отчетов, уведомлений и другой информации, которая поможет мне вести свой бизнес — будь то в офисе или в офисе. Дорога.Но чтобы получить эти данные из моей системы, было также важно интегрировать в систему .

Раньше мы заканчивали работу на неделю, и мои люди сдавали табели учета рабочего времени вручную. Кто-то из финансового отдела моего офиса вручную вводил эту информацию в бухгалтерское программное обеспечение на компьютере, а затем распечатывал и отправлял счета по почте. Это право на человеческую ошибку оставляло нас открытыми для таких вещей, как вопросы соответствия. Теперь, когда мы оказываем услуги, я разрешаю некоторым техническим специалистам автоматически выставлять счет на месте у клиента — независимо от того, находятся ли они в своей машине или идут по улице.Это оказало огромное влияние на нашу производительность.

2. Наш денежный поток значительно улучшился.
Время напрямую влияет на денежный поток. До того, как мы перешли на решение для электронного выставления счетов, проходили дни или недели между тем, как мы оказали услугу, и выставили счет на счет к оплате в нашем счетчике счетов. Теперь, как упоминалось выше, мы выполняем нашу обработку и ввод данных с наших мобильных устройств, поэтому мы выставляем электронные счета так же быстро, как и услуга. Что еще более важно, мы доставляем счет в электронном виде, чтобы клиенты получали его быстро, вместо того, чтобы ждать несколько дней, пока почтовое отделение его доставит.

Говоря об экономии средств, наши электронные счета включают PayPal в качестве способа оплаты, поэтому наши клиенты могут заплатить нам всего несколькими щелчками мыши.

Подумайте об этом: с небольшими изменениями, такими как внедрение электронного выставления счетов, мы сократили обработку платежей на несколько недель и значительно повлияли на наш денежный поток.
3. Помимо движения денежных средств, электронное выставление счетов делает нас более продуктивными.
Это потому, что мы все получаем данные о счетах и платежах, пока мы в пути. Мы без задержек вводим данные этого счета в веб-систему.Мы анализируем информацию от начала до конца практически в реальном времени. А поскольку многое автоматизировано, мы сократили время, затрачиваемое на прием на работу новых сотрудников. Это позволило мне быстрее принимать решения и выявлять потенциальные проблемы (просроченный счет, выставление счета поставщиком меньше ожидаемого) до того, как они возникнут.

4. Это также более зеленая альтернатива.
Очень важно быть экологически сознательной компанией. Печать меньшего количества бумажных счетов-фактур и хранение наших файлов в электронном виде позволяет мне сказать миру, что мы делаем все возможное, чтобы попытаться изменить ситуацию к лучшему.

Что касается опций электронного выставления счетов, мы решили использовать PayPal Invoicing.
Существует множество отличных программных приложений для электронного выставления счетов. Мы используем выставление счетов PayPal по нескольким причинам.

Во-первых, это рентабельно. Шаблоны счетов PayPal предоставляются бесплатно, и комиссия за транзакцию, которую мы платим при оплате, не отличается от той, которую мы платили в прошлом при приеме кредитных карт. Мы используем центр управления выставлением счетов PayPal в качестве нашей бухгалтерской книги дебиторской задолженности, поэтому мы можем отслеживать счета и платежи на ходу.Мне также нравится гибкость шаблонов счетов PayPal и возможность прикреплять файлы — например, предложение с расценками или соглашение об обслуживании — когда нам это необходимо.

Отличные решения для электронного выставления счетов. Они позволяют компаниям принимать частичные платежи и депозиты, отправлять напоминания, извлекать полную историю, принимать платежи для конкретной страны в разных валютах и даже делиться счетом в виде PDF-файла. PayPal Invoicing также дает мне возможность интегрироваться с другими приложениями в системе ERP и выводить их в Microsoft Excel.

Мой совет: если вы управляете бизнесом, переведите ручные процессы, такие как выставление счетов, в цифровой формат. Поверьте, это делают ваши конкуренты. Тебе тоже нужно.

Что такое электронный счет? Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура или электронный счет-фактура — это документ с той же юридической силой, что и бумажный счет, но он выставляется и принимается в электронном формате . Другими словами, в цифровой версии. Этот тип цифрового счета-фактуры ускоряет процесс и гарантирует действительность, так как он такой же, как и традиционный счет-фактура.Однако каковы преимущества? Или подойдет любой формат? Давайте рассмотрим наиболее распространенные сомнения относительно этой относительно новой системы выставления счетов.

Текущее состояние электронного счета-фактуры

Прежде всего, расскажите нам немного о текущем состоянии электронного выставления счетов. Элемент, который начали использовать не так давно, так как он был тесно связан с использованием новых технологий. Использование зависит от каждой страны и регулирующих ее законов.

Австралия и Новая Зеландия начинают переход на электронное выставление счетов.Латинская Америка — один из первых регионов, где это уже является обязательным для подавляющего большинства компаний в нескольких странах. Сильно отстает Европа, где это является обязательством для всех транзакций B2G во многих странах и становится обязательством для B2B в некоторых из этих стран. Безусловно, его внедрение в качестве инструмента регистрации является положительным нововведением, которое следует продвигать.

Каковы преимущества и преимущества электронного выставления счетов?

Некоторые преимущества мы уже указывали: скорость , безопасность и т. Д.Однако расход бумаги также снижается и, конечно же, облегчает управление и автоматизацию данных . Его легко интегрировать в компьютерную систему администрирования, что облегчает ведение учета и сокращение ошибок. Кроме того, это не требует затрат, а из-за легкости хранения физическое пространство также уменьшается. Ко всему этому нужно добавить то, что улучшает обслуживание клиентов и облегчает борьбу с мошенничеством. Все это преимущества для каждой компании.

Какой формат электронного счета?

Электронный счет-фактура должен соответствовать некоторым юридическим стандартам, потому что, как мы уже упоминали, он регулируется. Обычно, если это малый и средний бизнес или частное лицо, наиболее часто используется формат PDF . Этот формат легко доступен каждому. Однако, если получателем является компания и отправка осуществляется с компьютера на компьютер, обычно используется формат XML . Этот формат является стандартом ООН для электронного обмена данными во всем мире, который гарантирует безопасность, конфиденциальность и точность данных.Он закодирован и может быть прочитан любым компьютером с соответствующей программой. Другой широко используемый формат — это EDIFACT, который используется в определенных секторах, таких как автомобилестроение или распределение продуктов питания, хотя он и выходит из употребления. Государственная администрация и все большее количество частных лиц используют язык XML, поскольку он легко обрабатывается любой системой и выбран Европейской комиссией при определении стандарта электронных счетов EN 16931.

Типы электронных счетов

Есть два типа электронных счетов.С одной стороны, счета в структурированном формате легко считываются компьютерными системами. Другими словами, они закодированы для автоматизации управления данными компьютером. По этой причине они часто создаются в XML. С другой стороны, счета-фактуры в неструктурированном формате — это счета, которые должен напечатать получатель. Например, PDF-документ. В случае счетов-фактур в структурированном формате, как только они получены компьютером, они автоматически кодируются, регистрируются и сохраняются.В случае неструктурированных счетов-фактур это должно быть лицо, которое после их получения кодирует их, регистрирует и хранит. Если мы стремимся ускорить процедуры и время, первый тип счетов, безусловно, более уместен.

Как создать электронный счет

Как мы создаем электронный счет, будет зависеть от используемой системы. Если это PDF-файл, для его создания потребуется отформатировать, выгрузить данные и выполнить предыдущую задачу по организации информации, которую необходимо выгрузить в него.Однако, если мы используем специальные программы, новый счет будет легко создан, так как сама система предоставит нам необходимую форму для создания счета. Это значительно ускоряет создание и регистрацию новых счетов.

Пример электронного счета

Как и любой бумажный счет, электронный счет должен содержать определенные данные. Например, он должен включать номер счета и дату выставления. Он также должен включать имя или название компании лица, выписывающего и получающего счет, адрес, налог или идентификатор организации, тип транзакции, на которую выставляется счет, и ее дату, налоги и, конечно же, сумму, которая должна быть оплачена.

Могу ли я преобразовать свои бумажные счета в электронный формат?

Конечно, с помощью любого софта оцифровки, например сканера. Однако эта система потребует более позднего кодирования. Лучше всего иметь возможность использовать программное обеспечение для оцифровки, которое облегчает перенос данных с бумаги в компьютерную систему.

Когда требуется электронный счет?

Как упоминалось выше, это зависит от правил каждой страны.