Как создать свою базу данных на компьютере: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.

Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

5. Для первой таблицы введите следующие поля:

Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле

Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

6. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.

7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей

После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».

8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики

Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.

Выбрать режим Конструктора.

Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.
Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).

Продолжение следует…
УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access

Этапы создания базы данных Access 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.2. Создание базы данных (таблиц и связей между ними) в Access 2007

Рассмотрим этапы создания БД «Деканат» с помощью СУБД Access 2007. Сначала составляем модель «сущность – связь» для базы данных «Деканат». Этапы проектирования модели «сущность – связь» изложены в разделе «Создание БД. Этапы проектирования».

После создания модели запускаем приложение Access 2007. Открывается окно приложение Access 2007 на странице Приступая к работе с Microsoft Access 2007. В разделе Новая пустая база данных щелкаем на пиктограмме Новая база данных. В правой части окна появится информация об имени файла и указана директория для его хранения. По умолчанию имя файла

Изменить имя файла и путь к директории для хранения файла БД можно в окне «Файл новой базы данных» щелкнув на пиктограмме «Поиск расположения для размещения базы данных». Установив имя файла — Деканат_2007.accdb и требуемое имя директории в окне «Файл новой базы данных», надо щелкнуть на кнопке ОК, окно закроется.

Далее необходимо щелкнуть на кнопке Создать, чтобы создать пустую базу данных.

Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Для этого необходимо щелкнуть на пиктограмме Вид и выбрать режим Конструктор.

Откроется окно Сохранение, в котором надо указать имя Группы студентов и нажать кнопку ОК.

Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку колонки «Имя поля» вводим код группы студентов (КодГруппы) и нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных. Access по умолчанию назначает тип данных — Счетчик. Нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных.

Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля:

Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины, Успеваемость. Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.

Необходимо отметить, что в структуре таблицы «Студенты» для поля КодГруппы (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля:

Структуры остальных таблиц: Студенты, Дисциплины, Успеваемость:

После этого необходимо установить логические связи между всеми таблицами.

Далее >>> 2.4.3. Установка связей между таблицами в СУБД Access 2007

Как работать с базами данных Microsoft Access

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office — Access — служит для работы с базами данных

Создание новой базы данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы, пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм, пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

1. Отчёт — будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
2. Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
3. Мастер отчётов — поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

12.6. Создание базы данных. Основы информатики: Учебник для вузов

12.6. Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных.

Для создания пустой базы данных выберите команду Файл—>Создать (кнопка

), а затем в окне диалога Создание щелкните дважды по значку Новая база данных. После этого откроется окно диалога Файл новой базы данных. В раскрывающемся списке Папка выберите нужный диск и папку, например, диск С:, папка Мои документы. После этого в поле Имя файла введите имя новой базы данных. Access автоматически добавит к имени файла расширение. MDB. Теперь остается только нажать на кнопку Создать и на экране появится окно базы данных, представленное на рис. 12.1.

Рисунок 12.4. Главное окно базы данных

Создание новой пустой таблицы

В Microsoft Access существуют четыре способа создания пустой таблицы:

1. Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы и отчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.

2. Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.

3. Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

4. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.

Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любой момент изменить структуру таблицы, например, добавить новые поля, указать значения по умолчанию или создать маски ввода.

Для примера определим таблицу твузы для базы данных «Профконсультант средней школы». Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать. В окне диалога Новая таблица выберите Конструктор и нажмите кнопку Ok. Access выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора. На рис. 12.2 показана таблица твузы в режиме таблицы с уже определенными полями.

Рисунок 12.5. Окно таблицы базы данных в режиме Таблицы

В верхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окна выводится краткая информация о полях или свойствах. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат. Рассмотрим типы полей и их свойства.

Типы данных

Текстовый формат

Размер текстового поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов.

Числовой формат

Тип числового поля может принимать значения из следующего списка:

байт – целые числа в пределах от 0 до 255;

целое – целые числа от –32768 до 32767;

длинное целое – целые числа от – 2147483648 до 2147483647;

с плавающей точкой (4 байта) – числа в пределах от –3,402823ЕЗ8 до 3,402823ЕЗ8;

с плавающей точкой (8 байт) – числа в пределах от 1,79769313486232ЕЗ08 до 1,79769313486232ЕЗ08;

Формат «Дата/Время»

Для типа данных Дата/Время существует набор форматов поля, приведенный ниже вместе с примерами:

Денежный формат

По умолчанию денежный формат представляет собой числа, записанные с двумя знаками после запятой, с разделением групп разрядов и обозначением «р. » в конце. Пользователь может записать в строке Формат поля шаблон для своего формата. Допустим, необходимо вводить суммы в долларах. Тогда надо установить курсор на слово Денежный и заменить его шаблоном формата, например таким: # ###$.

Формат «счетчик»

Поля типа «счетчик» выполняют определенную функцию – автоматическую идентификацию записей таблицы. Поэтому свойств, которые можно было бы изменить, у такого поля немного. Во-первых, счетчик – это всегда число. Во-вторых, наращивание его значения происходит автоматически. Access предлагает два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный. Первый вариант удобен тем, что позволяет нумеровать записи. Второй вариант можно использовать, если надо создать систему кодирования записей в таблице, защищенную от неосторожных действий оператора.

Логический формат

Ячейка в поле логического типа может содержать только одно из двух значений: Да или Нет. Access предлагает еще два варианта названий логического типа: Истина/Ложь и Включено/Выключено. Вне зависимости от того, какой формат поля вы изберете, в таблице логическое поле будет представлено в виде набора флажков. Когда вы щелкаете флажок мышью, это приводит к тому, что в квадрате появляется изображение галочки, что соответствует логическому значению Да

Сброс флажка означает присвоение ячейке поля логического значения Нет. Использование логических полей может быть различным, например, в анкетах или для создания элементов управления.

Поле объекта OLE

Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding) – последний выбираемый из списка тип поля. Он имеет всего два свойства: подпись и параметр «обязательное поле». Поля данного типа не хранят информацию как таковую, а содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в БД с использованием OLE-протокола обмена данными. Такими объектами могут быть, например, графические файлы.

Для того чтобы внедрить в ячейку поля OLE-объект, надо установить на нее курсор и, нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню. В нем выберите команду Вставить объект. Программа раскроет окно диалога для выбора типа объекта. Объект в данном случае отождествляется с приложением, в котором он может быть создан или отредактирован.

Второй вариант вставки объекта – выбор переключателя Создать из файла в окне Вставка объекта. В этом случае подразумевается, что файл уже существует, и нужно установить с ним связь. Access откроет окно открытия документа и после выбора нужного файла определит, какое приложение необходимо открыть для работы с ним.

Гиперссылка

Текст или комбинация текста и чисел, используемая как адрес гиперссылки.

Адрес – это текст, задающий путь и имя файла для открываемого документа. Путь может представлять собой путь к файлу, записанному на жестком диске, являться адресом в формате UNC или адресом URL в Интернете.

Для вставки адреса в поле можно использовать команду Гиперссылка в меню Вставка.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Создание базы данных в Excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т. п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
  
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи"). Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6.

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

Изучите SQL или создайте простую базу данных с помощью браузера баз данных SQLite

Мне действительно очень нравится мощь SQL, как вы могли заметить в моей статье о том, как редактировать тысячи статей WordPress.

с одной командой SQL. Это классные вещи, которые вы можете выполнить, если вы немного знакомы с вызовами SQL и структурой баз данных.

Эти знания и опыт приходят не сразу, а из-за того, что они играют с SQL-вызовами в реальной базе данных. Это не всегда легко сделать, когда единственная база данных, к которой у вас есть доступ, — это база данных на работе. Итак, используя SQL Lite, вы можете создать свою собственную базу данных SQL, заполнить ее как можно большим количеством данных всех типов, а затем попрактиковаться в новых командах SQL для этих данных, чтобы увидеть, как выглядят результаты.

Конечно, еще одно более простое использование для браузера SQLite — это создание простой базы данных для хранения любой информации, которую вы хотели бы иметь, в доступном для поиска формате базы данных. Это, вероятно, самый быстрый и простой способ сделать это без необходимости устанавливать или настраивать фактическую базу данных.

Создание базы данных с SQLite

Если вы хотите практиковать программирование на SQL или просто хотите хранить информацию в простой базе данных, отправная точка одна и та же. Вам нужно будет создать базу данных.

Когда вы впервые запустите браузер баз данных SQLite, вы увидите простое главное окно с панелью меню, панелью инструментов и тремя вкладками. Когда вы только начинаете, очевидно, что не будет никакой доступной структуры базы данных, поэтому основная область отображения будет пустой.

Нажмите «Файл», и вы можете либо нажать «Новая база данных», либо «Импорт», чтобы импортировать данные, которые у вас уже могут быть в другом формате, например, существующую базу данных из файла SQL или таблицу Excel, которую вы « мы экспортировали в файл CSV. Любой формат может быть импортирован в вашу новую базу данных SQLite.

Если вы хотите начать с нуля, нажмите «Новая база данных», и вам нужно будет создать структуру вашей базы данных. Создайте свою первую таблицу, добавьте в нее поля базы данных и определите формат для каждого поля (текст, число и т. Д.).

Каждое поле базы данных может быть строкой (текст), числом (цифра), большим двоичным объектом (двоичные данные) или целочисленным ключом.

Когда вы закончите создание своей первой таблицы в базе данных, вы увидите структуру на вкладке Структура базы данных в главном окне. Когда вы создаете каждую таблицу в базе данных, вы увидите начало формирования дерева, которое будет содержать все таблицы и поля в них. Это быстрый и быстрый обзор того, как выглядит вся ваша база данных, и простой способ навигации по ней, когда она начнет расти.

Для просмотра и управления данными вашей базы данных достаточно просто щелкнуть вкладку «Просмотр данных» и редактировать записи напрямую. Здесь также можно создавать новые записи данных, удалять записи или искать данные в очень больших таблицах.

Конечно, самая важная функция — по крайней мере, основная причина, по которой я установил программное обеспечение — это вкладка «Выполнение SQL», где вы можете ввести строки команд SQL, которые вы хотите запустить в своей базе данных. Когда вы нажмете «Выполнить запрос», вы увидите результаты запроса в поле «Возвращенные данные». Или … вы увидите сообщение об ошибке. Надеюсь, вы не увидите многих из них!

Тем не менее, как инструмент для изучения SQL, поле с сообщением об ошибке является хорошим, потому что оно говорит вам, что вы делаете неправильно. Вы можете использовать это как подсказку, чтобы переделать оператор SQL и повторить попытку.

Если вы хотите перейти к более сложному управлению базами данных, SQLite Database Browser также предлагает возможность создания индекса для вашей базы данных. Это значок помеченной таблицы на панели инструментов значков.

Еще одна приятная функция, особенно если вы используете ее в качестве инструмента обучения SQL, как у меня, — это окно журнала SQL, которое вы можете открыть, нажав на значок «Журнал» на панели инструментов. Это показывает вам полный журнал всех операторов SQL, которые были выполнены. Это хорошо, когда вы только что потеряли и ваш запрос полностью испортился из-за всех настроек, которые вы пробовали. Вы можете вернуться в журнал и найти оригинальную версию вашего запроса, прежде чем он будет полностью изменен.

Браузер SQLite — это приятное приложение, с которого можно начать программирование баз данных, и если вы хотите быстро создать личную базу данных для хранения некоторых данных, которые у вас возникли. Наличие его в такой базе данных дает вам дополнительное преимущество при выполнении SQL-запросов к нему, что вы не могли бы сделать с данными, если бы они просто были в какой-то электронной таблице.

Итак, попробуйте SQLite Browser и убедитесь, что он немного поднимет ваши навыки программирования на SQL. Поделитесь своим опытом и мыслями с нами в разделе комментариев ниже.

Кредиты изображений: структура базы данных через Shutterstock

Postgres Pro Standard : Документация: 9.5: 21.2. Создание базы данных : Компания Postgres Professional

21.2. Создание базы данных

Для создания базы данных сервер Postgres Pro должен быть развёрнут и запущен (см. Раздел 17.3).

База данных создаётся SQL-командой CREATE DATABASE:

CREATE DATABASE имя;

где имя подчиняется правилам именования идентификаторов SQL. Текущий пользователь автоматически назначается владельцем. Владелец может удалить свою базу, что также приведёт к удалению всех её объектов, в том числе, имеющих других владельцев.

Создание баз данных это привилегированная операция. Как предоставить права доступа, описано в Разделе 20.2.

Поскольку для выполнения команды CREATE DATABASE необходимо подключение к серверу базы данных, возникает вопрос как создать самую первую базу данных. Первая база данных всегда создаётся командой initdb при инициализации пространства хранения данных (см. Раздел 17.2.) Эта база данных называется postgres. Далее для создания первой «обычной» базы данных можно подключиться к postgres.

Вторая база данных template1, также создаётся во время инициализации кластера. При каждом создании новой базы данных в рамках кластера по факту производится клонирование шаблона template1. При этом любые изменения сделанные в template1 распространяются на все созданные впоследствии базы данных. Следует избегать создания объектов в template1, за исключением ситуации, когда их необходимо автоматически добавлять в новые базы. Более подробно в Разделе 21.3.

Для удобства, есть утилита командной строки для создания баз данных, createdb.

createdb dbname

Утилита createdb не делает ничего волшебного, она просто подключается к базе данных postgres и выполняет ранее описанную SQL-команду CREATE DATABASE. Подробнее о её вызове можно узнать в createdb. Обратите внимание, что команда createdb без параметров создаст базу данных с именем текущего пользователя.

Примечание

Глава 19 содержит информацию о том, как ограничить права на подключение к заданной базе данных.

Иногда необходимо создать базу данных для другого пользователя и назначить его владельцем, чтобы он мог конфигурировать и управлять ею. Для этого используйте одну из следующих команд:

CREATE DATABASE имя_базы OWNER имя_роли;

из среды SQL, или:

createdb -O имя_роли имя_базы

из командной строки ОС. Лишь суперпользователь может создавать базы данных для других (для ролей, членом которых он не является).

Создание новой базы данных

В этой статье описывается базовый процесс запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на настольных компьютерах, а не через Интернет. В нем объясняется, как создать базу данных рабочего стола с помощью шаблона и как создать базу данных с нуля, создав свои собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В нем также объясняются некоторые методы, которые можно использовать для переноса существующих данных в новую базу данных.

В этой статье

Обзор

Создайте базу данных с помощью шаблона

Создать базу данных без использования шаблона

Скопируйте данные из другого источника в таблицу Access

Импорт, добавление или ссылка на данные из другого источника

Добавить часть приложения

Откройте существующую базу данных Access

Обзор

При первом запуске Access или при закрытии базы данных без закрытия Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

Backstage — это отправная точка, с которой вы можете создать новую базу данных, открыть существующую базу данных, просмотреть избранный контент с Office.com — все, что вы можете использовать в Access, чтобы сделать с по файл базы данных или за пределами базы данных, в отличие от в базе данных.

Создание базы данных

Когда вы открываете Access, в представлении Backstage отображается вкладка Новый .Вкладка Новый предоставляет несколько способов создания новой базы данных:

• Пустая база данных При желании вы можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть очень специфические требования к дизайну или есть существующие данные, которые нужно учесть или включить.

• Шаблон, устанавливаемый вместе с Access Рассмотрите возможность использования шаблона, если вы начинаете новый проект и хотите начать работу. В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.

• Шаблон с Office.com Помимо шаблонов, которые поставляются с Access, вы можете найти еще много шаблонов на Office.com. Вам даже не нужно открывать браузер, шаблоны доступны на вкладке Новый .

Добавление в базу

Когда вы работаете с базой данных, вы можете добавлять поля, таблицы или части приложения.

Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных вместе, как если бы они были одним целым. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на таблице. Вы можете добавить таблицу и форму одновременно, используя часть приложения.

Также вы можете создавать запросы, формы, отчеты, макросы — все объекты базы данных, с которыми вы привыкли работать.

Создайте базу данных с помощью шаблона

Access поставляется с множеством шаблонов, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки.Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения конкретной задачи. Например, есть шаблоны, которые можно использовать для отслеживания проблем, управления контактами или ведения учета расходов. Некоторые шаблоны содержат несколько примеров записей, помогающих продемонстрировать их использование.

Если один из этих шаблонов соответствует вашим потребностям, его использование обычно является самым быстрым способом начать работу с базой данных. Однако, если у вас есть данные в другой программе, которые вы хотите импортировать в Access, вы можете решить, что лучше создать базу данных без использования шаблона.В шаблонах уже определена структура данных, и может потребоваться много работы, чтобы адаптировать существующие данные к структуре шаблона.

1. Если у вас открыта база данных, на вкладке Файл щелкните Закрыть . В представлении Backstage отображается вкладка Новый .

2. На вкладке Новый доступно несколько наборов шаблонов, некоторые из которых встроены в Access.Вы можете загрузить дополнительные шаблоны с Office.com. См. Подробности в следующем разделе этой статьи.

3. Выберите шаблон, который хотите использовать.

4. Access предлагает имя файла для вашей базы данных в поле Имя файла — вы можете изменить имя файла, если хотите. Чтобы сохранить базу данных в папке, отличной от той, которая отображается под полем имени файла, щелкните, перейдите к папке, в которой вы хотите ее сохранить, а затем щелкните ОК .При желании вы можете создать базу данных и связать ее с сайтом SharePoint.

5. Щелкните Создать .

   Access создает базу данных на основе выбранного вами шаблона, а затем открывает базу данных. Для многих шаблонов отображается форма, в которой вы можете начать ввод данных. Если ваш шаблон содержит образцы данных, вы можете удалить каждую запись, щелкнув селектор записей (затененное поле или полоса слева от записи), а затем выполнив следующие действия:

   На вкладке Домашняя страница в группе Записи щелкните Удалить .

6. Чтобы начать ввод данных, щелкните первую пустую ячейку формы и начните ввод. Используйте область навигации для поиска других форм или отчетов, которые вы, возможно, захотите использовать. Некоторые шаблоны включают форму навигации, которая позволяет перемещаться между различными объектами базы данных.

Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. В статье Использование шаблона для создания базы данных Access для настольных ПК.

Верх страницы

Создание базы данных без использования шаблона

Если вы не заинтересованы в использовании шаблона, вы можете создать базу данных, создав свои собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это включает одно или оба из следующих:

• Ввод, вставка или импорт данных в таблицу, которая создается при создании новой базы данных, а затем повторение процесса с новыми таблицами, которые вы создаете с помощью команды Таблица на вкладке Создать .

• Импорт данных из других источников и создание новых таблиц в процессе.

Создать пустую базу данных

1. На вкладке Файл щелкните Новый , а затем щелкните Пустая база данных .

2. Введите имя файла в поле Имя файла .Чтобы изменить расположение файла по умолчанию, щелкните Найдите место для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла ), перейдите в новое расположение и нажмите ОК .

3. Щелкните Создать .

   Access создает базу данных с пустой таблицей с именем Table1, а затем открывает Table1 в режиме таблицы. Курсор помещается в первую пустую ячейку в столбце Нажмите, чтобы добавить .

4. Начните вводить данные, чтобы добавить данные, или вы можете вставить данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.

Ввод данных в режиме таблицы очень похож на работу с листом Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. Когда вы добавляете новый столбец в таблицу, в таблице определяется новое поле.Access автоматически устанавливает тип данных каждого поля на основе введенных вами данных.

Если вы не хотите сейчас вводить данные в Таблицу 1, щелкните Закрыть . Если вы внесли какие-либо изменения в таблицу, Access предложит вам сохранить изменения. Щелкните Да, , чтобы сохранить изменения, щелкните Нет, , чтобы отменить их, или щелкните Отмена, , чтобы оставить таблицу открытой.

Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке, расположенной на [установочном диске]: \ Program Files \ Microsoft Office \ Templates \ 1033 \ Access \. Если он существует, Blank.accdb является шаблоном для всех новых пустых баз данных. Любой контент, который он содержит, наследуется всеми новыми пустыми базами данных. Это хороший способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров деталей или заявлений об отказе от ответственности и политик компании.

Важно: Если вы закроете Table1, не сохранив ее хотя бы один раз, Access удалит всю таблицу, даже если вы ввели в нее данные.

Добавить стол

Вы можете добавлять новые таблицы в существующую базу данных с помощью команд в группе Таблицы на вкладке Создать .

Создайте таблицу, начиная с представления таблицы В представлении таблицы вы можете сразу ввести данные и позволить Access построить структуру таблицы за кулисами.Имена полей назначаются численно (Поле1, Поле2 и т. Д.), И Access автоматически устанавливает тип данных каждого поля на основе введенных вами данных.

1. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Таблица .

   Access создает таблицу и выбирает первую пустую ячейку в столбце Нажмите, чтобы добавить .

2. На вкладке Поля в группе Добавить и удалить щелкните тип поля, которое вы хотите добавить.Если вы не видите нужный тип, щелкните Дополнительные поля .

3. Access отображает список часто используемых типов полей. Щелкните нужный тип поля, и Access добавит новое поле в таблицу в точке вставки.

   Вы можете переместить поле, перетащив его. Когда вы перетаскиваете поле в таблице, появляется вертикальная полоса вставки там, где это поле будет размещено.

4. Чтобы добавить данные, начните вводить данные с первой пустой ячейки или вставьте данные из другого источника, как описано в разделе «Копирование данных из другого источника в таблицу Access».

5. Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.

   Каждому полю следует дать осмысленное имя, чтобы вы могли определить, что оно содержит, когда увидите его на панели Список полей .

6. Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок, чтобы выбрать столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.Вы также можете выбрать несколько смежных столбцов, а затем перетащить их в новое место сразу. Чтобы выбрать несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

Создайте таблицу, начиная с представления «Дизайн». В представлении «Дизайн» сначала создайте структуру таблицы. Затем вы переключаетесь в режим таблицы для ввода данных или вводите данные с помощью другого метода, такого как вставка или импорт.

1. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Дизайн таблицы .

2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля , а затем выберите тип данных из списка Тип данных .

3. При желании вы можете ввести описание для каждого поля в столбце Описание .Затем описание отображается в строке состояния, когда курсор находится в этом поле в режиме таблицы. Описание также используется в качестве текста строки состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые вы создаете, перетаскивая поле из панели Список полей , а также для любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера форм или Мастер отчетов.

4. После добавления всех полей сохраните таблицу:

5. Вы можете начать ввод данных в таблицу в любое время, переключившись в режим таблицы и щелкнув первую пустую ячейку. Вы также можете вставить данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.

Установка свойств поля в представлении «Дизайн» Независимо от того, как вы создали свою таблицу, рекомендуется проверить и установить свойства поля. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, некоторые свойства можно установить только в режиме конструктора. Чтобы переключиться в представление «Дизайн», щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации и выберите «Дизайн-представление ».Чтобы просмотреть свойства поля, щелкните поле в сетке дизайна. Свойства отображаются под сеткой проекта, в разделе Свойства поля .

Чтобы просмотреть описание каждого свойства поля, щелкните свойство и прочтите описание в поле рядом со списком свойств в разделе Свойства поля . Вы можете получить более подробную информацию, нажав кнопку «Справка».

В следующей таблице описаны некоторые часто настраиваемые свойства поля.

Верх страницы

Копировать данные из другого источника в таблицу доступа

Если ваши данные в настоящее время хранятся в другой программе, например Excel, вы можете скопировать и вставить их в таблицу Access.В общем, это работает лучше всего, если ваши данные уже разделены на столбцы, как на листе Excel. Если ваши данные находятся в текстовом редакторе, лучше всего разделить столбцы данных с помощью вкладок или преобразовать данные в таблицу в текстовом редакторе перед копированием данных. Если ваши данные требуют какого-либо редактирования или манипуляции (например, разделение полных имен на имя и фамилию), вы можете сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

Когда вы вставляете данные в пустую таблицу, Access устанавливает тип данных каждого поля в соответствии с типом данных, которые он там находит. Например, если вставленное поле не содержит ничего, кроме значений даты, Access применяет к этому полю тип данных «Дата / время». Если вставленное поле содержит только слова «да» и «нет», Access применяет к полю тип данных «Да / Нет».

Access называет поля в зависимости от того, что он находит в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных похожа по типу на следующие строки, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. Д.).). Если первая строка вставленных данных не похожа на следующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access называет поля соответствующим образом и не включает первую строку в данных.

Если Access назначает общие имена полей, следует как можно скорее переименовать поля, чтобы избежать путаницы. Используйте следующую процедуру:

1. Нажмите CTRL + S, чтобы сохранить таблицу.

2. В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца, а затем введите описательное имя поля для каждого столбца.

3. Сохраните таблицу еще раз.

Примечание: Вы также можете переименовать поля, переключившись в представление «Дизайн» и отредактировав там имена полей. Чтобы переключиться в представление «Дизайн», щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации и выберите «Дизайн-представление ». Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.

Верх страницы

Импорт, добавление или ссылка на данные из другого источника

У вас могут быть данные, которые хранятся в другой программе, и вы хотите импортировать эти данные в новую таблицу или добавить их в существующую таблицу в Access. Или вы можете работать с людьми, которые хранят свои данные в других программах, и вы хотите работать с ними в Access, установив на них ссылку. В любом случае Access упрощает работу с данными из других источников. Вы можете импортировать данные из листа Excel, из таблицы в другой базе данных Access, из списка SharePoint или из множества других источников. Используемый вами процесс немного отличается в зависимости от вашего источника, но следующая процедура поможет вам начать.

1. В Access на вкладке Внешние данные в группе Импорт и ссылка щелкните команду для типа импортируемого файла.

   Например, если вы импортируете данные из листа Excel, щелкните Excel . Если вы не видите нужный тип программы, щелкните Подробнее .

   Примечание: Если вы не можете найти правильный тип формата в группе Import & Link , возможно, вам придется запустить программу, в которой вы изначально создали данные, а затем использовать эту программу для сохранения данных в общей формат файла (например, текстовый файл с разделителями), прежде чем вы сможете импортировать эти данные в Access.

2. В диалоговом окне Получить внешние данные щелкните Обзор , чтобы найти файл исходных данных, или введите полный путь к файлу исходных данных в поле Имя файла .

3. Выберите нужный вариант (все программы позволяют импортировать, а некоторые позволяют добавлять или связывать) в разделе Укажите, как и где вы хотите хранить данные в текущей базе данных .Вы можете создать новую таблицу, которая использует импортированные данные, или (с некоторыми программами) вы можете добавить данные в существующую таблицу или создать связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в исходной программе.

4. Если мастер запустится, следуйте инструкциям на следующих нескольких страницах мастера. На последней странице мастера нажмите Готово .

   Если вы импортируете объекты или связываете таблицы из базы данных Access, открывается диалоговое окно Импортировать объекты или Связать таблицы . Выберите нужные элементы и нажмите ОК .

   Точный процесс зависит от того, хотите ли вы импортировать, добавить или связать данные.

5. Access запросит у вас, хотите ли вы сохранить детали только что выполненной операции импорта. Если вы думаете, что в будущем вы снова будете выполнять ту же операцию импорта, нажмите Сохранить шаги импорта , а затем введите данные.Затем вы можете легко повторить операцию в будущем, щелкнув Сохраненный импорт в группе Импорт и привязка на вкладке Внешние данные . Если вы не хотите сохранять детали операции, нажмите Закрыть .

Если вы выбрали импорт таблицы, Access импортирует данные в новую таблицу, а затем отобразит таблицу в группе Таблицы в области навигации. Если вы выбрали добавление данных в существующую таблицу, данные будут добавлены в эту таблицу.Если вы выбрали ссылку на данные, Access создаст связанную таблицу в группе Таблицы в области навигации.

Верх страницы

Добавить часть приложения

Вы можете использовать часть приложения для добавления функциональности в существующую базу данных. Часть приложения может быть такой же простой, как одна таблица, или может состоять из нескольких связанных объектов, таких как таблица и связанная форма.

Например, прикладная часть «Комментарии» состоит из таблицы с полем AutoNumber ID, полем даты и мемо-полем. Вы можете добавить его в любую базу данных и использовать как есть или с минимальной настройкой.

1. Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.

2. Щелкните вкладку Создать .

3. В группе Шаблоны щелкните Части приложения .Откроется список доступных деталей.

4. Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.

Верх страницы

Открыть существующую базу данных Access

1. На вкладке Файл щелкните Открыть .

2. В диалоговом окне Открыть перейдите к базе данных, которую вы хотите открыть.

3. Выполните одно из следующих действий:

   • Дважды щелкните базу данных, чтобы открыть ее в режиме по умолчанию, указанном в диалоговом окне Access Options , или в режиме, установленном административной политикой.

   • Щелкните Открыть , чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде, чтобы вы и другие пользователи могли читать и писать в базу данных.

   • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть только для чтения , чтобы открыть базу данных для доступа только для чтения, чтобы ее можно было просматривать, но не редактировать. Другие пользователи по-прежнему могут читать и писать в базу данных.

   • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Эксклюзивное открытие , чтобы открыть базу данных с использованием монопольного доступа.Когда у вас есть база данных, открытая с монопольным доступом, любой, кто попытается открыть базу данных, получит сообщение «файл уже используется».

   • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть эксклюзивный доступ только для чтения , чтобы открыть базу данных для доступа только для чтения. Другие пользователи по-прежнему могут открывать базу данных, но они ограничены режимом только для чтения.

Примечание: Вы можете напрямую открыть файл данных во внешнем формате файла, таком как dBASE, Microsoft Exchange или Excel.Вы также можете напрямую открыть любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создает новую базу данных Access в той же папке, что и файл данных, и добавляет ссылки на каждую таблицу во внешней базе данных.

подсказок

• Чтобы открыть одну из последних открытых баз данных, на вкладке Файл щелкните Последние , а затем щелкните имя файла для этой базы данных.Access открывает базу данных, используя те же параметры параметров, что и при ее последнем открытии. Если список недавно использованных файлов не отображается, на вкладке Файл щелкните Параметры . В диалоговом окне Access Options щелкните Client Settings . В разделе Отображение введите количество документов, отображаемых в списке «Последние документы», не более 50.

  Вы также можете отобразить недавние базы данных на панели навигации в представлении Backstage для доступа в два щелчка: 1) вкладка File , 2) недавняя база данных, которую вы хотите открыть.Внизу вкладки Недавние установите флажок Быстрый доступ к этому количеству недавних баз данных , а затем отрегулируйте количество отображаемых баз данных.

• Если вы открываете базу данных, щелкнув команду Открыть на вкладке Файл , вы можете просмотреть список ярлыков для баз данных, которые вы ранее открывали, щелкнув Мои недавние документы в диалоговом окне Открыть .

Верх страницы

Базы данных с нуля I: Введение

Когда мне было восемнадцать, у меня была работа на каникулах в малоизвестном бэк-офисе Управления гербовых сборов Нового Южного Уэльса. Не требуется сверхактивного воображения, чтобы понять, что временное положение в этом бюрократическом форпосте не было самым радостным опытом.

Работа достигла своего пика, когда мне дали задание по перенумерации — вручную — 30 000 файловых карточек. Карты были пронумерованы от 1 до 30 000, а власти, которые хотели их, перенумеровали от 0 до 29 999, чтобы каждая партия из 100 карт начиналась с одинаковых цифр.

Если бы только эти файловые карты были в компьютерной базе данных! С компьютером эту ошеломляющую работу, на выполнение которой у меня ушло несколько недель, можно было бы выполнить за считанные секунды. На самом деле это была бы совершенно тривиальная задача.

Появление баз данных

К сожалению, в то время, когда я страдал в Управлении гербовых сборов, в середине 70-х, компьютерные базы данных, какими мы их знаем сегодня, были в зачаточном состоянии. Примерно в 1970 году исследователь по имени Тед Кодд разработал «реляционную модель данных», которая должна была стать краеугольным камнем современной технологии баз данных. Однако в середине 70-х компьютерные базы данных — особенно в руках конечных пользователей — не были обычным явлением.

Только в начале 80-х, с разработкой dBASE II (не было dBASE I), микрокомпьютерные базы данных начали применяться.Несмотря на множество ошибок, dBASE предоставила разработчикам микрокомпьютеров огромные возможности и оставалась ведущей программой для работы с базами данных до появления Windows 3.x. В Windows 3 появилось новое поколение баз данных для ПК, которые были намного проще в использовании, чем их предшественники на базе DOS.

Сегодня существует множество продуктов баз данных на выбор, начиная от программ, предназначенных для разработчиков, и заканчивая простыми базами данных для обычных пользователей компьютеров, и заканчивая нишевыми базами данных, предназначенными для конкретных целей, таких как каталоги библиотек и планирование занятий.

Что такое база данных?

Давайте сделаем шаг назад и определим, что такое база данных. Если электронные таблицы — это «вычислители чисел» в цифровом мире, то базы данных — настоящие «вычислители информации». Базы данных превосходны в управлении и манипулировании структурированной информацией.

Что означает термин «структурированная информация»? Рассмотрим одну из самых привычных баз данных — телефонную книгу. Телефонная книга содержит несколько элементов информации — имя, адрес и номер телефона — о каждом абоненте телефона в определенной области.Информация о каждом подписчике имеет одинаковую форму.

На языке базы данных телефонная книга представляет собой таблицу , которая содержит записей для каждого абонента. Каждая запись о подписчике содержит три поля : имя , адрес и номер телефона. Каждое поле содержит определенную информацию о подписчике. Записи сортируются в алфавитном порядке по полю имени, которое называется ключевым полем .

Другими примерами баз данных являются списки членов клубов, списки клиентов, библиотечные каталоги, файлы визитных карточек, расписания занятий и запасы запчастей.Список на самом деле бесконечен. Используя программу базы данных , вы можете создать базу данных, чтобы делать что угодно, от отслеживания программы разведения на конном заводе до сбора информации с марсохода. И все чаще базы данных используются для создания веб-сайтов.

Одно- и многофайловые базы данных

Самая простая форма базы данных состоит из единой таблицы информации по определенной теме. Если вы визуализируете телефонную книгу в виде таблицы, состоящей из строк и столбцов, каждая строка представляет собой запись одного телефонного абонента.Каждый столбец представляет собой поле, которое содержит информацию одинакового типа для каждого подписчика.

База данных может содержать одну таблицу информации, например, телефонную книгу, или несколько таблиц со связанной информацией. Например, система ввода заказов для бизнеса будет состоять из множества таблиц:

• таблица заказов для отслеживания каждого заказа
• таблица деталей заказов для отслеживания каждого элемента в заказе
• таблица клиентов, чтобы вы могли видеть, кто сделал заказ и кому выставить счет
• таблица запасов, показывающая товары, которые у вас есть под рукой
• таблица поставщиков, чтобы вы могли видеть, кому вам нужно повторно заказать свои запасы из
• таблица платежей для отслеживания платежей по заказам

Каждая из этих таблиц будет связана с одной или несколькими другими таблицами, чтобы вы могли связать информацию вместе для создания отчетов или ответов на вопросы об информации, которая есть в вашей базе данных.

Такие многофайловые базы данных называются реляционными базами данных . Как мы увидим позже в этой серии, именно реляционные базы данных обеспечивают исключительную мощность и гибкость при хранении и извлечении информации.

Пример нескольких файлов

Реляционные базы данных состоят из двух или более таблиц информации, которые каким-либо образом связаны. Очень простой пример, показанный здесь, изображает базу данных, используемую для отслеживания обзоров Интернет-сайтов, опубликованных компьютерным журналом.

В базе данных две таблицы. Первая — это таблица обзоров , которая включает информацию о каждом сайте, самом обзоре и авторах обзора. Вторая — это таблица категорий , содержащая список категорий сайтов. Эта таблица содержит всего два поля, идентификатор категории и имя категории, и она связана с таблицей обзоров через поле CategoryID.

Вы можете спросить, почему мы не помещаем информацию о категории непосредственно в таблицу отзывов?

Одна из причин — поддерживать согласованность информации, хранящейся в базе данных. Если вы введете информацию о категории непосредственно в таблицу обзоров, легко закончить тем, что категория одного сайта будет указана, например, как «новостной комментарий», в то время как аналогичный сайт будет указан как «мнение новостей», а другой — как «обозреватель новостей» когда на самом деле все они принадлежат к одной и той же категории. Это не большая проблема для небольшой базы данных, но если в вашей таблице есть тысячи обзоров сайтов, таких проблем очень легко умножить. Если вы попытаетесь выполнить поиск по запросу «новостной комментарий» в этой таблице, вы не найдете сайты, отнесенные к категории «новостное мнение» или «новостной обозреватель», даже если вы надеетесь включить их в результат.

С другой стороны, если вы храните информацию о категории в отдельной таблице, такие несоответствия сразу становятся очевидными, и категории несложно устранить. Затем связав две таблицы, вы можете извлечь информацию из таблицы «Категории» в таблицу «Обзоры» (это называется поиском ).

Программы баз данных

Для создания и обслуживания компьютерной базы данных вам понадобится программа базы данных, которую часто называют системой управления базами данных или СУБД.Так же, как базы данных варьируются от простых списков с одной таблицей до сложных систем с несколькими таблицами, программы баз данных также различаются по сложности.

Некоторые из них, например компонент базы данных Microsoft Works, предназначены исключительно для управления однофайловыми базами данных. С таким продуктом вы не можете построить многотабличную базу данных. Вы, конечно, можете создать множество таблиц для хранения различных типов информации, но нет возможности связать информацию из одной таблицы с другой. Такие программы иногда называют базами данных с плоскими файлами или менеджерами списков.

Другие программы баз данных, называемые программами реляционных баз данных или СУБД, предназначены для работы с многофайловыми базами данных. Некоторые из самых популярных реляционных баз данных — Microsoft Access, FileMaker Pro, Bento (на Mac) и Alpha Five.

Программные инструменты базы данных

Программа базы данных дает вам инструменты для:

• разработки структуры вашей базы данных
• создания форм ввода данных, чтобы вы могли получить информацию в базе данных
• проверки введенных данных и проверки на несоответствия
• сортирует и обрабатывает данные в базе данных
• запрашивает базу данных (то есть задает вопросы о данных)
• создает гибкие отчеты, как на экране, так и на бумаге, что упрощает понимание информации, хранящейся в базе данных.

Большинство более продвинутых программ баз данных имеют встроенные языки программирования или макроязыки, которые позволяют автоматизировать многие из их функций.

Использование базы данных

Если упоминание языков программирования заставляет вас чувствовать, что вы теряете свою глубину, не волнуйтесь! Большинство программ баз данных, с которыми вы, вероятно, столкнетесь, можно использовать на разных уровнях.

Если вы новичок, вы найдете встроенные шаблоны, образцы баз данных, «мастеров» и «экспертов», которые сделают за вас большую часть тяжелой работы.Если вы обнаружите, что встроенные базы данных не совсем подходят для вас, можно легко изменить существующую базу данных, чтобы она соответствовала вашим потребностям, и совсем не сложно научиться создавать свою собственную простую структуру базы данных с нуля.

Для более продвинутых пользователей более мощные программы баз данных позволяют создавать полные, настраиваемые, ориентированные на приложения системы, которые могут использоваться другими в вашей организации или бизнесе.

Когда не использовать базу данных

Даже если вы можете использовать программу базы данных для чего угодно, от управления запасами на складе запасных частей до управления вашими личными финансами, иногда разумным вариантом является вообще не использовать базу данных.Это потому, что нет смысла изобретать колесо: если вам нужен личный финансовый менеджер, вам гораздо лучше потратить деньги на одну из коммерческих программ, таких как Quicken или MoneyDance, чем неделями трудиться над созданием собственной версии той же самой программы. вещь.

То же самое и с приложениями для вертикального рынка. Прежде чем тратить месяцы на разработку приложения для пожертвований церкви или этой системы инвентаризации запчастей, выполните поиск в Google или проверьте у местного поставщика программного обеспечения, не было ли создано что-то подобное.

Перспективное планирование

Есть одна важная вещь, которую вам нужно делать при создании базы данных: планировать заранее. Будь то одна таблица или совокупность таблиц, вам необходимо изучить информацию, которую вы хотите сохранить, и способы получения этой информации , прежде чем вы начнете работать на компьютере. Это потому, что плохо структурированная база данных будет мешать вам двигаться дальше по пути, когда вы попытаетесь вернуть свою информацию в пригодной для использования форме.

Мы подробно рассмотрим структуру базы данных в следующих статьях этой серии.

Как создать базу данных

В DB Browser вы сначала создадите базу данных (см. Учебные материалы). На вкладке «Структура базы данных» выберите «Создать таблицу». Сначала назовите таблицу «Когорта». Далее в Полях нажмите «Добавить поле». Мы собираемся следовать соглашению об именах, в котором имя поля будет содержать имя таблицы (все поля в этой таблице будут начинаться с cohort_). Мы делаем это для предотвращения дублирования имен полей. Первое поле всегда будет уникальным идентификатором записи.Здесь мы называем это cohort_id. В сравнительной таблице выше вы увидите, что SQLite может обрабатывать ограниченное количество типов данных. В этом случае наш выбор — текст — выберите его из раскрывающегося меню. Это будет «Первичный ключ» и «Не NULL», что означает, что он будет уникальным и всегда будет присутствовать в каждой добавляемой вами записи. После этого добавьте поля cohort_cross_date, cohort_parent_1 и cohort_parent_2, все три как текст. Затем мы добавим поле под названием «cohort_location» с проверкой для текста. Это означает, что поле будет принимать ограниченное количество опций. В идеале все ваши текстовые поля должны быть построены таким образом. Способ сделать это в DB Brower — запрограммировать проверку, чтобы увидеть, являются ли входные данные одной из опций, которые вы указали заранее. Прокрутите вправо и найдите столбец «Проверить». Введите cohort_location == ”tank_1 ″ ИЛИ cohort_location ==” tank_2 ″. По сути, вы объединяете разрешенные значения для cohort_location с помощью логического ИЛИ. Также обратите внимание, что вам нужно использовать двойной знак равенства. Синтаксис для этого — field_name == «option» OR field_name == «some_other_option», и вы можете продолжать добавлять OR.

Индивидуальная таблица создается аналогичным образом, но здесь мы введем внешний ключ для таблицы когорты. Это означает, что мы свяжем его с таблицей когорт, чтобы в эту таблицу можно было вводить только идентификаторы созданных когорт. Это сохраняет данные в чистоте и повышает скорость любых соединений таблиц, которые вы можете выбрать в будущем. Сначала создайте поле «индивидуальный_идентификатор» как тип данных ТЕКСТ и как первичный ключ, а не NULL и уникальный. Затем, когда вы создаете «ind_cohort_id» в качестве типа данных ТЕКСТ, прокрутите до столбца Внешний ключ.Если щелкнуть соответствующее поле, появятся раскрывающиеся меню. В первом выпадающем меню выберите таблицу (в данном случае когорту), а в следующем — поле («cohort_id»). В текстовом поле введите ON DELETE SET NULL ON UPDATE CASCADE. Вы также можете выбрать «NO ACTION», если хотите сохранить ссылку на когорту в отдельной таблице, даже если сама запись когорты будет удалена. Посмотрите на окно сценария SQL ниже. Он должен показать ИНОСТРАННЫЙ КЛЮЧ (`ind_cohort_id`) ССЫЛКИ` cohort` (`cohort_id`). Если эта строка не отображается, снимите флажок и снова щелкните поля PK, U и NN.Вы также должны настроить внешний ключ при создании таблицы. Это причуда браузера БД (или ошибка). Наконец, закончите с «местоположением» в качестве типа данных ТЕКСТ.

Наконец, настройте «физический» стол. Вы заметите новые типы данных. Прежде всего, Physical_id является целым числом (INT), а также автоматически инкрементным (AI). Это гарантирует, что каждое выполненное вами измерение будет рассматриваться как уникальное. Всякий раз, когда вы работаете с данными, которые представлены целыми числами, например, счетчиками, обязательно проверяйте данные, чтобы убедиться, что они являются целыми числами.Поле «Physical_cohort_or_ind» определяет, отслеживается ли измеряемый организм как индивидуум или только как часть когорты (потому что он слишком мал, чтобы его можно было пометить и отличить от других членов когорты). Этот тип данных — ТЕКСТ с проверкой (physical_cohort_or_ind == ’cohort’ OR physical_cohort_or_ind == ’ind’). Наконец, измерения веса и длины относятся к ЧИСЛОВОМУ типу данных. Обратите внимание, что единица измерения закодирована в названии поля. У вас также может быть отдельное поле для единиц, если вы планируете работать с разными инструментами и в разных масштабах.Важная часть — хранить единицы измерения отдельно от числовых измерений, чтобы ваши данные были аккуратными и готовыми к преобразованию и анализу.

1. Создание вашей первой базы данных

Глава 1. Создание вашей первой базы данных

Хотя Microsoft не признает этого, Access может быть пугающим — достаточно пугающим, чтобы вызвать холодный пот у самого уверенного в себе офисного работника. Несмотря на то, что Microsoft потратила миллионы долларов на упрощение использования Access, большинство людей по-прежнему считают его самой сложной программой Office на рынке.Наверное, они правы.

Access кажется более сложной задачей, чем любая другая программа Office, из-за того, как работают базы данных. Проще говоря, базам данных нужно строгих правил . Другие программы не такие навязчивые. Например, вы можете запустить Word и сразу же начать вводить букву. Или вы можете запустить Excel и сразу перейти к финансовому отчету. Но Access далеко не так свободен. Прежде чем вы сможете ввести информацию в базу данных Access, вам необходимо создать структуру этой базы данных. И даже после того, как вы определите эту структуру, вы, вероятно, захотите потратить больше времени на создание других полезных инструментов, таких как удобные процедуры поиска и удобные формы, которые можно использовать для упрощения поиска и ввода данных. Вся эта настройка требует усилий и хорошего понимания того, как работают базы данных.

В этой главе вы преодолеете любое сопротивление доступу, которое у вас есть, и научитесь создавать простую, но функциональную базу данных. Попутно вы познакомитесь с красивым пользовательским интерфейсом Access и узнаете, что именно можно хранить в базе данных.После этого вы будете готовы заняться изящным искусством проектирования баз данных, которое подробно рассматривается в этой книге.

Общие сведения о базах данных Access

Как вы уже знаете, база данных — это набор информации. В Access каждая база данных хранится в одном файле. Этот файл содержит объектов базы данных , которые являются компонентами базы данных.

Объекты базы данных являются основными игроками в базе данных Access. Всего у вас есть шесть различных типов объектов базы данных:

• Таблицы хранят информацию.Таблицы — это сердце любой базы данных, и вы можете создать столько таблиц, сколько вам нужно для хранения различных типов информации. База данных по фитнесу может отслеживать ваш ежедневный журнал бега, ваш инвентарь для упражнений и количество молочных коктейлей с высоким содержанием белка, которые вы употребляете каждый день, в виде трех отдельных таблиц.

• Запросы позволяют быстро выполнить действие над таблицей. Обычно это действие включает в себя выбор части информации (например, 10 самых продаваемых продуктов питания в Ed’s Roadside Diner или все покупки, которые вы сделали за один день).Однако вы также можете использовать запросы для применения изменений.

• Формы — это привлекательные окна, которые вы создаете, располагаете и раскрашиваете. Формы предоставляют простой способ просмотра или изменения информации в таблице.

• Отчеты помогают распечатать часть или всю информацию в таблице. Вы можете выбрать, где будет отображаться информация на печатной странице, как она будет сгруппирована и отсортирована, а также как она будет отформатирована.

• Макросы — это мини-программы, автоматизирующие пользовательские задачи.Макросы — это простой способ получить индивидуальные результаты, не становясь программистом.

• Модули — это файлы, содержащие код Visual Basic. Вы можете использовать этот код для чего угодно — от обновления 10 000 записей до отправки электронного письма.

Гуру доступа называют все эти компоненты базы данных объектами, потому что вы управляете ими практически одинаково. Если вы хотите использовать конкретный объект, вы добавляете его в свою базу данных, даете ему имя, а затем настраиваете его. Позже вы можете просматривать свои объекты, переименовывать их или удалять те, которые вам больше не нужны.

Примечание

Проектирование базы данных — это процесс добавления и настройки объектов базы данных. Для тех, кто ведет счет, база данных Access может содержать до 32 768 отдельных объектов.

В этой главе вы рассмотрите только самый фундаментальный тип объекта базы данных: таблиц . Но сначала вам нужно создать пустую базу данных, с которой вы можете работать.

При запуске Access вы начинаете со страницы приветствия.Оттуда вы всего в нескольких щелчках мыши от создания собственной базы данных.

В этой главе вы создадите довольно простую базу данных. Этот пример предназначен для хранения списка призовых кукол-болванов. (Для тех, кто не в курсе, кукла-болванчик — это игрушечная фигурка с большой головой на пружине, отсюда и характерное «качание». Куклы-болваны обычно напоминают знаменитостей, политиков, спортсменов или вымышленных персонажей. )

Вот как создать новую пустую базу данных:

1. Start Access .

   Access начинает вас с того, что для Microsoft является заметно упрощенным окном (рис. 1-1). Здесь вы можете создать новую базу данных или открыть существующую.

   Рисунок 1-1. Когда вы запускаете Access, вы видите эту страницу приветствия, состоящую из двух частей. Слева — список недавно открытых баз данных (если они есть). Справа находится список шаблонов, которые можно использовать для создания новой базы данных.

   Совет

   Если у вас уже открыт Access и вы работали с другой базой данных, просто выберите «Файл» → «Создать», чтобы создать новую базу данных.Вы получите тот же список шаблонов, что и при первом запуске Access.

2. Щелкните шаблон «Пустая база данных рабочего стола».

   Когда вы выбираете создание пустой базы данных, это именно то, что вы получаете — новый пустой файл базы данных без таблиц или других объектов базы данных. Начать с нуля — лучший способ узнать о Access. Это также излюбленный выбор экспертов по базам данных, которые предпочитают создавать все сами, чтобы все было именно так, как им нравится.

   Другие шаблоны позволяют создавать базы данных, предварительно настроенные для определенных сценариев и определенных типов данных. В рамке «Шаблоны: один размер подходит некоторым» содержится дополнительная информация.

   Классный шаблон «Пользовательское веб-приложение» — особый случай. Он позволяет создать базу данных с подключением к Интернету, работающую в SharePoint. Вы изучите эту новую функцию (и ее ограничения) в главе 20.

   Независимо от того, какой шаблон вы щелкнете, Access откроет новое окно, в котором вы сможете выбрать имя и расположение для вашей новой базы данных (рис. 1-2). .

3. Введите имя файла для базы данных, которую вы собираетесь создать .

   Access хранит всю информацию о базе данных в одном файле с расширением .accdb (что означает «База данных Access»). Не используйте имя, которое Access выбирает автоматически (например, «Database1.accdb»). Вместо этого выберите что-нибудь более наглядное. В этом примере Bobblehead.accdb делает свое дело.

   Как и любой другой файл, файлы Access могут содержать комбинацию букв, пробелов, цифр, скобок, дефисов (-) и подчеркивания (_).Как правило, безопаснее избегать использования других специальных символов, некоторые из которых запрещены.

   Рисунок 1-2. Эта база данных будет называться Bobblehead.accdb. Как видно по пути к файлу под полем «Имя файла», он будет сохранен в папке C: \ Users \ matthew \ Documents. Вы можете изменить имя файла, введя его в поле «Имя файла», и вы можете перейти в другую папку, щелкнув значок папки.

   Примечание

   В зависимости от настроек вашего компьютера, Windows может скрывать расширения файлов.Вместо того, чтобы видеть файл базы данных Access MyScandalousWedding.accdb в средствах просмотра файлов, таких как проводник Windows, вы можете просто увидеть имя MyScandalousWedding (без части . accdb в конце). В этом случае вы все равно можете определить тип файла, посмотрев на значок. Если вы видите небольшой значок Access рядом с именем файла, это означает, что вы просматриваете базу данных Access.

4. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить базу данных .

   Как и все программы Office, Access предполагает, что вы хотите хранить каждый создаваемый файл в своей личной папке «Документы».Если это не то, что вам нужно, щелкните значок папки, чтобы открыть окно «Файл новой базы данных», перейдите к нужной папке (рис. 1-3) и нажмите «ОК».

   Рисунок 1-3. В окне «Файл новой базы данных» вы можете выбрать, где вы будете хранить новый файл базы данных Access. Это также дает вам возможность создать свою базу данных в формате, используемом в более старых версиях Access (.mdb), вместо более современного формата, используемого в Access 2007, Access 2010 и Access 2013 (.accdb). Чтобы изменить формат, просто выберите соответствующую версию Access из списка «Тип файла», как показано здесь.

5. Нажмите большую кнопку «Создать» (под полем «Имя файла») .

   Access создает файл базы данных, а затем показывает таблицу, в которой вы можете приступить к работе над созданием своей первой таблицы.

После создания или открытия базы данных окно Access немного изменится. Вверху экрана появится впечатляющая панель инструментов (лента , ), а слева — панель навигации. Теперь вы находитесь в центре управления, где будете выполнять все задачи, связанные с базой данных (рис. 1-4).

Рисунок 1-4. Панель навигации слева позволяет вам видеть различные элементы (или объекты) в вашей базе данных. Вы можете использовать панель навигации для перехода от списка продуктов к списку клиентов и обратно. На ленте вверху сгруппированы все команды Access. Эта лента представляет собой средство управления миссией, которое позволяет вам выполнять различные задачи с вашей базой данных. Окно документа посередине занимает остальную часть окна. В этом окне вы будете выполнять свою работу, например создавать таблицы и вводить данные.

Если вы раньше не использовали ленту (ни в Access, ни в другой программе Office), во введении рассматриваются основы работы ленты. В противном случае переходите к следующему разделу, где вы узнаете, как добавить таблицу в новую пустую базу данных.

Создание вашей первой таблицы

Таблицы представляют собой информационные контейнеры. Каждой базе данных нужна как минимум одна таблица — без нее вы не сможете хранить какие-либо данные. В простой базе данных, такой как база данных Bobblehead, достаточно одной таблицы (которую мы назовем Dolls).Но если вы обнаружите, что хотите сохранить несколько списков связанной информации, вам понадобится более одной таблицы. В базе данных BigBudgetWedding.accdb вы можете отслеживать гостей, которых вы пригласили на свадьбу, запрошенные вами подарки и фактически полученную добычу. В главе 5 вы увидите множество примеров баз данных, использующих несколько таблиц.

На Рисунке 1-5 показан образец таблицы.

Рисунок 1-5. В таблице каждая запись занимает отдельную строку. Каждое поле представлено отдельным столбцом.В этой таблице видно, что вы добавили пять кукол-болванов. Вы сохраняете информацию о каждой кукле в пяти полях (ID, Character, Manufacturer, PurchasePrice и DateAcquired).

Прежде чем приступить к проектированию этой таблицы, вам необходимо знать несколько очень простых правил:

• Таблица — это группа из записей . Запись — это набор информации об одной вещи. Например, в таблице «Куклы» каждая запись представляет собой одну куклу-болвана.В таблице «Семья» каждая запись будет представлять одного родственника. В таблице Products каждая запись будет представлять товар, который продается. Вы уловили идею. Когда вы создаете новую базу данных, Access начинает вас с новой таблицы с именем Table1 , хотя вы можете выбрать более характерное имя, когда решите сохранить ее.

• Каждая запись разделена на полей . Каждое поле хранит отдельную информацию. Например, в таблице «Куклы» одно поле хранит имя человека, на котором основана кукла, другое поле хранит цену, другое поле хранит дату, когда вы ее купили, и так далее.

• Столы имеют жесткую конструкцию . Другими словами, правила нельзя нарушать. Если вы создаете четыре поля, каждая запись должна иметь четыре поля (хотя допустимо оставить некоторые поля пустыми, если они не применяются).

• Вновь созданные таблицы получают поле идентификатора бесплатно . В поле ID хранится уникальный номер для каждой записи. (Думайте об этом как о ссылочном номере, который позволит вам найти конкретную запись позже.) Самое лучшее в поле идентификатора — это то, что вы можете игнорировать его при вводе новой записи.Access выберет для вас новый идентификационный номер и автоматически вставит его в запись. Вы узнаете больше о полях идентификаторов в AutoNumber.

Когда вы впервые создаете базу данных, она почти пуста. Но для начала Access создает ваш первый объект базы данных — таблицу с именем Table1. Проблема в том, что эта таблица начинает свою жизнь полностью пустой, без определенных полей (и без данных).

Если вы выполнили шаги из предыдущего раздела для создания новой базы данных, вы уже находитесь в представлении Datasheet (рис. 1-5), в котором вы вводите данные в таблицу.Все, что вам нужно сделать, это настроить эту таблицу так, чтобы она соответствовала вашим потребностям.

Вы можете настроить таблицу двумя способами:

• Представление «Дизайн» позволяет точно определить все аспекты таблицы, прежде чем вы начнете ее использовать. Почти все специалисты по базам данных предпочитают представление «Дизайн», и вы начнете использовать его в главе 2.

• Представление таблицы данных — это то место, где вы вводите данные в таблицу. Представление таблицы также позволяет вам создавать таблицу на лету, когда вы вставляете новую информацию.Вы будете использовать этот подход в этой главе.

Следующие шаги показывают, как превратить пустую новую таблицу (например, Table1) в таблицу Dolls с помощью представления таблицы:

1. Чтобы определить свою таблицу, просто добавьте свою первую запись .

   В данном случае это означает выбор куклы-болвана для добавления в список. В этом примере вы будете использовать изящную копию Гомера Симпсона.

   Примечание

   Неважно, какую куклу вы введете первой.Таблицы доступа , несортированные , что означает, что они не имеют базового порядка. Однако вы можете отсортировать их по своему усмотрению, когда вам понадобится позже получить информацию.

2. В крайнем правом столбце таблицы под заголовком «Нажмите, чтобы добавить» введите первую часть информации для записи (см. Рис. 1-6) .

   На основании простого анализа, который вы выполнили ранее, вы знаете, что вам нужно ввести четыре поля информации для каждой куклы. Для куклы Гомера Симпсона эта информация — «Гомер Симпсон» (имя), «Fictional Industries» (производитель), «7 долларов.99 ”(цена) и сегодняшняя дата (дата покупки). Хотя вы можете начать с любого поля, имеет смысл начать с имени, которое явно является идентифицирующей деталью.

   Рисунок 1-6. Чтобы заполнить свою первую запись, начните с ввода чего-нибудь в первое поле информации (например, имя куклы «Гомер Симпсон»). Затем нажмите Tab, чтобы перейти ко второму столбцу, а затем введите вторую часть информации. Пока не обращайте внимания на столбец идентификатора — Access добавляет его в каждую таблицу, чтобы идентифицировать ваши записи.

3. Нажмите Tab, чтобы перейти к следующему полю и вернуться к шагу 2 .

   Повторяйте шаги 2 и 3, пока не добавите все нужные поля, стараясь поместить каждую отдельную часть информации в отдельный столбец (рис. 1-7).

   Вы можете заметить одну причуду — безобидную — при добавлении первой записи. При добавлении новых полей Access может изменить значение идентификатора записи (например, с 1 на 2 на 3). Поскольку новая запись еще не была вставлена, каждый раз, когда вы меняете дизайн таблицы, добавляя новое поле, Access запускает процесс заново и выбирает новый идентификационный номер на всякий случай.Эта автоматическая перенумерация не происходит, если вы официально добавляете запись (например, переходя к следующей строке или на ленте, щелкая Главная → Записи → Сохранить) и , а затем добавляете дополнительные поля в таблицу. Однако на самом деле нет причин беспокоиться об идентификационном номере. Пока он уникален, а Access гарантирует это, точное значение не имеет значения.

   Рисунок 1-7. Единственная проблема с этим примером до сих пор заключается в том, что при вводе новой записи Access создает совершенно бесполезные имена полей.Вы видите его варианты выбора вверху каждого столбца (у них есть имена, такие как Поле1, Поле2, Поле3 и т. Д.). Проблема с использованием этих бессмысленных имен в том, что они могут привести к вводу части информации не в том месте. Вы могли бы слишком легко указать цену покупки в столбце даты.

   Примечание

   Если вы нажмете Tab без ввода какой-либо информации, вы перейдете к следующей строке и начнете вставлять новую запись. Если вы допустили ошибку, вы можете вернуться назад, используя клавиши со стрелками.

4. Пора исправить имена столбцов. Дважды щелкните заголовок первого столбца (например, Поле1) .

   Имя поля переключается в режим редактирования.

5. Введите новое имя и нажмите Enter .

   Повторяйте этот процесс, пока не очистите все имена полей. Правильные имена полей для этого примера: Character, Manufacturer, PurchasePrice и DateAcquired. На рис. 1-8 показано, как это работает.

   Рисунок 1-8. Чтобы указать более точные имена полей, дважды щелкните заголовок столбца.Затем введите настоящее имя поля и нажмите Enter. На странице 90 есть больше информации об именах полей, но пока просто используйте короткие текстовые заголовки без пробелов, как показано здесь.

   Подсказка

   Не бойтесь настраивать свой стол. Вы всегда можете переименовать поля позже или даже добавить совершенно новые поля. (Также можно удалить существующих полей, но это имеет недостаток, заключающийся в очистке всех данных, хранящихся в поле.)

6. Нажмите Ctrl + S или выберите Файл → Сохранить, чтобы сохранить таблицу .

   Access попросит вас указать имя таблицы (см. Рисунок 1-9).

   Рисунок 1-9. Хорошее название таблицы — это короткий текстовый заголовок без пробелов (например, здесь «Куклы»).

7. Введите подходящее имя таблицы и нажмите OK .

   Поздравляем! Таблица теперь является частью вашей базы данных.

Примечание

Технически вам не нужно сразу сохранять таблицу. Access предложит вам сохранить его, когда вы закроете таблицу (нажав X в правом верхнем углу окна документа) или когда вы закроете Access.

Как видите, создать простую таблицу в Access почти так же просто, как разложить информацию в Excel или Word. Если вам не терпится попробовать еще раз, вы можете создать другую таблицу в своей базе данных, выбрав «Создать» → «Таблицы → Таблица» на ленте. Но прежде чем вы дойдете до этого этапа, имеет смысл более внимательно взглянуть на то, как вы редактируете свою таблицу.

Теперь у вас есть полностью функционирующая (хотя и простая) база данных с одной таблицей, которая, в свою очередь, содержит одну запись. Ваш следующий шаг — заполнить вашу таблицу полезной информацией.Это часто утомительный процесс , ввод данных .

Чтобы заполнить таблицу Dolls, вы используете ту же таблицу, которую вы использовали для определения таблицы. Вы можете выполнить три основные задачи:

• Редактирование записи . Переместитесь в соответствующее место в таблице (с помощью клавиш со стрелками или мыши), а затем введите заменяющее значение. Вы также можете использовать режим редактирования, который описан в следующем разделе.

• Вставка новой записи .Переместитесь в конец таблицы к строке со звездочкой (*) слева. Эта строка фактически не существует, пока вы не начнете вводить какую-то информацию. В этот момент Access создает строку и перемещает звездочку вниз к следующей строке. Вы можете повторять этот процесс бесконечно, чтобы добавить столько строк, сколько захотите (Access может обрабатывать миллионы).

• Удаление записи . У вас есть несколько способов удалить запись, но самый простой — щелкнуть правой кнопкой мыши поле слева от записи и выбрать «Удалить запись».Access попросит вас подтвердить, что вы действительно хотите удалить выбранную запись, потому что вы не сможете отменить это изменение позже.

Вероятно, вы потратите много времени на работу с таблицей данных. Так что успокойтесь. Чтобы облегчить себе жизнь, полезно разобраться в некоторых деталях.

Как вы уже знаете, вы можете использовать клавиши со стрелками для перехода от поля к полю или от строки к строке. Однако у вас могут возникнуть проблемы с редактированием значения. Когда вы начинаете вводить текст, Access удаляет все существующее содержимое.Чтобы изменить это поведение, вам нужно перейти в режим редактирования , нажав F2; в режиме редактирования ваш ввод не удаляет то, что уже находится в этом поле. Вместо этого вы можете изменить или добавить к нему. Чтобы выйти из режима редактирования, снова нажмите F2. Рисунок 1-10 показывает разницу крупным планом.

Рисунок 1-10. Вверху: нормальный режим. Если вы начнете печатать сейчас, вы немедленно удалите существующий текст («Hobergarten»). Тот факт, что весь текст в поле выделен, является важным признаком того, что вы собираетесь стереть его.Внизу: режим редактирования. Курсор показывает ваше текущее положение в текущем поле. Если вы начнете печатать сейчас, вы вставите текст между «Hober» и «garten».

Режим редактирования также влияет на работу клавиш со стрелками. В режиме редактирования клавиши со стрелками перемещаются по текущему полю. Например, чтобы перейти к следующей ячейке, вам нужно полностью перейти к концу текущего текста, а затем снова нажать клавишу со стрелкой вправо. Но в обычном режиме нажатие клавиш со стрелками всегда перемещает вас от ячейки к ячейке.

Опытные пользователи знают, что самый быстрый способ выполнить работу — использовать сложные комбинации клавиш, такие как Ctrl + Alt + Shift + *. Хотя эти комбинации не всегда легко запомнить, вам может помочь пара таблиц. В таблице 1-1 перечислены некоторые полезные ключи, которые могут помочь вам быстро изучить таблицу.

Таблица 1-1. Клавиши для перемещения по таблице

КЛЮЧ	РЕЗУЛЬТАТ
Вкладка (или Enter)	Перемещение курсора на одно поле вниз	когда вы достигнете края стола. Эта клавиша также отключает режим редактирования, если он в данный момент включен.
Shift + Tab	Перемещает курсор на одно поле влево или вверх, когда вы дойдете до края таблицы. Эта клавиша также отключает режим редактирования.
→	Перемещает курсор на одно поле вправо (в обычном режиме) или вниз при достижении края таблицы. В режиме редактирования эта клавиша перемещает курсор по тексту в текущем поле.
←	Перемещает курсор на одно поле влево (в обычном режиме) или вверх, когда вы дойдете до края таблицы. В режиме редактирования эта клавиша перемещает курсор по тексту в текущем поле.
↑	Перемещает курсор на одну строку вверх (если вы уже не находитесь в верхней части таблицы). Эта клавиша также отключает режим редактирования.
↓	Перемещает курсор на одну строку вниз (или перемещает вас в позицию «новая строка», если вы находитесь внизу таблицы). Эта клавиша также отключает режим редактирования.
Домашняя страница	Перемещает курсор в первое поле в текущей строке. Эта клавиша переводит вас в начало текущего поля, если вы находитесь в режиме редактирования.
Конец	Перемещает курсор в последнее поле в текущей строке. Эта клавиша переводит вас в конец текущего поля, если вы находитесь в режиме редактирования.
Page Down	Перемещает курсор на один экран вниз (при условии, что у вас есть большая таблица с информацией, которая не умещается сразу в окне Access).Эта клавиша также отключает режим редактирования.
Page Up	Перемещает курсор на один экран вверх. Эта клавиша также отключает режим редактирования.
Ctrl + Home	Перемещает курсор в первое поле в первой строке. Эта клавиша ничего не делает, если вы находитесь в режиме редактирования.
Ctrl + End	Перемещает курсор в последнее поле последней строки. Эта клавиша ничего не делает, если вы находитесь в режиме редактирования.

В таблице 1-2 перечислены некоторые удобные клавиши для редактирования записей.

Таблица 1-2. Ключи для редактирования записей

Рисунок 1-11. Пользователь Access был на аукционе eBay и должен добавить несколько записей о куклах. С быстрым нажатием клавиши Ctrl + ”вы можете скопировать дату из предыдущей записи в поле DateAcquired новой записи.

Access, как и практически любая программа Windows, позволяет вырезать и вставлять биты информации из одного места в другое. Этот трюк легко выполнить с помощью всего трех сочетаний клавиш: Ctrl + C для копирования, Ctrl + X для вырезания (аналогично копированию, но исходное содержимое удаляется) и Ctrl + V для вставки.Когда вы находитесь в режиме редактирования, вы можете использовать эти клавиши для копирования всего, что вы выбрали. Если вы не находитесь в режиме редактирования, операция копирования или вырезания захватывает все содержимое поля.

В отличие от других программ, Access не требует сохранения данных. Он автоматически сохраняет все изменения, которые вы вносите в записи в таблице. Этот процесс автоматического сохранения происходит каждый раз, когда вы меняете запись, и это происходит почти мгновенно. Это тоже происходит за кулисами, и вы, вероятно, ничего не заметите. Но не пугайтесь, когда вы выходите из Access, и он не предлагает вам сохранить изменения, так как любое изменение ваших данных сохраняется в тот момент, когда вы его делаете .

Правила немного отличаются для объектов базы данных (Общие сведения о базах данных Access). Когда вы добавляете или редактируете объект базы данных, Access ожидает завершения и закрытия объекта, после чего предлагает вам сохранить или отменить изменения. Если вы немного параноик и не можете терпеть ожидания, просто щелкните крошечный значок «Сохранить» на панели инструментов быстрого доступа в верхнем левом углу окна (он выглядит как дискета), чтобы сохранить текущий объект базы данных. немедленно.

Примечание

Помните, что, когда вы нажимаете «Файл», вы попадаете в представление Backstage, которое содержит узкую полосу команд (слева) и страницу с параметрами для текущей выбранной команды (справа). Представление Backstage используется для открытия, сохранения и преобразования файлов базы данных — см. Панель быстрого доступа, если вам нужен быстрый обзор того, как она работает.

Функция автоматического сохранения может вызвать проблемы, если вы сделаете изменение по ошибке. Если вы достаточно быстро, вы можете использовать функцию «Отменить», чтобы отменить последнее изменение (рис. 1-12).Однако функция отмены отменяет только последнее изменение, поэтому не поможет, если вы отредактируете серию записей, а затем обнаружите проблему. Также не поможет, если вы закроете стол, а затем снова откроете его.

Рисунок 1-12. Команда «Отменить» отображается на панели инструментов быстрого доступа в верхнем левом углу окна Access, поэтому она всегда доступна.

По этим причинам рекомендуется часто создавать резервные копии базы данных. Чтобы сделать резервную копию базы данных, вам просто нужно скопировать файл базы данных в другую папку или сделать копию с другим именем (например, Bobblehead_Backup1.accdb). Вы можете выполнять эти задачи с помощью проводника Windows, но Access предлагает еще более простой вариант. Сначала выберите «Файл» → «Сохранить как». Затем под заголовком «Типы файлов» выберите «Сохранить базу данных как». Наконец, под заголовком «Сохранить базу данных как» дважды щелкните «Резервное копирование базы данных». Откроется окно «Сохранить как», в котором предлагается создать копию вашей базы данных в выбранном вами месте (рис. 1-13).

Рисунок 1-13. Когда вы выбираете создание резервной копии, Access вводит предложенное имя файла с текущей датой.Таким образом, если у вас есть несколько файлов резервных копий, вы можете выбрать тот, который вам нужен.

Конечно, вы все равно должны не забыть скопировать резервную копию базы данных в другое место (например, на сетевой сервер) или в другой тип хранилища (например, DVD или USB-накопитель), чтобы вы были готовы, когда стихийные бедствия.

Сохранение базы данных под другим именем

Access упрощает эту работу. Просто выберите «Файл» → «Сохранить как» и нажмите большую кнопку «Сохранить как». Access открывает окно «Сохранить как», в котором вы можете перейти к другой папке на жестком диске и ввести новое имя файла. Когда вы закончите, нажмите «Сохранить», чтобы заключить сделку и создать копию базы данных с новым именем.

Имейте в виду, что после того, как Access создаст новый файл базы данных, он будет использовать этот файл. Другими словами, если вы создаете другую таблицу или редактируете некоторые данные, Access обновляет новый файл . Если вы хотите вернуться к старому файлу, вам нужно снова открыть его в Access. (В качестве альтернативы вы можете использовать функцию резервного копирования, описанную в предыдущем разделе. Как и команда Файл → Сохранить как, функция резервного копирования создает копию вашей базы данных с новым именем, но после создания резервной копии она продолжает использовать исходную версию. .)

Сохранение базы данных в другом формате

При создании новой базы данных Access использует современный формат .accdb (сокращенно от «База данных Access»). Microsoft представила формат .accdb в Access 2007, и он по-прежнему работает в Access 2010 и Access 2013. Это делает его лучшим выбором для новых баз данных.

Однако бывают случаи, когда вам нужно поделиться своими данными с людьми, которые используют действительно древние копии Access. В версиях до Access 2007 используется другой формат базы данных, который называется .mdb (что означает «база данных Microsoft»). И, как вы можете видеть на рисунке 1-14, формат .mdb на самом деле существует в двух версиях : действительно, очень старая версия, поддерживающая Access 2000, и улучшенная, которую Microsoft представила в Access 2002 и повторно использовала для Access 2003.

Рисунок 1-14. Чтобы изменить формат базы данных, выберите «Файл» → «Сохранить как» (1), нажмите «Сохранить базу данных как» (2), а затем выберите нужный формат в разделе «Типы файлов базы данных» (3). Используйте «База данных Access 2002-2003» или «База данных Access 2000», чтобы сохранить файл.mdb, который работает с очень старыми версиями Access.

Стандартный формат .accdb — лучший выбор, если вам не нужно беспокоиться о совместимости, поскольку он обеспечивает лучшую производительность и несколько дополнительных функций. Но если вам нужно предоставить общий доступ к базам данных людям, использующим более старые версии Access, формат .mdb — ваш единственный выбор.

Совет

Старые форматы баз данных менее надежны и могут не поддерживать все функции Access, которые вы хотите использовать. Лучше всего придерживаться.accdb и сохраните копию ваших данных в более старом формате для тех, кому это нужно. Однако по возможности продолжайте использовать современный формат .accdb в качестве главной копии своей базы данных — той, которую вы будете использовать для ввода новых данных и создания запросов, отчетов и форм Access.

Вы также можете использовать старый формат .mdb при первом создании базы данных. Выберите «Файл» → «Создать» и щелкните значок папки рядом с полем «Имя файла». Access откроет окно File New Database (которое вы видели на Рисунке 1-3).Он включает в себя поле «Сохранить как тип», в котором вы можете выбрать формат файла Access 2002-2003 или даже более старый формат Access 2000. (Если вы собираетесь вернуться назад, скажем, в формате Access 95, лучшим вариантом будет машина времени.)

Когда вы добавляете информацию в базу данных, Access не всегда упаковывает данные максимально компактно. Вместо этого Access больше озабочен получением информации в базе данных и из нее как можно быстрее.

Поработав некоторое время с базой данных, вы можете заметить, что ее размер увеличивается, как недельная рыба на солнце.Если вы хотите уменьшить размер своей базы данных, вы можете использовать функцию под названием , сжатие . Для этого просто выберите «Файл» → «Информация» и нажмите большую кнопку «Сжать и восстановить базу данных». Затем Access закрывает вашу базу данных, сжимает ее и снова открывает. Если это небольшая база данных, эти три шага выполняются за секунды. Объем освобождаемого пространства сильно различается, но нередко база данных размером 20 МБ уменьшается до четверти ее размера.

Примечание

Если вы сжимаете новую базу данных, Access показывает безопасное предупреждение системы безопасности при повторном открытии базы данных. Вы узнаете об этом сообщении и о том, как его избежать, в следующем разделе.

Единственная проблема, связанная с функцией сжатия базы данных, заключается в том, что вам нужно не забывать ее использовать. Если вы хотите, чтобы ваши базы данных всегда были как можно меньше, вы можете включить параметр, который сообщает Access сжимать текущую базу данных каждый раз, когда вы ее закрываете. Вот как это сделать:

1. Откройте базу данных, которую вы хотите автоматически сжать .

2. Выберите Файл → Параметры, чтобы перейти к окну параметров доступа .

3. В списке слева выберите Текущая база данных .

4. Под заголовком «Параметры приложения» установите флажок «Сжимать при закрытии» .

5. Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения .

   Access сообщает вам, что это изменение не действует, пока вы не закроете и не откроете базу данных заново.

Вы можете установить параметр «Сжать при закрытии» для сколь угодно малого или большого количества баз данных.Просто помните, что он не включается, когда вы впервые создаете новую базу данных.

После создания базы данных ее легко открыть позже. Первый шаг — пойти за кулисы; выберите Файл → Открыть. Там вы увидите список всех баз данных, которые вы просматривали в последний раз (рис. 1-15). Чтобы открыть его, просто щелкните по нему. Между прочим, вы видите тот же список последних баз данных при первом запуске Access (рисунок 1-1).

Рисунок 1-15. Самым большим преимуществом последних баз данных является то, что они позволяют держать важные файлы под рукой с помощью закрепления.Чтобы попробовать это, щелкните значок рядом с файлом базы данных, который вы хотите сохранить. Access перемещает вашу базу данных в начало списка и сохраняет ее там. С этого момента эта база данных не будет покидать список, независимо от того, сколько баз данных вы открываете. Если в дальнейшем вы решите прекратить работу с базой данных, просто нажмите кнопку еще раз, чтобы освободить ее.

Подсказка

Вы хотите скрыть свою недавнюю работу? Вы можете удалить любой файл из списка последних баз данных, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав «Удалить из списка».«И если беспорядок мешает вам найти нужные базы данных, просто закрепите важные файлы, щелкните правой кнопкой мыши любой файл и выберите« Очистить незакрепленные элементы ». Это действие удаляет все незакрепленные файлы.

Обычно Access отслеживает предыдущие 25 баз данных в списке «Файл» → «Последние», но вы можете указать ему, чтобы он вел более короткий или более длинный список. Чтобы изменить этот параметр, выберите «Файл» → «Параметры», выберите «Настройки клиента», прокрутите вниз до раздела «Отображение» и измените число для «Показать это количество последних документов».Вы можете выбрать любое число от 0 до 50.

Если вы хотите открыть базу данных, которая есть на вашем компьютере, но не входит в список последних баз данных, вы можете просмотреть свой путь к файлу. Начните с выбора «Файл» → «Открыть» и в списке «Места» щелкните «Компьютер» (рис. 1-16). Щелкните одну из недавно использованных папок, и в Access отобразится окно «Открыть» со списком файлов в этой папке. Или просто нажмите большую кнопку «Обзор» внизу, чтобы просмотреть текущую папку. Когда вы найдете нужный файл, дважды щелкните его.

Рисунок 1-16. Когда вы нажимаете «Места», Access показывает список папок, в которых вы недавно открывали или сохраняли базы данных. Щелкните один из них, и Access покажет вам знакомое окно «Открыть» для этой папки.

Подсказка

Вы также можете получать файлы из своей учетной записи SkyDrive для обмена файлами, если вы настроили ее в Access. Однако это улица с односторонним движением: вы можете загружать базы данных из папки SkyDrive, но не можете загружать новые из Access. Другими словами, вы будете использовать SkyDrive как способ переноса баз данных с одного компьютера на другой, а не как постоянный дом для ваших баз данных.Если вы хотите сохранить свою базу данных в Интернете, вам понадобится функция веб-базы данных, описанная в главе 20. (Чтобы узнать больше о службе Microsoft SkyDrive, посетите http://tinyurl.com/skydr.)

Наконец, как всегда , вы можете открыть файл базы данных вне Access, просто дважды щелкнув его в проводнике Windows или на рабочем столе.

Назначение базы данных надежной

Когда вы впервые открываете базу данных, вы заметите что-то странное.Access выдает всплывающую панель сообщений с устрашающим предупреждением системы безопасности (рис. 1-17).

Рисунок 1-17. Это предупреждение системы безопасности сообщает вам, что Access не доверяет вашей базе данных — другими словами, он открыл ваш файл в специальном безопасном режиме, который не позволяет вашей базе данных выполнять какие-либо рискованные операции.

Если вы открываете свою собственную недавно созданную базу данных, это предупреждение системы безопасности может немного сбить с толку, потому что сейчас ваша база данных даже не пытается выполнить что-либо рискованное.Однако когда вы начнете создавать базы данных с помощью программных программ (как описано в Части 5) или когда вы начнете использовать запросы действий (Глава 8), все будет по-другому. В таких ситуациях вам необходимо знать, доверяет ли Access вашей базе данных и разрешает ли ей запускать код и запросы действий.

А пока вы, вероятно, задаетесь вопросом, что делать с панелью сообщений. У вас есть два варианта:

• Щелкните X в правой части панели сообщения, чтобы удалить его. (Но он появится снова, когда вы откроете базу данных в следующий раз.)

• Щелкните Включить содержимое, чтобы сообщить Access, что он может доверять этой базе данных. Access больше не будет беспокоить вас об этом файле, если вы не переименуете файл базы данных или не переместите его в новую папку. Такой порядок называется доверенных документов и более подробно описан в разделе «Надежные базы данных».

Открытие нескольких баз данных одновременно

Каждый раз, когда вы используете команду «Файл» → «Открыть», Access закрывает текущую базу данных, а затем открывает выбранную вами.Если вы хотите видеть более одной базы данных одновременно, вам нужно запустить более одной копии Access одновременно. (Компьютерные фанаты называют это действие запуском более одного экземпляра программы.)

Это почти невероятно просто. Если дважды щелкнуть другой файл базы данных, когда Access уже открыт, на панели задач для этой базы данных появится второе окно Access. Вы также можете запустить второй (или третий, или четвертый…) экземпляр Access из меню «Пуск», а затем использовать «Файл» → «Открыть», чтобы загрузить в каждый из них отдельную базу данных.

Открытие базы данных, созданной в предыдущей версии Access

Вы можете использовать команду «Файл» → «Открыть», чтобы открыть базу данных Access, созданную в предыдущей версии Access.

Access обрабатывает старые файлы базы данных по-разному, в зависимости от того, сколько им лет. Вот как это работает:

• Если вы откроете файл Access 2002-2003, вы не получите никаких уведомлений или предупреждений. Access сохраняет текущий формат, и вы можете вносить любые изменения.

• Если вы откроете файл Access 2000, у вас тоже все получится. Однако, если вы измените структуру базы данных, новые части, которые вы добавляете, могут больше не быть доступны в Access 2000.

• Если вы попытаетесь открыть более старый файл Access (например, созданный для Access 95 или 97), Access отобразит предупреждающее сообщение… и откажется. Если вам нужно спасти ценные данные, захваченные в базе данных палеолита, лучше всего найти кого-нибудь, у кого все еще есть копия Access 2010, которая может обрабатывать старые форматы файлов.

Подсказка

Вы можете определить формат текущей базы данных, посмотрев на текст в круглых скобках в строке заголовка окна Access. Например, если вы откроете файл Access 2002-2003, в строке заголовка будет отображаться текст «(формат файла Access 2002-2003)».

Когда вы откроете устаревшую базу данных Access, вы заметите, что кое-что изменилось. Когда вы открываете таблицу, она не появляется в окне с вкладками, как показано на Рисунке 1-19. Вместо этого таблица открывается в обычном окне, которое может перемещаться где угодно внутри главного окна Access. Сначала это кажется нормальным, пока вы не откроете сразу несколько столов. Тогда вы столкнетесь с настоящим беспорядком, как показано на рис. 1-18.

Рисунок 1-18. В базе данных Access старого стиля разные окна могут перекрывать друг друга. Незадолго до того, как нужный вам стол окажется внизу стопки окон.

Это несколько недружелюбное поведение имитирует старые версии Access, такие как Access 2003. Но не волнуйтесь — вы можете вернуться к красивым вкладкам, даже если не конвертируете свою базу данных в новый формат.Все, что вам нужно сделать, это установить одну опцию конфигурации:

1. Выберите Файл → Параметры .

2. В списке слева выберите Текущая база данных .

3. Под заголовком «Параметры приложения» найдите параметр «Параметры окна документа», где вы можете выбрать «Перекрывающиеся окна» (стандарт Access 2003) или «Окна с вкладками» (волна будущего) .

4. Нажмите ОК .

5. Закройте и откройте базу данных, чтобы новые настройки вступили в силу .

В стиле ретро вы можете использовать ту же настройку, чтобы в новой базе данных Access использовались перекрывающиеся окна вместо вкладок.

Пора сделать шаг назад и взглянуть на то, чего вы уже достигли. Вы создали базу данных Bobblehead и добавили единственный объект базы данных: таблицу с именем Dolls. Вы заполнили таблицу Dolls несколькими записями. У вас нет причудливых окон, отчетов и процедур поиска, которые обеспечивают бесперебойную работу базы данных, но у вас есть самый важный ингредиент — организованные данные.

Одна проблема, которую вы еще не решили, — это то, как вы управляете объектами в своей базе данных. Например, если у вас более одной таблицы, вам нужен способ перемещаться между ними. Этот инструмент — панель навигации, показанная на Рисунке 1-19.

Рисунок 1-19. Недовольны пространством, занимаемым панелью навигации? Нажмите кнопку «Открыть / закрыть» в правом верхнем углу (обведена кружком вверху), и панель навигации сдвинется в сторону, чтобы освободить место для таблицы (внизу). Нажмите кнопку еще раз, чтобы снова развернуть ее.

Просмотр таблиц с помощью панели навигации

Панель навигации показывает объекты (Общие сведения о базах данных Access), которые являются частью вашей базы данных, и позволяет вам управлять ими. Однако необязательно видеть все объекты базы данных постоянно. Панель навигации имеет несколько различных режимов просмотра, поэтому вы можете сосредоточиться на том, что вас интересует.

Когда вы впервые создаете базу данных, на панели навигации отображаются только таблицы в вашей базе данных.На данный момент этого достаточно — в конце концов, ваша база данных не содержит ничего, кроме созданных вами таблиц. (Вы узнаете, как настроить панель навигации в главе 14.)

Чтобы опробовать панель навигации, вам понадобится база данных с несколькими таблицами. Чтобы запустить его, выберите «Создать» → «Таблицы» → «Таблица» на ленте, чтобы добавить новую пустую таблицу. Следуйте инструкциям, начиная с раздела «Создание простой таблицы», чтобы определить таблицу и вставить одну или две записи.

Совет

Не знаете, какую таблицу создать? Попробуйте создать таблицу коллекционеров, в которой будут отслеживаться все ваши знакомые, которые разделяют ту же глупую одержимость.Теперь попробуйте придумать несколько полезных полей для этой таблицы (помня, что пока не стоит сходить с ума по деталям), а затем сравните свою версию с примером на рис. 1-20.

После добавления новой таблицы вы одновременно увидите и новую, и старую таблицу на панели навигации. Если вы хотите открыть таблицу, то в области навигации просто дважды щелкните по ней. Если у вас одновременно открыто несколько таблиц, Access организует их по вкладкам (см. Рис. 1-20).

Рисунок 1-20. Используя панель навигации, вы можете открыть столько таблиц одновременно, сколько захотите. Access предоставляет каждой таблице отдельное окно с вкладками. Чтобы перейти из одного окна в другое, достаточно щелкнуть соответствующую вкладку. Если вам немного тесно, просто нажмите X в правом углу панели вкладок, чтобы закрыть текущую таблицу.

Если вы откроете достаточно столов, в конечном итоге все вкладки не поместятся. В этой ситуации Access добавляет крошечные кнопки прокрутки слева и справа от полосы вкладок.Вы можете использовать эти кнопки для перемещения по всем вкладкам, но это займет больше времени.

Рисунок 1-21. Вы хотите использовать каждый квадратный дюйм экрана для ваших данных? Вы можете свернуть ленту (как показано здесь), дважды щелкнув любую вкладку. Щелкните вкладку, чтобы временно открыть ее, или дважды щелкните вкладку, чтобы навсегда вернуть ленту. А если вы хотите проделать тот же трюк, не отрывая пальцев от клавиатуры, вы можете использовать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

Управление объектами базы данных

На данный момент вы знаете, как открыть таблицу с помощью панели навигации.Однако открытие таблиц — это не все, что вы можете делать с помощью панели навигации. Фактически вы можете выполнить еще три простые задачи с любым объектом базы данных, который отображается на панели навигации:

• Переименуйте его в . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Переименовать». Введите новое имя и нажмите Enter. Пойдите по этому пути, если вы решили, что ваш стол Dolls будет лучше называть DollsInMyWorldRenownedCollection.

• Создать копию . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Копировать».Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели навигации и выберите «Вставить». Access предложит вам указать имя новой копии. Функция копирования объекта полезна, если вы хотите взять существующую таблицу и попробовать изменить ее дизайн, но вы еще не готовы удалить исходную копию.

• Удалить . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Удалить». Access попросит вас подтвердить эту операцию, потому что вы не можете отменить ее с помощью команды «Отменить».

Access дает вам еще несколько вариантов для передачи объектов базы данных и скрытия их из поля зрения.Вы рассмотрите эти особенности позже в книге.

Простой способ начать работу с базами данных на собственном компьютере | by Byron Dolon

Вы можете проверить подробности установки на веб-сайте DB4S здесь. Вы можете скачать последние версии как для Windows, так и для macOS. Он также доступен для дистрибутивов на базе Linux.

 brew cask install db-browser-for-sqlite 

 Файл> Импорт> Таблица из файла CSV... 

 Файл> Экспорт> Таблицы в виде CSV-файла . ..