Электронный файл: Форматы электронных документов — Диадок

Форматы электронных документов — Диадок

Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.

Содержание

• Электронные и бумажные документы
• Что такое форматы электронных документов
• В чем разница между форматами и формами электронных документов
• Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
• Перечень форматов, утвержденных ФНС России
• Форматы и формы электронных документов в Диадоке

Ответим на вопросы об электронных документах и настроим обмен ими

Оставить заявку

Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.

Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.

При этом стоит разделять:

• документ в электронном виде — изначально создается как бумажный, только затем переводится в цифровой формат (образ),
• электронный документ — сразу формируется в нужном формате.

Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.

Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).

ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):

• простая,
• неквалифицированная,
• квалифицированная.

Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.

Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:

• договоры, соглашения, контракты,
• счета-фактуры,
• первичные учетные документы — универсальные передаточные и корректировочные документы, акты приемы работ, документы о передаче товаров.

Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.

Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот

Подключиться

Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.

У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.

В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги.

За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.

Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.

Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.

Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:

• кассовые документы, например приходный и расходный кассовый ордер,
• транспортная накладная,
• железнодорожные накладные и другие.

Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами

Оставить заявку

Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:

• Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат. Это файлы с расширением XML. Такие ЭД заполняются в соответствии с правилами.
  Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие,  штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.

  В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.

  К ряду документов — актам приемки работ, актам приемки и расхождений, документам о передаче товаров, ТОРГ-12 — предъявляются рекомендованные, но не обязательные требования. Их можно составлять в собственных форматах.

• Неформализованные документы не имеют утвержденного формата. К ним относятся ценовые листы, ведомости за выполненные работы, техническая документация, счета на оплату. Могут быть представлены в любом формате — DOX, PDF, JPEG, XLSX и т.д. При этом важно соблюдать требования к первичным документам, описанные в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.

Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:

• УПД. Документ объединяет в себе счет-фактуру и сведения из первичного учетного документа, документа о передаче имущественных прав или об отгрузке товаров. Формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
• Электронный счет-фактура. Аналог бумажного СФ, удостоверяет отгрузку товаров (оказание услуг), их стоимость. Формат утвержден тем же приказом.
• Универсальный корректировочный документ (УКД). Совмещает корректировочный СФ и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Формат утвержден приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
• Акт о расхождении по форме ТОРГ-2. Документ о расхождениях в количестве (качестве) товара. Формат утвержден приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@.
• Товарная накладная по форме ТОРГ-12. Оформляется при продаже товаров поставщиком покупателю. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
• Акт выполненных работ (оказанных услуг). Оформляется заказчиком и исполнителем для подтверждения работ или оказанных услуг. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.

Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы

Оставить заявку

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.

Формализованные

• акт приемки-сдачи работ,
• ТОРГ-12,
• счет-фактура, в том числе корректировочный, исправленный,
• универсальный передаточный, корректировочный документы и их исправленные версии.

Полуформализованные

• акт приемки-сдачи работ или услуг (произвольная форма),
• ТОРГ-12 (произвольная форма),
• акт сверки,
• договор,
• внутренняя накладная (ТОРГ 13).

Неформализованные

• информационное письмо,
• договор,
• реестры расходов, актов, акционеров общества,
• ведомость за выполненные работы,
• отчет агента,
• товарно-транспортная накладная,
• ценовой лист,
• кредит-нота,
• транспортная накладная,
• поручение экспедитору, экспедиторская расписка, отчет экспедитора,
• прайс-лист и многие другие.

Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.

Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.

Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.

Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком

Подключиться

Форматы электронных документов — Диадок

Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.

Содержание

• Электронные и бумажные документы
• Что такое форматы электронных документов
• В чем разница между форматами и формами электронных документов
• Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
• Перечень форматов, утвержденных ФНС России
• Форматы и формы электронных документов в Диадоке

Ответим на вопросы об электронных документах и настроим обмен ими

Оставить заявку

Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.

Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.

При этом стоит разделять:

• документ в электронном виде — изначально создается как бумажный, только затем переводится в цифровой формат (образ),
• электронный документ — сразу формируется в нужном формате.

Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.

Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).

ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):

• простая,
• неквалифицированная,
• квалифицированная.

Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.

Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:

• договоры, соглашения, контракты,
• счета-фактуры,
• первичные учетные документы — универсальные передаточные и корректировочные документы, акты приемы работ, документы о передаче товаров.

Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.

Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот

Подключиться

Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.

У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.

В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.

Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.

Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.

Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:

• кассовые документы, например приходный и расходный кассовый ордер,
• транспортная накладная,
• железнодорожные накладные и другие.

Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами

Оставить заявку

Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:

• Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат. Это файлы с расширением XML. Такие ЭД заполняются в соответствии с правилами.

  Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие,  штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.

  В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.

  К ряду документов — актам приемки работ, актам приемки и расхождений, документам о передаче товаров, ТОРГ-12 — предъявляются рекомендованные, но не обязательные требования. Их можно составлять в собственных форматах.

• Неформализованные документы не имеют утвержденного формата. К ним относятся ценовые листы, ведомости за выполненные работы, техническая документация, счета на оплату. Могут быть представлены в любом формате — DOX, PDF, JPEG, XLSX и т.д. При этом важно соблюдать требования к первичным документам, описанные в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.

Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:

• УПД. Документ объединяет в себе счет-фактуру и сведения из первичного учетного документа, документа о передаче имущественных прав или об отгрузке товаров. Формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
• Электронный счет-фактура. Аналог бумажного СФ, удостоверяет отгрузку товаров (оказание услуг), их стоимость. Формат утвержден тем же приказом.
• Универсальный корректировочный документ (УКД). Совмещает корректировочный СФ и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Формат утвержден приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
• Акт о расхождении по форме ТОРГ-2. Документ о расхождениях в количестве (качестве) товара. Формат утвержден приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@.
• Товарная накладная по форме ТОРГ-12. Оформляется при продаже товаров поставщиком покупателю. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
• Акт выполненных работ (оказанных услуг). Оформляется заказчиком и исполнителем для подтверждения работ или оказанных услуг. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.

Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы

Оставить заявку

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.

Формализованные

• акт приемки-сдачи работ,
• ТОРГ-12,
• счет-фактура, в том числе корректировочный, исправленный,
• универсальный передаточный, корректировочный документы и их исправленные версии.

Полуформализованные

• акт приемки-сдачи работ или услуг (произвольная форма),
• ТОРГ-12 (произвольная форма),
• акт сверки,
• договор,
• внутренняя накладная (ТОРГ 13).

Неформализованные

• информационное письмо,
• договор,
• реестры расходов, актов, акционеров общества,
• ведомость за выполненные работы,
• отчет агента,
• товарно-транспортная накладная,
• ценовой лист,
• кредит-нота,
• транспортная накладная,
• поручение экспедитору, экспедиторская расписка, отчет экспедитора,
• прайс-лист и многие другие.

Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.

Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.

Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.

Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком

Подключиться

Что такое управление электронными файлами? | Электронная файловая система

Что такое управление электронными файлами?

Управление электронными файлами или электронным управлением документами — это практика импорта, хранения и управления документами и изображениями в виде компьютерных файлов. Он включает в себя сканирование и сбор данных из бумажных документов, оцифровку файлов и возможность утилизации печатных копий.

По сути, электронный документооборот позволяет создать электронную файловую систему, которая заменит физические картотеки. Подумайте о важных файлах и данных, которые организованы, заархивированы и доступны для извлечения — способами, которые значительно более экономичны и организованы по сравнению с физическими документами.

Зачем переходить на электронный файлообменник?

Проблемы бумажной системы, которые устраняются или сводятся к минимуму с помощью электронной системы управления файлами, включают: 

Ввод данных, подверженный ошибкам, и низкая производительность

Производительность бизнеса зависит от сотрудников, которые его составляют. Но управление бумажными документами с большим количеством ручных процессов приводит к беспорядку в документах, ошибкам при вводе данных, снижению удовлетворенности сотрудников и снижению производительности.

Благодаря надлежащему электронному управлению файлами сотрудники меньше раздражаются от переключения между системами, беготни за бумагой или многократного исправления неточностей в документах. Вместо этого доступная и удобная платформа быстрее передает сотрудникам необходимую им информацию.

Высокие затраты на хранение бумаги

Вместо картотеки сотрудники имеют доступ к важной информации в цифровом формате. Вот почему организации, внедряющие систему управления документами, могут наблюдать значительное сокращение жестких затрат, связанных с обработкой физических документов.

Аварийное восстановление и другие вопросы безопасности

Бумажные документы постоянно подвергаются риску потери из-за пожара, воды или других физических повреждений.

Электронная файловая система сводит к минимуму риск катастрофы для конфиденциальных данных клиентов или организации благодаря резервному копированию в облаке. Выбор облачного решения, в котором применяются строгие отраслевые стандарты, также означает, что компании могут быть спокойны, зная, что их информация надежно хранится 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

Преимущества электронной системы управления файлами

Когда ваша организация выбирает правильное решение для электронного управления файлами, оно заменяет устаревшие бумажные задачи, требующие значительных трудозатрат, эффективным и автоматизированным процессом, позволяющим сэкономить время, сократить расходы и подготовиться к будущее.

Переходя от ручных бумажных процессов к электронной файловой системе, организации могут создать единый источник достоверной информации для своей организации. Эти преимущества заключаются в следующем: 

Максимальное повышение экономической эффективности и рентабельности инвестиций

Экономия места и ресурсов, необходимых для организации, хранения и хранения документов, например:  

• Аренда решений для хранения за пределами офиса 
• Приобретение скоросшивателей, шкафов и т. д.  
• Бумага для печати
• Ручная доставка бумажных документов сотрудникам в разных местах 

Повышение удовлетворенности клиентов

Управление документами сокращает время ожидания за счет обмена информацией с клиентами, поставщиками и другими заинтересованными сторонами с большей скоростью и эффективностью. Такие технологии, как автоматизация и электронные подписи, напрямую улучшают бизнес-процессы, способствуя повышению качества обслуживания клиентов.

Оптимизация производительности и минимизация человеческих ошибок 

Электронные решения для управления файлами сводят к минимуму ошибки, которые могут возникнуть после ручного ввода данных и подачи бумажных документов. К ним относятся такие факторы неэффективности, как потеря документов во время транспортировки и нерегламентированный обмен данными, возникающий из-за того, что сотрудники используют слишком много систем.

 

Передовые методы управления электронными файлами

Чтобы свести к минимуму путаницу при управлении файлами, следуйте этим рекомендациям:  

• Стандартизируйте имена файлов  
• Создавайте папки и подпапки в соответствии с понятной иерархией 
• Наполните свои документы релевантными и точными метаданными для упрощения и ускорения поиска файлов 
• Сделайте резервную копию всех ваших данных в облачном хранилище или на жестком диске 
• Практикуйте регулярную уборку, чтобы избежать информационного беспорядка 

 

Сделайте еще больше с платформой управления корпоративной информацией OnBase 

Платформа управления корпоративной информацией (EIM), такая как OnBase, позволяет организациям оптимизировать управление контентом и процессами для лучшей поддержки принятия решений и повседневных операций. Это включает в себя возможности электронного управления файлами, которые улучшают доступ к информации за счет: 

• Сбора и хранения всех соответствующих документов 
• Обеспечение возможности поиска информации 
• Обеспечение доступа к информации с единой центральной платформы 
• Предоставление нескольким пользователям одновременного доступа к одной и той же актуальной информации
• Включение контроля версий
• Обеспечение функции электронной подписи

Узнайте больше об OnBase и преимуществах управления корпоративной информацией >>

FEC | Электронная регистрация | Обзор электронной подачи документов

Обзор

Как только комитет достигает определенного порога финансовой активности, ему больше не разрешается подавать отчеты на бумаге, и он должен подавать все отчеты и заявления в электронном виде.

В качестве альтернативы, комитеты, которые не достигли порога подачи электронных отчетов, но вместо этого добровольно подают отчеты в электронном виде, в том числе через веб-форму FEC, должны продолжать подавать электронные документы до конца календарного года.

Обязательная подача документов в электронной форме

Подача документов в электронной форме является обязательной для комитетов, если они получают взносы или , а расходы в текущем календарном году превышают 50 000 долл. США или у них есть основания ожидать этого.

Если комитет фактически превышает порог в 50 000 долларов США в течение календарного года, он должен подавать документы в электронной форме до конца этого календарного года. Комитет также автоматически имеет 90 113 оснований ожидать, что 90 114 превысит пороговое значение в течение следующих двух календарных лет, и в эти годы также должен подавать документы в электронном виде.

Даже если комитет является новым и не имеет истории финансовой деятельности, у него все еще есть основания ожидать, что превысит пороговое значение, и он должен начать подачу документов в электронном виде, если:

• В конце первого квартала он получил взносы или произвел расходы на сумму, превышающую 12 500 долларов США.
• В середине календарного года он получил взносы или и произвел расходы на сумму, превышающую 25 000 долларов США.

Комитеты кандидатов могут быть исключены при определенных ограниченных обстоятельствах: Комитет кампании, который достиг или превысил порог в 50 000 долларов США и начал подачу документов в электронном виде, не обязан подавать документы в электронном виде в течение следующих двух календарных лет, если он отвечает всем трем из следующих требований:

• Имеет чистую задолженность в размере 50 000 долларов США или менее, непогашенную на 1 января года, следующего за годом выборов,
• Ожидает увольнения до следующего года выборов и
• Поддерживает кандидата, который не прошел квалификацию для участия в следующих выборах, и не намерен стать кандидатом на следующих выборах.

Обратите внимание, что такие комитеты должны подавать документы в электронном виде за календарный год, в котором они превысили пороговое значение.

Если комитет является одним из нескольких комитетов, уполномоченных одним кандидатом, ему необходимо объединить свои взносы и расходы с взносами и расходами всех других уполномоченных комитетов, чтобы определить, соответствует ли он пороговым значениям для обязательной электронной подачи.

Добровольная подача документов в электронном виде

FEC рекомендует комитетам подавать документы в электронном виде, даже если это не требуется. Добровольные электронные податели должны продолжать подавать электронные документы в течение оставшейся части календарного года, если только Комиссия не определит, что чрезвычайные и непредвиденные обстоятельства делают продолжение электронной подачи нецелесообразным.

Способы подачи документов в электронном виде

Политические комитеты и другие лица, подающие отчеты, могут подавать отчеты с помощью программного обеспечения для электронной подачи документов (например, FECFile). Ограниченное количество форм также доступно в виде веб-форм.

Если политический комитет или другой заявитель добровольно подает документы в электронном виде, они должны продолжать подавать документы в электронном виде до конца календарного года. Ограниченное исключение из этого правила позволяет некоторым заявителям подавать определенные веб-формы в электронном виде, не становясь электронными пользователями до конца года. Это следующие формы:

• Форма 5 (Отчет о независимых расходах и полученных взносах)
• Форма 9 (24-часовое уведомление о выплатах/обязательствах по предвыборной коммуникации)

Получение пароля для электронной подачи документов

Чтобы начать подачу документов в электронном виде, пользователям необходим идентификатор FEC; Требования к регистрации зависят от типа комитета.

Только казначей комитета или помощник казначея может создать электронный пароль для хранения документов. Если комитет впервые запрашивает пароль, он может создать его на сайте FEC.gov.

Запрашивайте новый пароль каждый раз, когда комитет назначает нового казначея. В целях безопасности каждый раз, когда комитет делает запрос пароля для электронной регистрации, эта деятельность регистрируется Комиссией. Комитеты уведомляются обо всех изменениях счета.

Пароли зашифрованы. Если комитет забудет пароль, FEC не сможет его найти. Комитеты могут сбрасывать пароли на сайте FEC.gov.

Зарегистрируйтесь, получите или измените пароль для электронной подачи документов

Создание электронной документации

Создайте электронную заявку, используя выбранное комитетом программное обеспечение. Комитетам, которые ранее подавали отчеты на бумаге, может потребоваться ввести в программное обеспечение дополнительную информацию из прошлых отчетов. Это гарантирует, что данные, такие как наличные деньги, сводные итоги и совокупные суммы, будут правильными, когда комитет подаст свою электронную отчетность.

Поддерживайте программное обеспечение в актуальном состоянии. Всегда выполняйте автоматические обновления при появлении соответствующего запроса.

Проверка электронной заявки

Перед отправкой комитет должен проверить свою заявку. Проверяйте рано и часто. Валидация выявляет проблемы, которые комитет мог не заметить, а регулярная проверка оставляет комитетам меньше риска найти длинный список проблем, которые необходимо решить прямо перед истечением срока подачи заявок. Система регистрации FEC не будет принимать отчеты, которые не были успешно проверены.

Подача электронной заявки

Подайте как можно раньше. Любая проблема — будь то техническая или проблема незнания программного обеспечения — может быть трудно решить в спешке дедлайна. Комитеты могут либо загрузить вашу регистрацию в электронном виде, либо представить отчет на компакт-диске.

Электронные документы должны быть загружены. Отчеты, отправленные по электронной почте, не принимаются.

Когда комитет загружает отчет в FEC, комитет мгновенно получает электронное письмо или факс, подтверждающий получение отчета. Он будет включать в себя номер проверки для подачи. Важно, чтобы комитет сохранил это электронное письмо или факс для своих записей. Комитет также может найти свои документы в разделе данных о финансировании избирательных кампаний на этом веб-сайте.

Комитеты, не получившие квитанцию, не должны считать, что FEC получила их документы. Обратитесь за поддержкой в ​​отдел электронной подачи документов.

Подача в электронном виде: Загружайте документы в электронном виде с помощью программного обеспечения для подачи документов.

Подача документов на компакт-диске: Подача документов на компакт-диске осуществляется в те же сроки, что и при подаче бумажных документов.

Комитет должен приложить подписанную копию страницы с подписями своего отчета (первая страница отчета) с их подачей, если комитет подает документы на компакт-диске. Комитет может отправить подписанную бумажную копию страницы с подписью вместе с вашим компакт-диском или включить на компакт-диск отдельную оцифрованную страницу сводки.

Компакт-диск может содержать только один отчет и никаких других файлов, за исключением оцифрованной подписанной итоговой страницы. Все данные должны иметь расширение файла .fec.

Наклейте на компакт-диск адрес электронной почты комитета, идентификационный номер комитета и тип отчета. Например, [email protected], C00123456, Year-End 2015.

Внесение поправок в электронную отчетность

Если комитет является электронным регистратором, он обязан подавать все последующие отчеты и документы в электронном виде.